Автоматизация — это дорого? Как мифы о цене мешают расти компаниям

Зачем предприятию автоматизация

Александр Адининский, заместитель директора по коммерческим вопросам и собственник «Хьюмен систем», выделяет два веских повода для автоматизации компании. Первый — требования законодательства, по которым нужно вести учет и сдавать отчетность. Второй — потребности рынка, в том числе оптимизация затрат и информационное обеспечение управленческих решений.

— У каждого субъекта хозяйствования есть обязательства, связанные с отчетностью и расчетом налогов, — объясняет Александр. — Пока у компании небольшой объем процессов, руководители пропускают все через себя, и вопросов по сумме налогов зачастую не возникает. Но с расширением бизнеса растут и количество процессов, число сотрудников, видов деятельности — и становится сложнее помнить все внутренние связи. Варианта тут два: либо продолжать все считать вручную, расширяя штат бухгалтерии, либо передавать задачу этих расчетов системам автоматизации. И один из самых распространенных и удобных вариантов для ведения учета и отчетности — программа «1С:Бухгалтерия 8».

Эксперт приводит пример с налогами. При расчетах с помощью программы мы видим прозрачную сумму для оплаты, минимизируем ошибки, а в придачу получаем еще и аналитику. Схожая ситуация и при расширении штата: либо следом нанимаешь больше бухгалтеров, либо полагаешься на технологии. Пример из недавнего опыта клиентов: целый список торговых объектов присоединили к розничной сети, но благодаря внедренной системе бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия 8» и программы для расчета заработной платы и учета кадров не пришлось нанимать дополнительных учетных сотрудников.

Второй не менее важный момент, подчеркивает представитель «Хьюмен систем», — учитывать процессы, которые помогают оптимизировать деятельность компании и повышать ее конкурентоспособность на рынке:

— Раньше это как делали? Руководитель собирал с ответственными за участки специалистами пятиминутки, которые растягивались на пару часов. Каждый отчитывался о результатах работы, на основании которых делались выводы и принимались решения. Причем после пятиминуток шли еще разнарядки, так как получить некоторые показатели оперативно было просто невозможно. Да, в далеком прошлом такой подход работал, но сейчас рынок диктует другие требования, для них просто необходима система автоматизации бизнес-процессов. Именно она предлагает целый список показателей, помогает их анализировать и мгновенно выдавать точные сведения, на основании которых можно оперативно принимать решения.

И чем крупнее компания, тем больше у нее входящих данных, задач, поручений. Сделать этот обмен информацией более эффективным и комфортным можно именно с помощью технологий, уточняет Александр:

— В 2004 году мы автоматизировали крупное предприятие, где было 70 сотрудников только бухгалтерского учета. Их кабинеты располагались вдоль коридора друг напротив друга. Когда происходила сверка данных, специалисты открывали двери, и, закрывая свой участок, каждый бухгалтер кричал цифру коллеге: «Иосифовна, у меня столько!» По сути, информация передавалась даже не на бумаге — с помощью слов. Ситуацию исправила комплексная система автоматизации бухгалтерского и оперативного учета и отчетности, благодаря которой каждый бухгалтер видел нужные данные у себя в программе.

Почему компании не спешат автоматизировать процессы

Сотрудники нередко опасаются, что с приходом новых технологий их начнут увольнять, так как труд человека заменит программа. С такой мыслью некоторые работники неохотно решаются на знакомство с новыми технологиями. Но автоматизация не равно сокращение персонала, подчеркивает Александр Адининский:

— В первую очередь это оптимизация, по итогам которой мы видим, какие задачи требуют участия специалистов и сколько времени на это нужно, а также какие задачи сможет выполнять программа. Именно последнее — резерв для высвобождения человеческого труда. Но людей не увольняют, а предлагают им решать новые или другие задачи. Мы видим перераспределение участков работ или обязанностей, и лишь в крайнем случае компании прощаются с сотрудниками.

Эксперт объясняет: после внедрения программ бизнес-процессы выстраиваются по-другому, и все это проявится в новом качестве получаемой аналитики, отчетов и, как результат, в грамотных управленческих решениях.

Еще одна причина, по которой компании не торопятся внедрять технологии в свой бизнес, — консервативность сотрудников. Мол, у нас же все работает, зачем какие-то изменения? При переходе на новую программу у того же бухгалтера рабочий день не уменьшится, а тут еще на горизонте маячит временное, но все же неудобство, которое предполагает обучение работе в новой системе и стресс из-за перераспределения обязанностей.

— На одном из предприятий в регионе мы запустили и настроили всю систему, и другой наш клиент захотел посмотреть, как это работает, — рассказывает заместитель директора по коммерческим вопросам. — Договорились с предприятием, и в назначенный день туда приехала целая команда от нового заказчика. Приходим на первый участок, где работают с учетными документами по поступлению сырья, и спрашиваем у первой же сотрудницы, как ей работается в новой программе. Отвечает, что засада какая-то, слишком много информации вводить, и тут же показывает: переключается из «1С» в свою старую программу, где значатся только наименование сырья и его количество. Раньше у нее был участок по сырью, она вводила только поступление материалов, а сейчас надо фиксировать еще номер накладной, дату, контрагента, цену, выбрать ставку НДС… Но наши потенциальные клиенты хорошо все поняли и увидели. До автоматизации первичный документ обрабатывали три работника: один вносил количество материала, второй — данные контрагента, а третий проверял ставки НДС. Сейчас же все делает один человек. И после автоматизации остальные сотрудники бухгалтерии не остались без работы, просто у них появились другие задачи.

В свою очередь руководитель отдела продаж «Хьюмен систем» Антон Артамонов считает, что многие компании пугает еще и неизвестность, так как даже топ-менеджеры зачастую не понимают, что в итоге изменится. При этом существует миф, что придет компания по автоматизации и все сделает за заказчика, установив программу с одной большой кнопкой «Посчитать всё». Но так это не работает. Чтобы прийти к успешному результату, нужна работа команд как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Важно еще и понимать цель автоматизации, расставляя под нее приоритеты. Минимум, от которого нужно оттолкнуться, — бухгалтерский учет и отчетность, а дальше уже на эту систему надо нанизывать все остальное, будь то оперативный или управленческий учет, задачи, связанные с производством. Но как раз внедрение бухгалтерского учета чаще всего и помогает навести порядок на предприятии, оптимизирует его деятельность.

Собственная команда или аутсорсинг?

Итак, вы наконец решили автоматизировать свой бизнес, оценив все нюансы технологий. Но тут закономерно возникает другой вопрос: поддерживать работу специализированных программ своими силами или довериться профессионалам?

Наши собеседники уверены: собственная команда хороша, когда это уже устоявшееся предприятие со множеством уникальных процессов, которые редко встречаются в хозяйственной деятельности в масштабах страны. Но при внедрении технологий своими силами вы получите систему, которая будет зависеть от этих специалистов, у нее, скорее всего, не будет документации и зацепок на будущее для дальнейшего развития, если придут новые сотрудники. По сути, перед вами черный ящик, говорит Александр:

— У нас был кейс, когда в очень большой компании долгое время не меняли систему расчета заработной платы, потому что много лет назад она была сделана силами специалистов, которые уже даже не в нашем мире. В компании не могли дальше развивать систему лишь потому, что никто не знал, как она организована изнутри.

— Сейчас к нам за автоматизацией обратился заказчик, у которого внутренняя система самописная и обслуживается одним человеком, — приводит другой пример Антон. — Все бы ничего, но есть у него и другие операционные задачи, плюс в любой момент с человеком может что-то случиться, а никто не знает «внутрянку» программы. И к нам обратились не с целью уволить этого специалиста, а помочь разобраться с системой и обезопасить данные по бухучету. В нашем случае аутсорсинг определенно более безопасен и гарантирует результат. Не менее важный момент — сложно подобрать внутри предприятия команду, которая решит все задачи автоматизации. Мне нравится сравнение с симфоническим оркестром, где каждый играет на своем инструменте свою часть. В нашей компании этот симфонический оркестр собран полностью, мы можем сыграть любую партию любого произведения полноценно и профессионально. В то время как собрать такую команду внутри отдельно взятого предприятия практически невозможно.

Эксперты обращают внимание на еще один нюанс: внутренняя команда традиционно варится в собственном соку и сталкивается с вызовами исключительно своего предприятия. В то время как команда внешняя работает с вызовами целого списка предприятий (в случае с «Хьюмен систем» — 4 тыс. ежемесячно обслуживаемых) и, безусловно, более опытная. В итоге это помогает не наступать на те грабли, на которые уже наступили другие, продолжает Александр:

— Чаще всего своя служба решает специфические вопросы предприятия, а нас приглашают для решения сложных (а для нас — тривиальных) задач, на которые ушло бы огромное количество времени. К примеру, у крупного оператора сотовой связи есть высокопрофессиональный отдел, который решает огромное число внутренних задач, но вся розничная сеть по продаже услуг и телефонов работает на «1С» с привлечением наших специалистов и внедрением нашей системы учета. Просто у нас было решение, которое не нужно разрабатывать с нуля. Или другой пример: мы внедрили для международного телеком-провайдера комплексную задачу автоматизации бухгалтерского учета со сложными индивидуальными доработками, интеграциями с ситемами биллинга за очень короткий отрезок времени — шесть месяцев — с получением баланса. По сути, это те готовые решения, которые за счет нашего опыта позволяют не переплачивать клиентам за автоматизацию.

И все-таки автоматизация — это дорого?

При ответе на этот вопрос Антон Артамонов советует учитывать несколько аспектов. Во-первых, это готовность предприятия потратить деньги на автоматизацию. А во-вторых, насколько у компании есть понимание ценности будущего результата автоматизации и подготовлены ли к изменениям сотрудники.

— Тут не возникает понятие «дорого», скорее, не всегда есть понимание ценности решения по автоматизации со стороны заказчика, — говорит руководитель отдела продаж «Хьюмен систем». — Например, работа главного бухгалтера на предприятии, как правило, не сильно видна. Сидит человек за компьютером, перекладывает бумаги — и оценить его труд со стороны сложно. И когда бухгалтер приносит директору счет на какую-то доработку, тот не всегда понимает, какую ценность в итоге получит компания.

По словам Александра Адининского, за 25 лет автоматизации компаний страны уже сложился образ среднего предприятия, которое, пройдя ряд этапов, становится клиентом официального представителя «1С»:

— Как только предприятие зарегистрировано, руководитель думает, как вести учет и платить налоги. Многие начинают с бесплатных систем вроде Excel. В итоге приглашает бухгалтера, который где-то на дому ведет этот учет. Когда такое предприятие растет, у собственника появляется осознанное понимание, что нужно автоматизировать участок по месту рождения информации, оформления товара или оказания услуги. Раньше где-то там накладные печатал бухгалтер, руководитель ездил и забирал документы, а сейчас нужна система, которая может упростить процесс. Для этого находят нелегальные программы, а заодно и «серого» программиста, который поможет эту задачу решить. Так и пытаются работать, пока не приходит осознанное понимание необходимости перехода на легальную программу — система не обновляется по требованиям законодательства, требует постоянного внимания программиста и доработок, а в итоге не помогает оперативно решать вопросы. Наконец, решают купить легальную версию, но тоже выбирают подешевле: мол, зачем платить дороже? И снова сталкиваются со сложностями — от оперативности обновления до функциональности программы. На очередном этапе уже осознанно приходят к нам, чтобы купить функциональную программу, которая позволит качественно и быстро оптимизировать все участки деятельности предприятия, а при изменениях законодательства иметь оперативную поддержку и обновления. Все это время, от регистрации до прихода к нам, у них не было профессиональной системы учета, они тратили нервы, деньги и время, останавливали бизнес-процессы, потому что система не справлялась, в придачу получали штрафы за неправильно заполненные документы или уплаченные налоги. Но при всем этом считали, что экономят.

Антон в свою очередь предлагает сравнить такую позицию с автосервисом. Машину можно бесконечно возить по частным гаражам в попытках исправить очередную неполадку, а можно один раз заехать в хороший автоцентр. Да, это будет дороже на первый взгляд, но проблема решится оперативно, при этом получите сервис должного уровня, гарантию на сделанную работу и даже экономию в будущем.

— Наши услуги условно стоят рубль, а работа собственной команды заказчика — к примеру, 50 копеек. Вот только мы быстро и полностью закроем задачу за 2 рубля, а внутренняя команда потратит год и 6 рублей, и не факт, что в итоге сделает, — объясняет Антон.

— Важно понимать и такой момент: предложений на рынке много, ведь около сотни компаний в Беларуси заключили договоры с российским вендором и предлагают программы «1С», — добавляет Александр. — Но Фирма «1С» серьезно озаботилась качеством услуг франчайзинговой сети, так как все чаще стала получать жалобы от конечных пользователей. И для того, чтобы минимизировать эти недовольства, Фирма «1С» проводит ряд действий: вводит сертификацию по отраслевым продуктам, присваивает различные статусы — центр компетенции в какой-то области, составляет рейтинг, в том числе по странам, в котором учитываются профессионализм специалистов, подтвержденные отзывы клиентов и другие критерии. И мы уже много лет лидируем в этом авторитетном рейтинге в Беларуси благодаря многолетнему опыту, слаженной командной работе профессионалов и заслуженному доверию нескольких тысяч клиентов.

Фото: Envato Elements, ArtPhoto_studio / Freepik, rawpixel.com

Партнерский материал