Секреты эффективных митингов. Какой должна быть современная офисная «переговорка»

— Уже несколько лет в тренде — переоснащение помещений для переговоров с коллегами, партнерами и заказчиками из формата аудио-конференц-комнат с использованием спикерфонов в формат переговорных с оборудованием для видеосвязи и средствами демонстрации контента — мультибордами, видеостенами, проекторами, — рассказывает Денис.

По словам эксперта, уже неактуально иметь помещение для переговоров, оборудованное системой для общения в одном приложении, — теперь важны мобильность, возможность быстро переключаться между разными видами связи. Не менее важно, чтобы все оборудование в «переговорке» можно было подключить к ноутбуку любого участника в одно движение.

С чего начать оборудование переговорной?

• Выделить подходящее помещение.
  Наиболее практичный вариант — если комната будет свободно вмещать 6–8 человек.

— Только не нужно планировать для митингов кабинеты со стеклянными стенами или в стиле лофт. Выглядеть они будут «открыто», но во время переговоров участников будут отвлекать проходящие люди и возникающее эхо. Исправить это крайне сложно даже современным шумоподавляющим процессорам, — предупреждает Денис. — Поэтому я рекомендую сделать звукопоглощающее покрытие стен и потолков.

Также плохой идеей будет использовать помещение со стеклянной внешней стеной — особенно если это солнечная сторона. Современные камеры уже хорошо отрабатывают эффект задней засветки, но такое расположение делает почти невозможным использование проекторов и сильно ухудшает восприятие картинки с телевизора или мультиборда.

• Установить перед входом планировщик любого формата — от простого листа бумаги до современных интегрированных систем.

— Тогда можно будет сразу, не заходя в комнату, увидеть, свободна ли она и когда и кем будет занята после вашего митинга. Сложно придумать ситуацию хуже, чем когда во время переговоров или конференции постоянно забегают люди с вопросами: «А, занято? Извините. А вы надолго здесь?»

• Предусмотреть размещение большого телевизора/мультиборда или установку видеостены.

Демонстрировать спикеров, а также текстовую и визуальную информацию с монитора компьютера очень неудобно, говорит Денис. Все должно быть организовано так, чтобы даже сидящие у дальней стены видели изображение хорошо.

• Далее нужно будет выбрать камеру. 

— Например, рекомендую рассмотреть систему Rally Bar Mini, которая позволяет без дополнительных компьютеров и проводов подключиться к телевизору и начать конференцию. По возможности установите выносной настольный микрофон.

Можно использовать систему Logitech Swytch, которая легко и удобно позволяет подключать, например, ноутбуки гостей к оборудованию для видеоконференций: вместо вороха проводов, с помощью которых обычно подключаются дисплей, камера и звук, нужно подключить лишь один кабель к одному из разъемов в ноутбуке. Также это отличный вариант проведения конференции в специфических программах, которые не предустановлены на Rally Bar Mini, поясняет Денис.

Нюансы, которые нужно знать ответственному за переговорную комнату

Очень важно сразу правильно определиться с производителем оборудования, говорит Денис. Проконсультироваться по конкретной ситуации всегда можно у поставщиков.

— Многие производители требуют приобретения лицензий во время использования оборудования — для обновления программного обеспечения. То есть у вас появляется дополнительная статья расходов в процессе эксплуатации. Или, например, использование аппаратных кодеков для подключения оборудования связывает владельца лишь с ограниченным набором программ для переговоров.

Есть производители оборудования для видеоконференций — например, Logitech, — которые придерживаются принципа нулевой стоимости владения. То есть, заплатив за него один раз, потребитель больше не должен думать о продлении лицензий и сертификатов. Все обновления «прилетают» сами, по графику, который вы настроите (конечно, обновляться удобнее всего ночью, когда «переговорка» точно не используется).

— Еще я бы обратил внимание на надежность и сервисное обслуживание оборудования, которое вы выбираете. Если в вашей переговорной что-то сломалось и оборудование забрали на ремонт — вы остаетесь без возможности нормально проводить митинги. Если же ломается часто — это может стать серьезной проблемой.

Выбирайте оборудование, которое ломается редко, — и пусть это будут не впечатления поставщика, а статистика производителя. Например, Logitech держит качество оборудования на уровне поломок менее 0,1%, а если такое и происходит, то вышедшее из строя оборудование не ремонтируется, а меняется на аналогичное новое. А это значит, что вы не теряете и дня эффективной работы.

Какое оборудование подойдет маленьким и большим переговорным?

• Небольшая переговорка

При оснащении комнат на 3–4 человека — небольших по размеру, в которых участники сидят совсем рядом с монитором или мультибордом, — Денис советует обращать внимание на угол захвата изображения камеры и сразу задумываться о том, чтобы в помещении был минимум проводов.

— Для таких помещений больше всего подойдут веб-камеры BCC950 ConferenceCam. Также можно рассмотреть установку системы Logitech Rally Bar Mini — она позволяет подключить монитор или телевизор напрямую к камере и без дополнительных компьютеров или ноутбука пользоваться всеми самыми популярными программами для видео-конференц-связи. За звук и качество видео можно не беспокоиться: в систему встроены три колонки и шесть адаптивных микрофонов, которые формируют направленный сигнал. Это позволяет избавиться от проводов и экономит место в небольших кабинетах.

• Средняя переговорка

Комнаты на 8–10 человек — это наиболее популярный в Беларуси вариант переговорной, рассказывает Денис.
Для оборудования такого помещения существует множество разных хороших вариантов, поэтому эксперт советует сначала попробовать разные варианты (поставщик может предложить вам демонстрационное оборудование), а потом уже принимать окончательное решение.

— Здесь чаще всего используют большой телевизор, мультиборд или проектор. Для связи возможны разные варианты: от камер Rally Bar категории «все в одном» с оптическим зумом до систем Rally Plus — если в вашей офисной «переговорке» стол вытянутой или специфичной формы.

• Большая переговорка

— Для больших помещений уже появляется слишком много переменных, к каждой переговорной нужно подходить индивидуально, — объясняет Денис.

Общие требования можно выделить разве что к камерам: по словам эксперта, в больших «переговорках» они должны быть с хорошим оптическим зумом и уметь поворачиваться в нескольких плоскостях. Как вариант Денис советует 4К камеру Logitech Rally с 15-кратным зумом.

Фото: Алексей Матюшков, Logitech

Партнерский материал. Совместное закрытое акционерное общество «АСБИС». УНН 100079992