Не только бухгалтерия: как понять, какие программы «1С» нужны вашему бизнесу

Наталья Коротыш,

заместитель начальника отдела продаж компании «Хьюмен систем»

От «Бухгалтерии» до CRM: что предлагают и покупают

Лет 10 назад «1С: Бухгалтерия» была флагманским решением в продуктовой линейке «Хьюмен систем». И до сих пор эта программа «1С» самая популярная, но все больше компаний приходят со временем к тому, что автоматизировать только бухгалтерский и налоговый учет уже недостаточно. Хочется больше планировать товарные и финансовые потоки, параллельно вести учет в разных валютах, видеть остатки складских запасов в реальном времени и получать точную себестоимость продукции за считаные минуты. Для этого и нужна комплексная автоматизация, которая позволяет подобрать программные продукты по запросу, объясняет Наталья Коротыш.

«Сегодня у „Хьюмен систем“ семь основных продуктов. Конечно же флагман — это  „1С: Бухгалтерия“. Кроме нее, востребованы также „1С: Зарплата и управление персоналом“, „1С:ERP (управление ресурсами предприятия)“, „ 1С: Управление торговлей“, „1С: Документооборот“, „1С:CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами)“ и „Управление финансами для 1С:8“».

Наша собеседница подчеркивает, что подбор программ для комплексной автоматизации крупного бизнеса — это проектный подход, особенно если конфигураций больше двух. Обычная практика, когда внедряют минимум три, а максимум пять продуктов. Но для небольших компаний может быть достаточно и двух программ — «Бухгалтерии» и «Зарплаты и управления персоналом». Работы в таком случае стандартные: перенести остатки, обучить пользователей, запустить две эти системы и настроить обмен данных между ними.

«Между продуктами „Хьюмен систем“ налажены типовые обмены и продумана архитектура, что и в какую систему должно попадать. Обмен может быть как в ручном режиме, когда кнопку нажал и загрузил, так и в автоматическом — по настроенному расписанию, например каждую ночь в определенные часы. Скажем, если поставщики вагонами привозят товар и у них много документов, отдают предпочтение ночной загрузке данных: обычно так происходит выгрузка с „Управления торговлей“ в „Бухгалтерию“, чтобы утром пользователи могли уже работать с этими документами».

Когда предприятию понадобится ERP

Сегодня для среднего и крупного бизнеса среди самых востребованных программ «1С» — ERP и «Управление торговлей». Первая — для тех, у кого есть производство, а вторая — для сферы торговли. Как отмечает Наталья, бухгалтерии достаточно, чтобы посчитать по факту то, что есть, но совсем другое дело — управлять процессами и видеть дефицит запасов на конкретном складе.

«Бухгалтерия не всегда успевает день в день закрывать документы: она может через 20 дней до закрытия месяца еще какую-то накладную внести в систему. А когда предусмотрен оперативный учет, кладовщики, мастера, начальники цехов вводят данные каждый день. Условный менеджер по продажам открывает систему, смотрит и может сказать, сколько каких товаров или материалов есть в наличии или через сколько времени будет готов заказ. И это важный момент для привлечения клиентов».

Директор современного предприятия не может оперативно принять решения только по данным бухгалтерской программы, а ситуацию на складе производства детально знает лишь один сотрудник, который становится незаменим. Куда надежнее, чтобы и у других специалистов была возможность в нужный момент заглянуть в систему и получить актуальные данные для выполнения своих задач.

«По сути, ERP зачастую закрывает все производственные и управленческие задачи. Хотя бухгалтерию и зарплату мы рекомендуем вести в отдельных конфигурациях: слишком уж часто меняется бухгалтерское и налоговое законодательство, и поддерживать большую систему было бы сложнее и дороже как для заказчика, так и для франчайзи.

Автоматизация на базе ERP-системы может растянуться на несколько лет. Срок зависит от масштаба задач, а также от готовности сотрудников выделять дополнительное время на взаимодействие с проектной командой и подготовки технической инфраструктуры заказчика. Но результаты потом впечатляют: к примеру, у одного из наших клиентов, производителя предметов интерьера, после внедрения ERP стало наполовину меньше брака, а у другого за счет оптимизации управления товарными потоками складские запасы сократились на треть. В компаниях делились впечатлениями, что теперь все процессы прозрачные, словно смотришь на бизнес под микроскопом, плюс мгновенно считается та же себестоимость продукции».

Зачем отдельная программа для зарплаты и кадров

Зарплату и кадры в некоторых случаях эффективнее вести отдельно, а не в «Бухгалтерии», объясняет Наталья Коротыш. Например, если в компании больше 100 человек и не только окладно-премиальная оплата, но ночные, праздничные и сверхурочные доплаты, а еще воинский и статистический отчеты.

«Поддерживать одну большую систему дорого для заказчика. Та же Россия уже пошла по пути, когда ERP — отдельно, бухгалтерия — отдельно, а зарплата и кадры — отдельно. К примеру, сделка считается в ERP, но налоги и расчет зарплаты, статистические отчеты — в конфигурации „1С: Зарплата и управление персоналом“. Это проще и оперативнее поддерживать для франчайзи, в том числе по законодательству, и дешевле для заказчика».

Отдельная история — сдельная оплата труда за количество выпущенной продукции или по норме времени, которую считает только ERP. В таком случае «Зарплата и управление персоналом» не подойдет, так как расчеты завязаны на производстве: сколько сотрудник сделал булочек или розочек на торте, сколько пришил карманов на пальто. По мнению специалиста, тут либо заводу менять процессы и отказаться от сложного расчета сделки, и по такому пути идет весь мир, либо придумать какую-то зарплатную вилку, то есть более простую градацию. Любой из этих вариантов будет дешевле, чем автоматизировать сложный в расчетах подход.

Какие еще продукты «1С» подойдут для управления бизнес-процессами

В «Хьюмен систем» рассказывают, что в последнее время часто запрашивают программу «Управление финансами для 1С:8». Она помогает организовать бюджетирование и планирование, в том числе платежный календарь, вести учет в разных валютах. Правда, отмечает Наталья, тут есть варианты для разного бизнеса: отдельная конфигурация по управлению финансами, подсистема в ERP или блок в «Управлении торговлей».

Другой продукт компании, «1С: Документооборот», особенно востребован среди госпредприятий, а также в продвинутых частных компаниях. Он придется кстати тем, кому нужно автоматизировать сложные системы согласования документов, сократить время на поиск нужных бумаг и снизить затраты рабочего времени персонала на подготовку, обработку и согласование документации.

В свою очередь «1C:CRM» автоматизирует взаимоотношения с клиентами, ту же воронку звонков, позволяет посмотреть, на какой стадии потеряли покупателя и почему. Менеджер виноват? А может, дело в ценах?

Наталья Коротыш говорит, что в последнее время на фоне санкций участились запросы от компаний по различным программам, так как западные поставщики продуктов закрывают поддержку. В итоге бизнес в спешке ищет аналоги на нашем рынке. При этом бывают случаи, когда клиент какую-то программу не хочет заменять, и ее надо встроить в общую архитектуру программного обеспечения.

«В таком случае мы предлагаем разобраться, что же там такого уникального сделано, ведь в „1С“ нередко подобное решение не только уже есть, но и лучше реализовано. Зачем покупать новое пальто и перешивать его под старое? При переходе на новую систему куда эффективнее определить ее плюсы и выгоду и максимально их использовать. Кроме того, зачастую старые доработки уже не актуальны. Но если какие-то процессы бизнеса заказчика все же принципиально важны для рынка, то, конечно, мы встраиваем эти изменения в новую систему».

Как понять, какие программы нужны вашей компании

В «Хьюмен систем» подчеркивают: улучшать и дорабатывать можно до бесконечности, поэтому границы автоматизации очень важно определить с клиентом еще на берегу.

«Мы разработали анкету, которая включает практические вопросы по процессам, структуре предприятия, целям и задачам автоматизации, а также по ожиданиям. На предприятии ее заполняют на разных уровнях — от директора до бухгалтера. Благодаря ответам вырисовывается картина, на основе которой начинаем переговоры. Подробно уточняем, что хочет заказчик, правильно ли мы поняли его запрос. Следующий этап, когда определились, что продуктов „1С“ будет несколько, — предпроектное обследование, которое может занимать от месяца до трех, а для большого предприятия со сложными процессами — до девяти месяцев. По его итогам мы фиксируем требования, чтобы избежать ситуаций недопонимания. После согласования предпроектного обследования с заказчиком делаем коммерческое предложение, в котором уже указываем реальные сроки, продукты, бюджеты, этапы работ, а также какой результат получим в конце».

Процесс автоматизации нередко разделяют на этапы, о чем также заранее договариваются с клиентом. Первой, например, автоматизируют бухгалтерию, так как это быстро и понятно. Следом уже идет торговля. Но бывают и обратные ситуации: заказчик предпочитает повременить с бухгалтерией, мол, «семерка» хорошо работает, давайте сначала решать проблему в торговле. В таком случае сначала автоматизируют торговлю, а к ней уже потом подтягивают бухгалтерию, грузят туда оперативный учет и закрывают месяц.

«Каждая ситуация — индивидуальна и зависит от боли клиента, здесь нет шаблонов. Иногда немало времени уходит на предпроектную экспертизу, потому что сложно сказать за два дня, берите это и не ошибетесь. Тот же CRM может быть не важен для бизнеса и не влияет на его прибыль, если клиентская база небольшая. Или ERP может оказаться невыгодным вариантом, если у предпринимателя всего 10 пользователей в системе и простое производство».

Затеяли автоматизацию, но готова ли команда?

Продуманные и четко сформулированные планы могут быть разрушены, словно замок из песка, когда на стороне заказчика нет команды. А ее подготовка может доходить до двух лет, делится опытом Наталья.

«Мы не можем продать компании ERP, если у заказчика не готова техническая часть: нужно и серверы поменять, и интернет провести. Но иногда при общении видим, что клиент не готов к проекту: нет руководителя проекта внутри команды, нет времени у пользователей на переход. Пока эти задачи не решим, эффективная автоматизация не получится. Когда говорят, что прямо завтра поставят коробку „1С“и она сразу заработает, так это не бывает. К нам нередко приходят такие обожженные клиенты, которые быстро, легко и дешево купили. Поэтому прежде, чем приступить к проекту, рассказываем клиенту всю правду: по срокам, по бюджетам, по взаимодействию сторон».

Подготовка команды важна еще и для того, чтобы не пришлось делать за клиента работу с его стороны. Автоматизация — это обоюдный процесс, и заказчик должен быть готов выделить 20–30% своего рабочего времени на интервью по проекту, вычитку документов, сдачу работ и другие задачи. Потребуются дополнительные усилия, пусть и временные, ведь если у тебя забирают рабочее время на проект, свою основную работу ты тоже должен когда-то сделать. Тут-то зачастую люди и не хотят по вечерам перерабатывать, что-то делать в выходные даже за премию. При этом на проект до ощутимого результата нужно минимум год, а если это внедрение ERP или несколько продуктов — около двух лет: обследование верхнего уровня займет около трех месяцев, разработка — от шести месяцев до года в зависимости от нарезанных задач, а затем постепенно внедрения вплоть до момента, когда нужно оторваться от старого ПО и делать всю работу уже в новой системе.

«К сожалению, нередко встречаются ситуации, когда предприятия не хотят вкладываться в мотивацию команды, которая даст результат по автоматизации. И, если после подготовки команды мы видим, что сотрудники все равно не готовы к переменам и по-своему саботируют подготовку к проекту, мы за него не беремся. Репутация для нас важнее. Можно, конечно, предложить подход „работа на типовом коробочном решении“, но тогда мы никак не сможем взять на себя ответственность за конечный результат внедрения, ведь никто не знает так хорошо свои внутренние процессы, как заказчик. Наш подход предполагает, что заказчик полностью перестраивает процессы под типовые решения, а это сродни революции на предприятии. Как показывает практика, клиент не готов брать на себя ответственность за результат, ожидая, что представитель „1С: Франчайзи“ организует процесс внедрения и будет управлять требованиями, получением ожидаемого результата. Вот тут мы и возвращаемся к предпроектному обследованию и далее — по технологии получения результата. А как его достичь в понятные сроки, организуем, опираясь на наш многолетний опыт».

Фото: Envato Elements

Партнерский материал