Вас чем-то не устраивает ваша компьютерная программа для управления временем? Ищете альтернативу? Готовы экспериментировать со своей рабочей средой? Попробуйте интернет-сервис и мобильное приложение Checkvist. Вы сможете использовать на редкость простое и в то же время гибкое и мощное решение Checkvist как персональный менеджер задач, как средство командной работы и даже как инструмент управления текущей информацией для ваших проектов.
Альтернатива «календарной» точке зрения на время
Практически на каждом офисном компьютере сегодня установлен Microsoft Outlook — универсальный комбайн для «перемалывания» электронных писем и реальных задач (собраний, встреч). MS Outlook давно стал корпоративным стандартом. В то же время для многих деловых людей он оказался слишком громоздким и избыточным решением. Недаром постоянно растет количество пользователей мобильных приложений для управления делами, таких как Todoist, Any.do, Wunderlist, TickTick и др.
Чем же выделяется Checkvist в длинном ряду персональных и коллективных инструментов управления временем? Прежде всего обратите внимание на его главный плюс — максимальный визуальный контроль над структурой списка задач.
Начнем издалека. В MS Outlook и многих других приложениях, в том числе мобильных, пользователь в погоне за временем постоянно перемещается из одного окна в другое. В одном окне он видит задачи на сегодня, в другом — на неделю, в третьем — на месяц, в четвертом — важные задачи за определенный период, в пятом — выполненные задачи и т.д. Пока дойдешь до последнего окна — забудешь, что видел в первом.
Разумеется, возможность масштабировать календарные списки дел, рассматривать их в различных разрезах очень полезна для анализа и принятия решений. Но когда поток дел становится слишком велик, размывается картина проекта в целом. И тогда, фокусируясь на одних деталях, можешь позабыть о других. Начинаешь ошибаться в расстановке приоритетов. Продолжаешь подчиняться созданному месяц назад расписанию, вместо того чтобы переключиться на актуальные дела.
Есть разные способы визуализировать и удерживать перед глазами целостную картину проекта.
Например, известные многим диаграммы Гантта позволяют видеть взаимозависимость всех задач и подзадач проекта. Другими словами, они наглядно демонстрируют пользователю, как от своевременного завершения одних задач зависят старт других задач и продолжительность проекта в целом. Каждый исполнитель с одного взгляда может оценить и меру своей ответственности, и работу коллег, и общее состояние дел. Диаграммы Гантта поддерживаются многими сервисами и приложениями, включая Microsoft Project. Более опытные пользователи часто рекомендуют начинающим бесплатную версию простого конструктора диаграмм Ganttpro.com.
Еще один достаточно популярный инструмент — канбан-доска — визуализирует переход задачи с одного этапа на другой. Обычно канбан-доска делится на три вертикальных колонки типа: «Сделать», «В работе», «Готово», между которыми члены команды могут перемещать карточки, стикеры и т.п. с записанными на них задачами. В зависимости от потребностей проекта доска может включать в себя и другие колонки. Например, «Обсудить», «Согласовать», «Тестировать», «Продвигать» и т.п. Сразу отпадает необходимость в долгих совещаниях и объяснениях коллегам, на какой стадии выполнения находится каждая из задач. Среди интернет-сервисов и мобильных приложений этого класса, пожалуй, больше других на слуху Trello.com.
Любой задаче вы можете назначить не только дату исполнения, но и смысловой тег — по имени исполнителя (#Сидоров, #Петров), событию (#Переговоры, #Совещание), процессу (#Отчет, #Переписка). Нажав на любой из назначенных тегов, вы отфильтруете список.
Checkvist.com относится к числу так называемых аутлайнеров (outliners). Программы и сервисы этого класса позволяют организовывать текстовые заметки и/или списки задач в древовидную структуру. Другими словами, аутлайнер визуализирует структуру проекта, показывая вложенность одних задач в другие.
Мы выбрали Checkvist.com для подробного знакомства, потому что сервис выделяется среди других аутлайнеров развитой функциональностью и одновременно простотой в использовании. К тому же бесплатная версия этого сервиса лишена ограничений, которые есть у ближайшего конкурента — сервиса Workflowy.com.
Мощь древовидных структур
Люди оценили пользу от древовидной организации информации задолго до наступления эры персональных компьютеров.
Еще во времена древних греков так называемое древо Порфирия иллюстрировало метод разделения понятий на виды, видов — на подвиды и т.д.
Первая в мире организационная диаграмма была нарисована еще в 1855 году для сбора информации и управления железнодорожной сетью в США.
В архивах составителей французской энциклопедии XVIII века нашли древовидную диаграмму, предназначенную для планирования энциклопедических статей. Не правда ли, она недвусмысленно напоминает современные ментальные карты, изобретенные Тони Бьюзеном в начале 1970-х?
А про то, как древовидные структуры в форме тех же ментальных карт помогают нам лучше мыслить и справляться с делами, современным компьютерным пользователям уже хорошо известно. Достаточно напомнить, что ментальные карты экономят от 50 до 95% времени на этапе записывания информации и свыше 90% — на этапе ее восприятия, а также заметно облегчают запоминание информации и обмен ею с другими людьми.
Вернемся к теме нашей статьи. Чем же полезна древовидная структура данных для управления временем?
Фокусируясь на любой части проекта, пользователь продолжает держать перед глазами структуру проекта в целом. Визуальный контроль помогает ему в каждый момент сохранять понимание того:
- из каких подзадач состоит каждая задача;
- каков приоритет каждой подзадачи;
- насколько завершена в данный момент каждая из больших задач;
- какую из подзадач можно завершить быстрее, чтобы полностью закрыть эту часть проекта, и т.д.
Столь же легко (буквально на лету — с помощью горячих клавиш или перетаскивания мышью) пользователь может:
- менять структуру всего проекта;
- поднимать и опускать приоритет задач и подзадач;
- дробить подзадачи на еще более мелкие;
- удалять лишние этапы, добавлять недостающие и др.
Блеск и простота многоуровневых списков
Вы видели, что я сделал двумя строками выше? Составил два списка. Первый — про выгоды визуального контроля. Второй — про способы редактирования древовидной структуры.
Зачем я это сделал? Риторический вопрос. Разумеется, чтобы облегчить вам восприятие этой части статьи.
Наверняка вы и сами много раз прибегали к составлению списка, когда требовалось набросать план действий или подготовить пошаговую инструкцию для коллеги. Просто открывали Word, выбирали тип списка (маркированный, нумерованный или многоуровневый) и начинали записывать свои мысли. Вспомните, как с каждым пунктом прояснялось понимание, исчезали белые пятна в проекте, усиливалось ощущение контроля.
Примерно так же работает и Checkvist. Но в этом сервисе манипулировать пунктами списков задач, в отличие от Word, гораздо проще. Кроме того, в Checkvist списки доступны для вас, а также для коллег, которым вы откроете их, с любого устройства. Наконец, сервис обладает очень полезными дополнительными функциями для работы со временем и информацией.
Обманчивая простота этого подхода поначалу может даже оттолкнуть. В интернете найдется немало признаний поклонников того же Workflowy или Checkvist. Многих из них первое знакомство с сервисом разочаровало (мол, что тут особенного, так и в Word каждый может). Но при следующей встрече, до которой нередко проходили месяцы, если не годы, древовидный способ управления временем покорял своей гениальной простотой. Если честно, так произошло и со мной.
Как это работает?
В Checkvist вы можете:
- создавать для каждого проекта многоуровневые списки задач;
- на лету перестраивать, усложнять и упрощать иерархию списков, мгновенно перемещая задачи с помощью горячих клавиш из одного списка в другой;
- помечать цветом приоритет задач, включать счетчик их выполнения;
- обмениваться с коллегами списками и мнениями, оставляя свои комментарии под каждой задачей;
- привязывать задачи к календарю и смысловым тегам;
- накапливать и структурировать в сервисе информацию для своих проектов;
- интегрировать Checkvist с другими интернет-сервисами.
Пожалуй, некоторые пункты требуют пояснения прямо сейчас. Остальные я расшифрую в последнем разделе «Инструкция по применению».
Все знают, как сложно бывает найти в электронной почте письма, относящиеся к конкретной подзадаче вашего проекта. С одной стороны, темы писем часто ставятся авторами «от фонаря» и поэтому слабо помогают структурировать переписку. С другой, обсуждение одной подзадачи обычно размазано по нескольким письмам. С третьей, в одном письме нередко содержится обсуждение нескольких подзадач.
Checkvist позволяет покончить с коммуникационным хаосом. Фактически сервис вынуждает членов команды четко структурировать свою переписку в привязке к конкретным задачам. Поэтому вы всегда сможете легко восстановить ход обсуждения по любому вопросу: вся переписка по конкретной задаче сохраняется прямо под ней. К слову, новым членам команды также будет легко войти в курс дела и понять, как развивался проект до их появления.
Еще одна сильная сторона сервиса — теги. Любой задаче вы можете назначить не только дату исполнения, но и смысловой тег. Например, по имени исполнителя (#Сидоров, #Петров, #Иванов), событию (#Переговоры, #Совещание, #Фуршет), процессу (#Отчет, #Переписка, #Ремонт) или любому другому признаку, какой вам только придет в голову. Нажав на любой из назначенных тегов, вы фактически отфильтруете список — на экране останутся только задачи, которым был присвоен данный тег. Например, задачи для Иванова.
В древовидной структуре сервиса можно сохранять не только задачи, но и достаточно большие текстовые заметки. Многие пользователи пишут в Checkvist целые аналитические отчеты, докладные записки и статьи для СМИ, а некоторые — даже художественные романы.
Наверняка во время серфинга в интернете вы встречаете множество интересных фактов, цифр, цитат, адресов и т.д., но не успеваете их сохранять. С помощью мобильного приложения или браузерного расширения 2Checkvist вы можете буквально в два клика скопировать в сервис любой фрагмент веб-страницы. Сервис позволяет систематизировать текстовые фрагменты столь же быстро и легко, как и списки задач. На лету рассортировав и выстроив собранный материал в логическую цепочку, вы можете экспортировать его в текстовый формат, а затем в Word для чистового редактирования.
Наконец, с помощью специального мэшап-сервиса Zapier вы можете подключить Checkvist ко множеству других интернет-сервисов: Evernote, Gmail, Google Calendar, Slack, Dropbox и др. И тогда, например, при появлении нового файла в облачном хранилище или события в онлайн-календаре вашей команды соответствующая задача автоматически покажется и в Cheсkvist.
Я, например, объединил Checkvist c канбан-досками Trello. Это позволяет рассматривать один и тот же набор задач с двух точек зрения. В Checkvist — оптимизировать структуру задач и подзадач. В Trello — контролировать движение задач от одного этапа работ к другому.
Многие пользователи пишут в Checkvist целые аналитические отчеты, докладные записки и статьи для СМИ, а некоторые — даже художественные романы.
Инструкция по применению
Итак, зарегистрируйтесь по адресу: checkvist.com. Заодно можете скачать приложение Checkvist для своего смартфона и расширения для браузеров Chrome и Firefox и изучить возможности интеграции Checkvist с другими интернет-сервисами на этой странице: checkvist.com/auth/profile#tools.
Откройте сервис и протестируйте его возможности.
Checkvist, в отличие от того же Workflowy, бесплатно позволяет создавать неограниченное количество списков дел для рабочих, образовательных и личных проектов. Откройте меню Lists посередине верхней панели сервиса, нажмите кнопку Create new list и впишите в открывшуюся строку название нового списка (см. скриншот).
Составляйте и редактируйте списки, используя горячие клавиши.
- Нажмите Enter, впишите фразу, снова нажмите Enter — у вас появится новый пункт списка.
- Выделив любой пункт и нажимая сочетание «Ctrl + клавиша курсора влево (вправо, вверх или вниз)», вы сможете легко переместить эту задачу (или целую ветку задач) вверх-вниз по списку, присоединить к другой задаче в качестве дочерней, вернуть на уровень родительских задач. Вы можете дробить свой список на любое количество веток. И в каждой ветке создавать свой многоуровневый список любой степени вложенности.
- Чтобы сфокусироваться на любой из веток, можно временно сворачивать-разворачивать другие ветки, выделяя их и используя сочетание «Ctrl + Shift + клавиша курсора влево-вправо».
- Когда задача выполнена, выделите ее и нажмите клавишу пробела. Задача начнет отображаться в списке как перечеркнутая. Если хотите полностью удалить задачу из списка, выделите ее и нажмите Delete.
- Чтобы включить счетчик процента выполненных подзадач в данной ветке, используйте сочетание клавиш pc. Счетчик появится с правой стороны строки родительской задачи этой ветки.
- Выделив в списке определенную задачу и нажав клавишу от «1» до «6», вы можете визуализировать более высокий или низкий приоритет этой задачи с помощью цвета шрифта или фона. Убрать цвет задачи можно клавишей «0».
- Двойное нажатие на латинскую букву t вызовет меню, которое позволит быстро присвоить данной задаче тег. Тегом может быть и фамилия исполнителя, и название проекта, и действие, и т.д. Чтобы вызвать полный список задач, привязанных к данному тегу, нажмите на данный тег. Полный список тегов хранится на странице Tags (в верхнем меню сервиса).
- Двойное нажатие на латинскую букву d вызовет меню, которое позволит быстро назначить данной задаче дату выполнения в календаре. Вы сможете увидеть полный список помеченных разными датами задач, открыв страницу Due в верхнем меню сервиса.
- Двойное нажатие на клавишу n позволит вам и членам вашей команды присоединять к задаче заметки с комментариями о структуре проекта, ходе выполнения задач и т.п. Пригласить своих коллег к совместной работе над списком задач вы можете, нажав на кнопку share в левой верхней части окна.
- В пределах списка можно копировать/переносить/вставлять его фрагменты с помощью привычных сочетаний Ctrl + C /Ctrl + X / Ctrl + V. Чтобы перенести задачу или ветку в другой список, дважды нажмите m. Меню экспорта списка задач в другую программу или сервис можно вызвать с помощью сочетания ex.
Для начала продуктивной работы этого набора функций хватит с лихвой. Когда освоитесь, можете поискать и другие полезные функции, изучив полный список горячих клавиш. При необходимости используйте встроенную в Chrome функцию перевода на русский язык (либо переводческие расширения для других браузеров).
Надеюсь, этот сервис поможет вам завершать дела вовремя, как бы ни был велик их список!
