«Заповеди» комплаенс как настольная книга: каким должен быть Кодекс поведения сотрудников в бизнесе?

«Комплаенс» — понятие для белорусского бизнеса относительно новое. Это разработка и соблюдение внутрикорпоративных правил, политик и стандартов. Главная цель — обеспечить нормальное функционирование бизнеса, исключить риски применения санкций со стороны регуляторов и потери репутации. Для компаний, которые выходят на международные рынки и тем более размещают свои акции на международных биржах, наличие протоколов комплаенс и вовсе непременное условие. В Казахстане комплаенс-служба обязательна для государственного сектора.

Кодекс поведения: «настольная книга» для сотрудников

Разработка стандартов комплаенс в Фонде национального благосостояния Казахстана вылилась в создание Кодекса поведения. «Это верхнеуровневый документ, который содержит ценности, принципы и стандарты поведения, принятые на всех уровнях в фонде. Он предназначен для укрепления репутации компании как честного и открытого участника рынка», — рассказывает Даурен Акшалов.

По его словам, каждый вопрос, раскрываемый Кодексом поведения, обозначает мнение фонда касательно обязанностей работника и «реперные точки» — сомнительные аспекты, факты, на которых необходимо акцентировать внимание. Для четкого и быстрого понимания работниками документ изложен в ситуативной манере в виде вопросов и ответов. Что можно найти в кодексе?

• Некоторые статьи кодекса регулируют трудовые отношения и относятся к кадровой политике, а не к кодексу этики.
• Документ определяет действия, которые ожидает компания от работника в конкретных ситуациях.
• Кодекс поведения поясняет работнику, к кому следует обратиться при обнаружении определенных фактов или возникновении сомнений.
• Документ оговаривает особые границы поведения. Его цель — предотвратить неэтичное поведение в рамках коллектива, в общении с клиентами.

«Главное — помнить, что насадить корпоративную культуру и заставить исполнять Кодекс поведения насильно невозможно. Можно написать десятки внутренних документов по корпоративной этике, ознакомить с ними под роспись каждого работника, но никто не будет соблюдать их, если не примет близко к сердцу. Кодекс должен быть принят как модель поведения, и работники должны прийти к осознанию кодекса как документа, который работает», — объясняет Даурен Акшалов.

Для того чтобы документ действительно работал, критически важно, чтобы ему следовали все сотрудники на всех уровнях — от совета директоров до линейных работников. «Не должно быть ситуации, когда на одном уровне Кодекс поведения принимается во внимание, а на другом — нет. Топ-менеджменту следует не просто провозглашать принципы поведения, а показывать пример, используя принцип «тон сверху», — подчеркивает эксперт.

В чем отличие комплаенс от службы безопасности?

Встречаются случаи, когда функции комплаенс исполняют специалисты службы безопасности и наоборот. Но на самом деле это совершенно различные направления защиты бизнеса, подчеркивает эксперт. У них разные:

• подотчетность. Служба комплаенс, как правило, подразделение, подотчетное органу управления (совету директоров или наблюдательному совету). Служба безопасности подчинена исполнительному органу;
• миссии. Служба комплаенс — это вторая линия защиты, которая осуществляет контроль наличия правил и процедур, тестирование или анализ рисков, предоставление рекомендаций и разумных гарантий органу управления по минимизации рисков. Служба безопасности — инструмент операционного менеджмента, который обеспечивает сохранность активов, предотвращение рисков по кибербезопасности;
• зоны покрытия. Служба комплаенс противодействует коррупции, работает с рисками третьих сторон, занимается защитой инсайдерской информации, контролем раскрытия информации на биржах, санкционными рисками. Служба безопасности — это физическая защита, экономическая и кадровая безопасность.

Как настроить комплаенс в своей компании?

Как правило, процесс внедрения политик комплаенс в бизнес занимает, по словам Даурена Акшалова, один-два года.

«Когда в организации создаешь комплаенс-функцию с нуля, первый и обязательный пункт — анализ рисков в бизнес-процессах. Это ключевой этап. Ошибки во время анализа приведут к тому, что комплаенс будет службой на бумаге, а не защитой компании», — рассказывает эксперт.

Второй этап — встраивание контроля в бизнес-процессы. Речь о внесении изменений в действующие внутренние документы, а также о разработке и утверждении новых внутренних документов. Их цель — предупреждение правонарушений и неэтичных поступков со стороны организации и работников.

Далее — обучение персонала и проверка соблюдения стандартов комплаенс с отчетностью органу управления. Если выставлен правильный «тон сверху», а руководители показывают пример, то проблем при внедрении комплаенс-политик не возникает, утверждает эксперт.

«Цель комплаенс в организации — привить всем работникам культуру соблюдения через осознание всех их действий. Переход с формального соблюдения требований законодательства к осмысленному осуществлению деятельности, основанной на ценностях и принципах компании», — подчеркивает глава службы комплаенс Фонда национального благосостояния Казахстана Даурен Акшалов.

Подробно о принципах комплаенс и построении службы в компаниях Даурен Акшалов расскажет в онлайн-интервью на форуме «TROUBLESHOOTING. Стратегия-2021», который пройдет 16–17 декабря в Минске.

Генеральный партнер форума — Альфа-Банк.