«То, что занимало 2 недели, делаем за 3 часа!» Руководитель deal.by — о сервисе мгновенного обмена документами
deal.by — торговая площадка в сети Интернет, которой более 10 лет. Площадку активно используют более 7000 предпринимателей для совершения сделок купли-продажи. Продаются и покупаются товары и услуги для сегментов b2b и b2с.
Главный офис компании находится в Украине, а работы ведутся на 4 рынках, в том числе в Беларуси, России и Казахстане. В компании больше 1000 сотрудников, в минском офисе — 50. Облачный электронный документооборот в Украине подключен уже несколько лет. Второй страной, где было решено использовать некоторые его элементы, стала Беларусь.
У отделения нашей компании в Украине уже есть опыт работы с сервисами обмена документами с электронной цифровой подписью. Внедрение его в остальных офисах было делом времени. В Беларуси основной проблемой, которую мы хотели решить с использованием сервиса, была ежемесячная отправка актов оказанных услуг.
Критериями для выбора сервиса в Беларуси были простота и удобство. Не хотелось покупать и устанавливать какое-то оборудование, что-то у себя инсталлировать... После анализа потребностей нашей компании и предложений на рынке мы остановились на QuiDox.by — облачной системе, вся работа в которой происходит через личный кабинет сервиса.
Переход занял 2 недели
- Встретились с сотрудниками «КвиДокс», обсудили механику продукта, возможности и процесс нашего перехода на сервис.
- Определились со стоимостью сервиса с учетом нашего объема документооборота.
- Со своей стороны собрали данные о клиентах, документах и сделали выгрузку.
- Интегрировали нашу выгрузку в «КвиДокс» и посмотрели, как это все работает.
- Написали небольшой синхронизирующий инструмент, чтобы совместить нашу CRM и «1С» для удобного выставления актов.
Далее нам нужно было проинформировать контрагентов о том, что рассылка актов оказанных услуг будет происходить через сервис мгновенного обмена электронными документами.
У нас было 2 пути. Менее рисковый — начать работу с системой только с частью контрагентов, более рисковый — перевести одновременно всех контрагентов на «КвиДокс». С учетом проделанной большой подготовительной работы мы решили пойти по рисковому пути, о чем ни разу не пожалели. Весь переход занял у нас около 2 недель.
Как это работает для клиентов
Для информирования контрагентов мы подготовили внутреннюю коммуникацию: рассылки, информационные письма. Проинформировали менеджеров о том, как лучше донести до клиентов эту информацию. Плюс у самого «КвиДокс» есть выделенный номер поддержки, и специалисты сервиса оказывают консультации нашим клиентам по возникающим вопросам: куда заходить и как пользоваться?
Для получения доступа к документам всем нашим контрагентам в «КвиДокс» автоматически были созданы личные кабинеты, в которых размещены документы с нашей электронной цифровой подписью. Чтобы забрать эти документы, достаточно ввести свои логин и пароль, полученный в письме-уведомлении. При этом флешка ЭЦП не требовалась, потому как нами предоставлялись односторонние акты, которые подписывать не нужно. Документы можно скачать и распечатать. Но главное, что документы не теряются: в личном кабинете в любой момент есть доступ ко всем актам, документы в любое время можно сохранить локально.
У нас были некоторые опасения, что эти новшества кто-то может воспринять негативно, что нам сейчас оборвут телефон... На самом деле все прошло очень гладко и без напряжения. Люди быстро осознали все преимущества, которые им дает система мгновенного обмена документами. И если компании захотят продолжить работать в этой системе, в их личном кабинете будут сохраняться все отправленные и полученные ими документы. Таким образом, со временем «КвиДокс» станет для всех нас полноценным центром обмена электронными документами.
Преимущества системы: время и деньги
Сервисом мы пользуемся без малого полгода и уже в полной мере почувствовали все его плюсы и оценили выгоду.
Как было раньше. Каждый месяц требовалось распечатать более 9000 актов, подписать их вручную, поставить печать. Положить каждый акт в конверт, подписать его, отнести на почту. Мы подсчитали, что в год на конверты, бумагу, печать и почтовые расходы мы тратили около $50 000, поэтому легко понять размер экономии.
Ежемесячно эта рутинная работа занимала у нашей бухгалтерии около 2,5 недели.
Как сейчас. Мы определяем у себя в системе, кому какой акт нужен, на какую сумму и услугу. Выгружаем акты прямо в «КвиДокс», далее все документы автоматически подписываются с помощью ЭЦП, раскладываются по личным кабинетам пользователей, где наши клиенты при желании могут все скачать и сохранить локально.
Весь процесс сейчас занимает около 3 часов. Не могу вам передать, как довольны и наша бухгалтерия, и менеджеры.
Какие еще плюсы:
- сокращение времени работы персонала;
- экономия места для хранения документации: акты каждого месяца у нас занимали 6 толстых папок;
- отсутствие каких-либо препятствий при использовании сервиса для наших контрагентов: никаких дополнительных регистраций, работа со всеми входящими документами абсолютно бесплатна;
- прозрачность документации для государственных органов;
- затраты на пользование системой окупились в первый же месяц.
Сервис настолько удобный, что я рекомендую его для всех компаний с большим количеством контрагентов.
До ухода на «удаленку» мы использовали систему только для подписания и отправки актов, но сейчас планируем перевод всех формирующихся в деятельности компании документов в режим мгновенного электронного обмена.
Как говорится, хочешь избавиться о документов на бумаге, спроси меня как.
Комментарий Вячеслава Шкадаревича, основателя сервиса мгновенного обмена электронными документами с ЭЦП
Работать с командой, которая четко видит цель и понимает собственные бизнес-задачи, одно удовольствие. Именно поэтому с deal.by получилось такое легкое взаимодействие по быстрому внедрению сервиса в бизнес-процессы.
Действительно, переходя на работу с «КвиДокс», наши клиенты, как правило, начинают с автоматизации процесса обмена односторонними актами. Это логично, потому как он представляет собой самый рутинный и затратный процесс.
На данный момент мы предлагаем клиентам 3 варианта работы с сервисом:
- работа непосредственно через веб-сервис, где можно загружать, подписывать ЭЦП, отправлять контрагентам файлы любого размера и формата — от привычных нам текстовых до узкопрофессиональных видео или чертежей;
- работа с реестром документов через специальные обработчики, позволяющая загрузить, подписать и отправить через веб-сервис неограниченное число документов в один клик;
- полная автоматизация и полноценная настройка для работы в формате «система — система» через API, где практически полностью исключено участие специалистов.
С deal.by в тестовом периоде мы попробовали сначала второй вариант для ускорения процесса внедрения и одновременно настроили системный вариант работы.
По состоянию на сегодня, только от deal.by в сервисе в адрес клиентов было отправлено более 50 000 документов. И для большинства наших пользователей это не только экономия денег в среднем в 6-8 раз, но и высвобождение времени сотрудников для решения более важных бизнес-задач. А в условиях перевода бизнесов на «удаленку» отпадает необходимость присутствия в офисе, печати документов, походов на почту для отправки писем контрагентам.
Автор: Диана Каленик
![Книга "[НЕ]ВЕРНОСТЬ. Что делать, когда не знаешь, что делать", Наталья Краснова](/upload/resize_cache/iblock/7a7/282_282_2/7a7b9cfddbcf856ffc6546f321132b56.jpg)
