Как сделать совещания эффективными: правила миллиардера-инвестора Рэя Далио
Понятная для всех цель встречи
Цель встречи надо обозначить задолго до начала совещания, разослав повестку с указанием темы разговора. Тогда каждый участник успеет подготовиться и распределить свое время в назначенный день. Можно создать напоминание в облаке с помощью Fellow App.
Очень важна и роль модератора. Обязательно надо назначить ответственного за ведение собрания.
Никаких отклонений от темы
Обеспечить это призван модератор. А также можно использовать доску. На ней уместно написать повестку с указанием примерного времени выступления по каждому пункту и фиксировать идеи. Модератор будет следить за соблюдением регламента.
Пункты повестки нужно разместить в порядке приоритетности.
Для командной работы на «удаленке» Inc. рекомендует цифровую интерактивную доску Miro.
Распределение задач и ответственных
Далио в своей книге отмечает, что по каждому принятому решению должен быть назначен ответственный за выполнение, а также определен дедлайн.
Чтобы зафиксировать эти моменты, Inc. предлагает использовать Asana, Clickup или Monday.com. Еще до окончания встречи в документе можно обозначить, кто что должен делать и в какие сроки.
Фиксация согласованного решения
При обсуждении стороны должны прийти к согласию, которое уже приводит к решениям и действиям, напоминает в своей книге Далио. Об этом решении, особенно если оно важное (например, изменилась политика компании), должен знать и помнить каждый сотрудник.
Платформы Coda, Notion или Sharepoint подходят для фиксирования результатов совещания. Каждый участник сможет впоследствии открыть запись в любой момент и увидеть последние обновления.
Простая проверка эффективности
Планировать встречу надо так, чтобы время всех участников использовалось эффективно. Сами они могут помочь в этом.
Перед окончанием совещания в Zoom достаточно создать анонимный опрос, в котором каждый даст оценку эффективности встречи по шкале от 1 до 10. Тогда станет понятно, от каких собраний можно вовсе отказаться, а какие надо улучшить.