Удаленка

«Большой брат» уже в офисе или в хоум-офисе?

Источник: Елизавета Козицкая
Высокая конкуренция практически на всех рынках — вот вечный драйвер защиты корпоративной информации и контроля работы сотрудников. Каждому руководителю хочется засыпать спокойно с мыслью, что все под контролем. И некоторым из них это удается. Специально для наших читателей мы решили разобраться, с помощью каких инструментов руководители и собственники бизнеса могут держать руку на пульсе своего бизнеса.

В этой статье мы расскажем о способах контроля сотрудников во всех возможных вариантах в рамках офиса и домашнего офиса: речь идет о таск-трекерах и CRM, о программах контроля поведения монитора, прокси-картах и других сервисах.

Постановка задач и контроль их выполнения

Для поддержания порядка в рабочем процессе компании используют таск-трекеры и CRM-системы. Первые используются для постановки задач, составления рабочего расписания каждого сотрудника, контроля за выполнением задач. К менеджерам задач относятся «Мегаплан», «Битрикс24», Jira, Trello, Notion и другие сервисы. CRM-системы, или системы управления взаимоотношениями с клиентами, используют для автоматизации работы с клиентами. Среди них известны AmoCRM, «Битрикс24», «Мегаплан», Pipedrive, Salesforce, Zoho и др.

Михаил Романовский, директор по маркетингу и продажам Aetsoft:

Михаил Романовский

— Раньше я работал с инструментами постановки и трекинга задач Trello и Basecamp, но со временем отказался от них в пользу Jira. Причина — унификация рабочих инструментов в работе разных департаментов. Отделы pre-sales и разработки в основном используют Jira, это их основной инструмент. Работа в отделах продаж и маркетинга зачастую тесно связана с этими отделами, поэтому удобнее всей компании использовать один инструмент для менеджмента проектов. Это позволяет избежать траты времени на то, чтобы залогиниться в разных системах и дублировать информацию в задачах.

В Jira задача ставится на определенного сотрудника с подробными вводными данными, описанием и дедлайном. Есть возможность настроить доску задач, где видна загрузка по отделам, типам задач, конкретному сотруднику. Этот инструмент помогает следить за загрузкой как всей команды, так и отдельных сотрудников. Также очень помогает функция приоритезации задач.


Наталия Усова, проектный менеджер конструктора сайтов «Старонка»:

— Процессы в нашей команде построены таким образом, что при переходе на удаленную работу практически ничего не пришлось менять. Добавились лишь пару инструментов для быстрой голосовой и видеосвязи.

Наталья Усова

Для контроля выполнения задач и синхронизации команды мы проводим ежедневные митинги, которые занимают 20-30 минут в начале и конце рабочего дня. В обычной офисной жизни — это обсуждение выполненных задач и задач на текущий рабочий день лично с командой. При переходе на удаленную работу мы перешли на созвоны в Discord. Discord — это мессенджер с возможностью постоянной аудио- и видеосвязи. У нас есть голосовой канал, в котором все сотрудники находятся в течение рабочего дня, — получается своего рода виртуальный офис. Таким образом каждый член команды может задать вопрос или попросить о помощи и оперативно получить обратную связь.

Для планирования, постановки и контроля выполнения задач мы используем Notion. Этот таск-трекер удобный и понятный для нашей небольшой команды. В Notion удобно ставить задачи и контролировать их выполнение сотрудниками разных отделов, инструмент универсальный. Там каждый день во время митинга планируем задачи для каждого члена команды, используем доски, отслеживаем каждый этап выполнения задач.

Для проверки того, чем занимаются сотрудники в рабочее время, нам не нужен какой-то особый софт. Достаточно того, что каждый находится на связи в голосовом канале, и мы ежедневно проверяем, какие задачи были закрыты накануне, а что еще стоит доделать. В нашей работе важно не то, сколько часов работал сотрудник, а сколько задач он успел решить.


Надя Дамковская, международный продюсер эмоциональных проектов, основатель WELLNESS-компании HEALTH ME UP, концертного агентства WONDERLAND EVENTS и продюсерского дома ND Production:

Надежда Дамковская

— В компаниях для постановки задач и контроля их выполнения мы используем «Битрикс24». Наши сотрудники работают удаленно, поэтому дополнительно используем для связи Zoom и реже телеграм-чаты. Для еженедельных планерок используем Zoom. В работе приняли закон: если задачи нет в CRM, то ее не существует. Это мотивирует всех фиксировать свои задачи и их решение, что упрощает удаленный контроль. Удобный интерфейс позволяет разделить задачи по группам, проектам, тегам и большому количеству фильтров. Нам нравится «Битрикс» тем, что задачи друг другу могут ставить работники всех уровней. Таким образом я тоже получаю задачи от сотрудников. Считаю, что такие вещи, как взаимная постановка задач, сближают и объединяют.

Мы стараемся работать не по графику, а по мере выполнения задач. Считаю, что эффективно контролировать результат, а не то, сколько работает команда. В нашем коллективе важно доверие, и так или иначе в «Битрикс24» четко видно, когда задача просрочена. В такой ситуации мы уже лично обсуждаем, что случилось и как можно помочь в решении задачи.


Виталий Нищенко, основатель Первого аутсорсингового отдела продаж Prosale.by, интернет-магазина BAX.by, координатор Бизнес #СООБЩЕСТВО24:

Виталий Нищенко

— Внедрение CRM решает задачи аккумулирования информации из различных каналов коммуникации с клиентами. С помощью CRM-системы мы получаем более предсказуемые результаты конверсии лидов в заказчики и, как следствие, выполнение плановых показателей. Это связано с подсказками, которые дает CRM-система сотрудникам, если она правильно настроена. Например, система регистрирует лид и автоматически создает задачу на перезвон и классификацию заказчика, потом — на действия по прогреву лида. Если создается договор, она предлагает варианты для апсейла или кроссейла для каждого из товаров, напоминает о постпродажном сервисе и когда в следующий раз связаться с клиентом для того, чтобы еще продать.

CRM-система объединяет массив данных для анализа и автоматически присылает отчеты по количественным показателям. Например, из массива данных можно быстро получать анализ за месяц, квартал, год или даже посуточно.

Важно понимать, что само внедрение CRM-системы не решает задачу контроля, не осуществляет контроль. Важно, чтобы ею грамотно пользовался руководитель и понимал, зачем она ему. Для сотрудников она является обузой, руководитель просто ее навязывает, новые отчеты не уменьшают работу, а увеличивают ее. У сотрудников появляется дополнительная работа, кроме непосредственно той, которая ведет к результату. Но если компания имеет хорошую систему мотивации, если сотрудники понимают, зачем нужна CRM компании, то CRM-система, безусловно, контролирует средства и деньги для аккумулирования анализа ontime. Если вы видите, что в за неделю снизился какой-то из показателей, то можете повлиять на сотрудников, чтобы они успели это исправить до конца месяца. А сотрудники, в свою очередь, могут осуществлять самоконтроль по тем показателям, по которым осуществляется их контроль в конце месяца, если им это правильно донесли.


Михаил Воронов, CEO компании «Мозгобойня»:

Михаил Воронов

— За время работы в компании я застал «Мегаплан», Trello, «Битрикс24», Todoist, Omnidesk. Тестировали таск-менеджеры Pyrus, «Яндекс.Трекер» и Notion. Среди всех этих сервисов оптимального не нашли. Где-то не хватало одной важной функции для интеграции в команду, и именно это не давало внедрить инструмент. Trello проработал в компании два года — продержался дольше всех. Но отсутствие оригинальной синхронизации между досками всегда заставляло нас искать альтернативу. Также влиял фреймворк, который преобладал в деятельности компании. Для IT-подразделения у нас была и остается Jira.

Прямо перед пандемией мы внедрили Asana как основной инструмент синхронизации и постановки задач. Его основное преимущество — прозрачность в синхронизации задач между проектами и продуктами. Также возможность использования коротких отчетов — статусов по проектам. Пожалуй, сейчас это самый перспективный инструмент на рынке, правда, не самый дешевый.

Что касается контроля, то мы проверяем результат, а не затраченное время. У нас ответственная команда, сотрудники самостоятельно контролируют свои задачи. Есть ключевые результаты, которые проверяются по итогам спринтов.

Контроль допуска к рабочему месту, учет рабочего времени и DLP-системы

Для учета рабочего времени в разных компаниях применяются автоматизированные системы допуска в офис: от простых прокси-карт до систем допуска через распознавание лиц или по отпечаткам пальцев. Для контроля деятельности сотрудников за их ПК используются DLP-системы — специальный софт, который устанавливается на компьютеры и собирает данные о том, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время, сколько времени там проводят и т. д. Среди таких систем известны Searchinform , Kickidler, Time Doctor и др.


Михаил Романовский, директор по маркетингу и продажам Aetsoft:

— В учете рабочего времени в нашей компании применяются стандартные прокси-карты, чтобы контролировать время присутствия на рабочем месте, если говорим о стандартной работе в офисе. Сейчас практически все наши сотрудники работают удаленно. Поэтому мы используем Time Doctor для контроля активности рабочего компьютера. Проще говоря, каждый наш сотрудник установил себе на компьютер программу, которая ведет учет сайтов и приложений, с которыми работает пользователь в рабочее время. Он помогает понять: сколько времени провел человек в YouTube, Facebook и т. д., а сколько — в рабочих инструментах. Также показывает idle time (время простоя) — когда сотрудник открыл одно приложение и никакой активности не ведет.


Андрей Шаурко, директор по маркетингу VSGate:

Андрей Шаурко

— В 2020 году все, кто приходит в офис, включая сотрудников компании, — это посетители.

Поэтому контролировать, сколько людей пустить в помещения и кого именно, важно как никогда. Теперь от этого зависит не только безопасность, но и здоровье людей. The new normal в теме автоматизации офисов звучит так: как выставить лимит загрузки офиса и отслеживать его в режиме реального времени, как удаленно онбордить и оффбордить сотрудника, как попасть в офис, не дотрагиваясь до общих дверей, как мониторить здоровье тех, кто внутри: температуру тела, кто был привит, кто переболел?

Большой упор сейчас делается на облачные решения и интегрируемость, мы в VSGate особенно ощущаем второе. Потому что, если первые три вопроса — ограничение загрузки офиса, удаленный контроль и бесконтактный доступ по смартфону — мы решаем, то для мониторинга здоровья, например, нужна интеграции с термокамерами. Например, можно в несколько секунд запретить вход сотруднику с температурой, показать, с кем он контактировал за последние недели, но нам нужна входная информация от измеряющих камер. Такую интеграцию мы планируем.

Раньше задача нашей системы была помочь администраторам: замена ручной выдачи карт на автоматический выпуск мобильных ключей к офису, месту в коворкинге или арендному жилью. Теперь же вопрос обстоит так: как вообще убрать контролирующий персонал из офиса и сделать контроль доступа полностью автономным? Готовим такой пилот в Минске с одним из крупнейших коворкингов, запуск планируем через несколько недель. Плюс одно из ведущих агентств недвижимости прорабатывает с нами открытие сети офисов у дома по принципу каршеринга, только офис-шеринг, с жестким соблюдением вышеуказанных требований по доступу и санитарным нормам.


Игорь Гейсик, специалист по информационной безопасности:

Игорь Гейсик

— Программы контроля условно можно поделить на два типа: контроль рабочего времени и полный контроль. К первому типу относятся программы, контролирующие процессы, которые запускает пользователь (служебные, игровые, видео), какие сайты посещает (связанные с работой или нет) и сколько времени в них проводит. Как правило, такой софт покупают небольшие компании примерно на 10 компьютеров в офисе.

Полный контроль подразумевает отслеживание почты, переписок в мессенджерах и соцсетях, мобильных устройств — сбор информации на сервер, индексацию и анализ по определенным критериям.

Полный контроль осуществляется DLP-системами. Их покупают крупные предприятия, заинтересованные больше в защите информации, чем в неправильном распределении времени сотрудниками.

Как правило, программа для слежки внедряется без ведома сотрудника. По закону, компания обязана информировать сотрудника о контроле, но не всегда это делает. Однако, даже если сотрудник обнаруживает контроль и сбор его личной информации, скажем, из почты, у него нет шансов как-то повлиять или наказать работодателя. Даже через суд. Аргументация работодателя очень простая: вся информация на оборудовании компании принадлежит компании.

На практике софт контроля времени, по большому счету, напрасная затея. Сотрудники очень находчивые, они быстро находят решение, как обойти эту проблему. Все личные вопросы они могут решать на личном смартфоне, а на офисном будет запущен MS Word, к примеру.

Есть программы, которые ведут контроль активности. Например, когда программа видит, что никто не нажимает кнопки, значит, надо нажать любую не реже определенного интервала. DLP точно так же обходится. Если учесть, что основная задача DLP-системы — не допустить слив информации, то в современных реалиях любой человек может сфотографировать экран с помощью смартфона. Такие системы покупают многие крупные компании. Для банков и госструктур они стратегически необходимы.

Фото предоставлены собеседниками.



Курс бел. рубля 02.12.2020
Нал. (банки Минска)
покупкапродажа
$12.58702.5900
13.12203.1250
p1003.41503.4100
Б/нал. (НБРБ)
$12.5905
13.1000
p1003.3986