Программа, в которой время течет иначе

Персональный менеджер задач Checkvist
Автор: Юрий Смирнов

Вас чем-то не устраивает ваша компьютерная программа для управления временем? Ищете альтернативу? Готовы экспериментировать со своей рабочей средой? Попробуйте интернет-сервис и мобильное приложение Checkvist. Вы сможете использовать на редкость простое и в то же время гибкое и мощное решение Checkvist как персональный менеджер задач, как средство командной работы и даже как инструмент управления текущей информацией для ваших проектов.

Альтернатива «календарной» точке зрения на время

Практически на каждом офисном компьютере сегодня установлен Microsoft Outlook — универсальный комбайн для «перемалывания» электронных писем и реальных задач (собраний, встреч). MS Outlook давно стал корпоративным стандартом. В то же время для многих деловых людей он оказался слишком громоздким и избыточным решением. Недаром постоянно растет количество пользователей мобильных приложений для управления делами, таких как Todoist, Any.do, Wunderlist, TickTick и др.

Чем же выделяется Checkvist в длинном ряду персональных и коллективных инструментов управления временем? Прежде всего обратите внимание на его главный плюс — максимальный визуальный контроль над структурой списка задач.

Начнем издалека. В MS Outlook и многих других приложениях, в том числе мобильных, пользователь в погоне за временем постоянно перемещается из одного окна в другое. В одном окне он видит задачи на сегодня, в другом — на неделю, в третьем — на месяц, в четвертом — важные задачи за определенный период, в пятом — выполненные задачи и т.д. Пока дойдешь до последнего окна — забудешь, что видел в первом.

Разумеется, возможность масштабировать календарные списки дел, рассматривать их в различных разрезах очень полезна для анализа и принятия решений. Но когда поток дел становится слишком велик, размывается картина проекта в целом. И тогда, фокусируясь на одних деталях, можешь позабыть о других. Начинаешь ошибаться в расстановке приоритетов. Продолжаешь подчиняться созданному месяц назад расписанию, вместо того чтобы переключиться на актуальные дела.

Есть разные способы визуализировать и удерживать перед глазами целостную картину проекта.

Например, известные многим диаграммы Гантта позволяют видеть взаимозависимость всех задач и подзадач проекта. Другими словами, они наглядно демонстрируют пользователю, как от своевременного завершения одних задач зависят старт других задач и продолжительность проекта в целом. Каждый исполнитель с одного взгляда может оценить и меру своей ответственности, и работу коллег, и общее состояние дел. Диаграммы Гантта поддерживаются многими сервисами и приложениями, включая Microsoft Project. Более опытные пользователи часто рекомендуют начинающим бесплатную версию простого конструктора диаграмм Ganttpro.com.

Диаграмма Гранта

Еще один достаточно популярный инструмент — канбан-доска — визуализирует переход задачи с одного этапа на другой. Обычно канбан-доска делится на три вертикальных колонки типа: «Сделать», «В работе», «Готово», между которыми члены команды могут перемещать карточки, стикеры и т.п. с записанными на них задачами. В зависимости от потребностей проекта доска может включать в себя и другие колонки. Например, «Обсудить», «Согласовать», «Тестировать», «Продвигать» и т.п. Сразу отпадает необходимость в долгих совещаниях и объяснениях коллегам, на какой стадии выполнения находится каждая из задач. Среди интернет-сервисов и мобильных приложений этого класса, пожалуй, больше других на слуху Trello.com.

Канбан-доска
Любой задаче вы можете назначить не только дату исполнения, но и смысловой тег — по имени исполнителя (#Сидоров, #Петров), событию (#Переговоры, #Совещание), процессу (#Отчет, #Переписка). Нажав на любой из назначенных тегов, вы отфильтруете список.

Checkvist.com относится к числу так называемых аутлайнеров (outliners). Программы и сервисы этого класса позволяют организовывать текстовые заметки и/или списки задач в древовидную структуру. Другими словами, аутлайнер визуализирует структуру проекта, показывая вложенность одних задач в другие.

Мы выбрали Checkvist.com для подробного знакомства, потому что сервис выделяется среди других аутлайнеров развитой функциональностью и одновременно простотой в использовании. К тому же бесплатная версия этого сервиса лишена ограничений, которые есть у ближайшего конкурента — сервиса Workflowy.com.

Мощь древовидных структур

Древо Порфирия
Древо Порфирия

Люди оценили пользу от древовидной организации информации задолго до наступления эры персональных компь­ютеров.

Еще во времена древних греков так называемое древо Порфирия иллюстрировало метод разделения понятий на виды, видов — на подвиды и т.д.

Первая в мире организационная диаграмма была нарисована еще в 1855 году для сбора информации и управления железнодорожной сетью в США.

Первая организационная диаграмма
Первая организационная диаграмма

В архивах составителей французской энциклопедии XVIII века нашли древовидную диаграмму, предназначенную для планирования энциклопедических статей. Не правда ли, она недвусмысленно напоминает современные ментальные карты, изобретенные Тони Бьюзеном в начале 1970-х?

А про то, как древовидные структуры в форме тех же ментальных карт помогают нам лучше мыслить и справляться с делами, современным компьютерным пользователям уже хорошо известно. Достаточно напомнить, что ментальные карты экономят от 50 до 95% времени на этапе записывания информации и свыше 90% — на этапе ее восприятия, а также заметно облегчают запоминание информации и обмен ею с другими людьми.

Вернемся к теме нашей статьи. Чем же полезна древовидная структура данных для управления временем?

Фокусируясь на любой части проекта, пользователь продолжает держать перед глазами структуру проекта в целом. Визуальный контроль помогает ему в каждый момент сохранять понимание того:

Древовидная диаграмма
Древовидная диаграмма, найденная в архивах составителей французской энциклопедии XVIII века
  • из каких подзадач состоит каждая задача;
  • каков приоритет каждой подзадачи;
  • насколько завершена в данный момент каждая из больших задач;
  • какую из подзадач можно завершить быстрее, чтобы полностью закрыть эту часть проекта, и т.д.

Столь же легко (буквально на лету — с помощью горячих клавиш или перетаскивания мышью) пользователь может:

  • менять структуру всего проекта;
  • поднимать и опускать приоритет задач и подзадач;
  • дробить подзадачи на еще более мелкие;
  • удалять лишние этапы, добавлять недостающие и др.

Блеск и простота многоуровневых списков

Вы видели, что я сделал двумя строками выше? Составил два списка. Первый — про выгоды визуального контроля. Второй — про способы редактирования древовидной структуры.

Зачем я это сделал? Риторический вопрос. Разумеется, чтобы облегчить вам восприятие этой части статьи.

Наверняка вы и сами много раз прибегали к составлению списка, когда требовалось набросать план действий или подготовить пошаговую инструкцию для коллеги. Просто открывали Word, выбирали тип списка (маркированный, нумерованный или многоуровневый) и начинали записывать свои мысли. Вспомните, как с каждым пунктом прояснялось понимание, исчезали белые пятна в проекте, усиливалось ощущение контроля.

Примерно так же работает и Check­vist. Но в этом сервисе манипулировать пунктами списков задач, в отличие от Word, гораздо проще. Кроме того, в Checkvist списки доступны для вас, а также для коллег, которым вы откроете их, с любого устройства. Наконец, сервис обладает очень полезными дополнительными функциями для работы со временем и информацией.

Обманчивая простота этого подхода поначалу может даже оттолкнуть. В интернете найдется немало признаний поклонников того же Workflowy или Checkvist. Многих из них первое знакомство с сервисом разочаровало (мол, что тут особенного, так и в Word каждый может). Но при следующей встрече, до которой нередко проходили месяцы, если не годы, древовидный способ управления временем покорял своей гениальной простотой. Если честно, так произошло и со мной.

Как это работает?

В Checkvist вы можете:

  • создавать для каждого проекта многоуровневые списки задач;
  • на лету перестраивать, усложнять и упрощать иерархию списков, мгновенно перемещая задачи с помощью горячих клавиш из одного списка в другой;
  • помечать цветом приоритет задач, включать счетчик их выполнения;
  • обмениваться с коллегами списками и мнениями, оставляя свои комментарии под каждой задачей;
  • привязывать задачи к календарю и смысловым тегам;
  • накапливать и структурировать в сервисе информацию для своих проектов;
  • интегрировать Checkvist с другими интернет-сервисами.

Пожалуй, некоторые пункты требуют пояснения прямо сейчас. Остальные я расшифрую в последнем разделе «Инструкция по применению».

Все знают, как сложно бывает найти в электронной почте письма, относящиеся к конкретной подзадаче вашего проекта. С одной стороны, темы писем часто ставятся авторами «от фонаря» и поэтому слабо помогают структурировать переписку. С другой, обсуждение одной подзадачи обычно размазано по нескольким письмам. С третьей, в одном письме нередко содержится обсуждение нескольких подзадач.

Checkvist позволяет покончить с коммуникационным хаосом. Фактически сервис вынуждает членов команды четко структурировать свою переписку в привязке к конкретным задачам. Поэтому вы всегда сможете легко восстановить ход обсуждения по любому вопросу: вся переписка по конкретной задаче сохраняется прямо под ней. К слову, новым членам команды также будет легко войти в курс дела и понять, как развивался проект до их появления.

Еще одна сильная сторона сервиса — теги. Любой задаче вы можете назначить не только дату исполнения, но и смысловой тег. Например, по имени исполнителя (#Сидоров, #Петров, #Иванов), событию (#Переговоры, #Совещание, #Фуршет), процессу (#Отчет, #Переписка, #Ремонт) или любому другому признаку, какой вам только придет в голову. Нажав на любой из назначенных тегов, вы фактически отфильтруете список — на экране останутся только задачи, которым был присвоен данный тег. Например, задачи для Иванова.

В древовидной структуре сервиса можно сохранять не только задачи, но и достаточно большие текстовые заметки. Многие пользователи пишут в Checkvist целые аналитические отчеты, докладные записки и статьи для СМИ, а некоторые — даже художественные романы.

Наверняка во время серфинга в интернете вы встречаете множество интересных фактов, цифр, цитат, адресов и т.д., но не успеваете их сохранять. С помощью мобильного приложения или браузерного расширения 2Check­vist вы можете буквально в два клика скопировать в сервис любой фрагмент веб-страницы. Сервис позволяет систематизировать текстовые фрагменты столь же быстро и легко, как и списки задач. На лету рассортировав и выстроив собранный материал в логическую цепочку, вы можете экспортировать его в текстовый формат, а затем в Word для чистового редактирования.

Наконец, с помощью специального мэшап-сер­виса Zapier вы можете подключить Checkvist ко множеству других интернет-сервисов: Evernote, Gmail, Google Calendar, Slack, Dropbox и др. И тогда, например, при появлении нового файла в облачном хранилище или события в онлайн-календаре вашей команды соответствующая задача автоматически покажется и в Cheсkvist.

Я, например, объединил Checkvist c канбан-досками Trello. Это позволяет рассматривать один и тот же набор задач с двух точек зрения. В Checkvist — оптимизировать структуру задач и подзадач. В Trello — контролировать движение задач от одного этапа работ к другому.

Многие пользователи пишут в Checkvist целые аналитические отчеты, докладные записки и статьи для СМИ, а некоторые — даже художественные романы.

Инструкция по применению

Checkvist
Checkvist позволяет создавать неограниченное количество списков дел для рабочих, образовательных и личных проектов

Итак, зарегистрируйтесь по адресу: checkvist.com. Заодно можете скачать приложение Checkvist для своего смартфона и расширения для браузеров Chrome и Firefox и изучить возможности интеграции Checkvist с другими интернет-сервисами на этой странице: checkvist.com/auth/profile#tools.

Откройте сервис и протестируйте его возможности.

Checkvist, в отличие от того же Workflowy, бесплатно позволяет создавать неограниченное количество списков дел для рабочих, образовательных и личных проектов. Откройте меню Lists посередине верхней панели сервиса, нажмите кнопку Create new list и впишите в открывшуюся строку название нового списка (см. скриншот).

Составляйте и редактируйте списки, используя горячие клавиши.

  1. Нажмите Enter, впишите фразу, снова нажмите Enter — у вас появится новый пункт списка.
  2. Выделив любой пункт и нажимая сочетание «Ctrl + клавиша курсора влево (вправо, вверх или вниз)», вы сможете легко переместить эту задачу (или целую ветку задач) вверх-вниз по списку, присоединить к другой задаче в качестве дочерней, вернуть на уровень родительских задач. Вы можете дробить свой список на любое количество веток. И в каждой ветке создавать свой много­уровневый список любой степени вложенности.
  3. Чтобы сфокусироваться на любой из веток, можно временно сворачивать-разво­рачивать другие ветки, выделяя их и используя сочетание «Ctrl + Shift + клавиша курсора влево-вправо».
  4. Когда задача выполнена, выделите ее и нажмите клавишу пробела. Задача начнет отображаться в списке как перечеркнутая. Если хотите пол­ностью удалить задачу из списка, выделите ее и нажмите Delete.
  5. Чтобы включить счетчик процента выполненных подзадач в данной ветке, используйте сочетание клавиш pc. Счетчик появится с правой стороны строки родительской задачи этой ветки.
  6. Выделив в списке определенную задачу и нажав клавишу от «1» до «6», вы можете визуализировать более высокий или низкий приоритет этой задачи с помощью цвета шрифта или фона. Убрать цвет задачи можно клавишей «0».
  7. Двойное нажатие на латинскую букву t вызовет меню, которое позволит быстро присвоить данной задаче тег. Тегом может быть и фамилия исполнителя, и название проекта, и действие, и т.д. Чтобы вызвать полный список задач, привязанных к данному тегу, нажмите на данный тег. Полный список тегов хранится на странице Tags (в верхнем меню сервиса).
  8. Двойное нажатие на латинскую букву d вызовет меню, которое позволит быстро назначить данной задаче дату выполнения в календаре. Вы сможете увидеть полный список помеченных разными датами задач, открыв страницу Due в верхнем меню сервиса.
  9. Двойное нажатие на клавишу n позволит вам и членам вашей команды присоединять к задаче заметки с комментариями о структуре проекта, ходе выполнения задач и т.п. Пригласить своих коллег к совместной работе над списком задач вы можете, нажав на кнопку share в левой верхней части окна.
  10. В пределах списка можно копировать/переносить/вставлять его фрагменты с помощью привычных сочетаний Ctrl + C /Ctrl + X / Ctrl + V. Чтобы перенести задачу или ветку в другой список, дважды нажмите m. Меню экспорта списка задач в другую программу или сервис можно вызвать с по­мощью сочетания ex.

Для начала продуктивной работы этого набора функций хватит с лихвой. Когда освоитесь, можете поискать и другие полезные функции, изучив полный список горячих клавиш. При необходимости используйте встроенную в Chrome функцию перевода на русский язык (либо переводческие расширения для других браузеров).

Надеюсь, этот сервис поможет вам завершать дела вовремя, как бы ни был велик их список!


Поделиться:
Загрузка...

Курс бел. рубля 18.03.2019
Нал. (банки Минска)
покупкапродажа
$12.11002.1140
12.39502.4000
p1003.27003.2750
Б/нал. (НБРБ)
$12.1278
12.4089
p1003.2546