Профессор школы бизнеса составил 4 вопроса для эффективного совещания

Первым делом профессор предлагает спросить, какова цель совещания: информировать или заставлять что-то сделать?

Разница в том, что для того, чтобы выслушать информацию руководителя, сотрудникам не нужно готовиться. Франк отмечает, что в таком случае проще может быть отправить информацию в виде электронного письма и не тратить время коллег.

Другая ситуация, если цель встречи — действие или решение для дальнейшей работы команды. В таком случае мозговой штурм не помешает. По мнению специалиста, идеальное соотношение совещаний, на которых вы планируете обсудить дела и проинформировать сотрудников, — 3:1.

Вопрос номер два: в чем заключается проблема?

Чтобы совещание прошло максимально эффективно, продумайте заранее, какой посыл вы хотите донести. А затем сформулируйте проблему, используя не более семи слов. Если не вы инициатор встречи, стоит предложить такое же упражнение тому, кто собирает совещание. Непоследовательные и длинные формулировки только затянут встречу и не принесут никакого результата.

Третий вопрос: что уже было решено или предпринято по этой проблеме?

Прежде чем приступить к обсуждению, проанализируйте, что уже сделано и какие шаги успела предпринять команда. А непосредственно на встрече акцентируйте свое внимание на том, кто и что конкретно уже сделал.

И последний вопрос: что может меня удивить на этой встрече?

По словам Франка, «сюрпризы — это тревожные звоночки для вашего мозга». Люди хотят содержательного диалога. Во время совещания посмотрите на ситуацию под разными углами, так вместе с коллективом вы можете обнаружить подводные камни и заметить связи между, казалось бы, несвязанными выводами, сосредоточившись на обсуждении как раз новых аспектов.