Специалист считает, что во многих случаях совещание и вовсе не нужно проводить, а информацию можно передать по электронной почте.
Существует так много разных способов обмена информацией — в зависимости от того, насколько вы умны. Это может быть электронная почта или такие инструменты, как Slack, где вы можете проводить опросы, узнавать мнения и отправлять видеоклипы.
Но если нужен активный разговор, который включает обмен идеями, в таком случае действительно эффективнее собрать совещание, говорит МакДжордж. Для встречи достаточно 25 минут, доказывает коуч, вдохновленная «методом помидора», который предложил Франческо Чирилло в 1980-х годах. Суть в том, что 25 минут — это оптимальное количество времени, чтобы сосредоточиться. Автор идеи подкрепляет свою концепцию законом Паркинсона, который гласит, что работа расширяется, чтобы заполнить отведенное время. Проще говоря, если вы уделите встрече час, то, скорее всего, найдете темы для обсуждения, чтобы занять все 60 минут.
Кроме того, чем больше людей задействовано в обсуждении, тем менее продуктивными мы становимся. Поэтому Донна МакДжордж рекомендует собираться на совещание группами не больше семи человек.
Правда, чтобы такое совещание было максимально эффективным, к нему нужно подготовиться. Коуч предлагает свое видение идеальной планерки. МакДжордж рекомендует использовать принцип «просмотри, сосредоточься, действуй». Начать такую встречу нужно со слов о том, к чему бы вы хотели прийти в итоге. У каждого участника есть всего минута, чтобы сообщить новую информацию по теме собрания. Задача руководителя — отсканировать все сказанное, выделить главное и сконцентрировать собравшихся на ключевых моментах. Немного обратной связи и еще пару минут на то, чтобы придумать действия, которые помогут продвинуться.