Компьютер

9 шагов для перевода документооборота на «удаленку»

Источник: Партнерский материал

Шаг 1. Определите, какие документы и кому вам необходимо отправлять.

Шаг 2. Выберите способ работы с электронными документами.

Шаг 3. Внесите изменения в локальные акты и регламенты.

Шаг 4. Составьте маршрут движения документов.

Шаг 5. Получите ЭЦП для сотрудников, имеющих право подписи.

Шаг 6. Закрепите полномочия на подписание электронных документов за ответственными.

Шаг 7. Помогите сотрудникам разобраться с новым порядком работы с документами.

Шаг 8. Уведомьте контрагентов о переходе на обмен электронными документами.

Шаг 9. Приступайте к обмену электронными документами.

Вячеслав Шкадаревич
Вячеслав Шкадаревич
основатель QuiDox.by — сервиса мгновенного обмена электронными документами с ЭЦП

Удаленная работа стала восприниматься бизнес-сообществом привычно. И если с переводом офиса на «удаленку» уже в основном все разобрались, то, когда дело доходит до подписания в удаленном режиме договора или возврата контрагентами актов, начинается настоящий квест.

Внутри компании можно использовать различные учетные системы, а для быстрого обмена документами с партнерами отличным вариантом являются сервисы обмена электронными документами.

На примере QuiDox.by разберемся, как это сделать максимально быстро и безопасно. И вы наконец забудете, что такое сбор документов в конце месяца, ожидание подписанного второй стороной договора или акта, а директор сможет спокойно работать из дома и подписывать документы в течение нескольких минут. Поехали!

Шаг 1. Определите, какие документы и кому вам необходимо отправлять

Сперва разберитесь, как часто и какими типами документов вы обмениваетесь с вашими контрагентами, в какие сроки вы их формируете и когда они нужны вам и вашим контрагентам, чтобы поддерживать надлежащую платежную дисциплину.

Собранную информацию можно систематизировать в реестре документов и контрагентов. Так вы сможете понять, какие затраты ежемесячно приходится нести на обеспечение документообмена с партнерами, поставщиками, клиентами.

Вот тут мы подготовили опросник, который поможет оценить масштабы проделываемой работы с документами в компании.

Шаг 2. Выберите способ работы с электронными документами

Как правило, выбор способа зависит от количества документов и контрагентов, с которыми придется взаимодействовать.

Веб-версия

Регистрация в сервисе и подключение занимают 5–7 минут.

Наиболее простой способ работы с документооборотом. Не нужно ничего настраивать в своих учетных системах, усанавливать дополнительный софт на компьютер. Просто заходите в веб-сервис, подключаете ЭЦП (либо сразу входите по ЭЦП), загружаете документы, подписываете и отправляете всего за пару кликов. Отправлять контрагентам можно файлы любого размера и формата — от привычных нам текстовых до профессиональных видео или чертежей.

Работа через реестр документов

Подключение и настройка занимают около 30 минут.

Работа с реестром документов осуществляется через специальные обработчики, позволяющие загрузить, подписать и отправить через веб-сервис неограниченное число документов контрагентам в один клик. Такой способ подходит компаниям с однотипными документами, отправляемыми большому количеству контрагентов. Зачастую используется как переходный вариант перед настройкой автоматической работы через API.

Интеграция через API с любыми учетными системами

Настройка займет от одного до семи дней.

Полноценная настройка работы в формате «система — система» позволит практически полностью исключить участие в этом бизнес-процессе специалистов.

Отличный вариант для компаний с большим трафиком документов для подписания и отправки контрагентам (от 500 ежемесячно), использующих учетные системы типа 1С, «Битрикс», АМО CRM и т. д.

API предоставляется бесплатно и с нашей поддержкой легко внедряется.

Шаг 3. Внесите изменения в локальные акты и регламенты

Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов — в частности, пункт о том, что первичные документы могут составляться в виде электронных документов и подписываться электронной цифровой подписью.

Рекомендуем включить в шаблоны договоров пункт о подписании документов ЭЦП и обмене ими через quidox.by. А к уже заключенным договорам заключить дополнительное соглашение об обмене электронным документами через quidox.by.

Шаг 4. Составьте маршрут движения документов

Каждый документ имеет свой жизненный цикл.

В упрощенном виде он выглядит так: создание → согласование → подписание.

В этом шаге важно определиться:

  1. кто и какие документы готовит и направляет на подпись; 
  2. кто имеет право подписи и подписывает; 
  3. кто после подписания направляет документы контрагенту.

Для этого в quidox.by предусмотрен специальный функционал, позволяющий подготовить документ для подписания ответственным специалистом и передать его на подписание ЭЦП руководителю, а также организовать последующую отправку контрагенту.

Если ваша компания небольшая, этот пункт можно смело пропустить.

Шаг 5. Получите ЭЦП для сотрудников, имеющих право подписи

Сделать это несложно, тут размещена вся необходимая информация по ее получению.

Шаг 6. Закрепите полномочия на подписание электронных документов за ответственными

Бизнес-процесс по делегированию полномочий на подписание электронных документов ЭЦП, по сути, ничем не отличается от процесса подписания документов на бумаге доверенными лицами.

Полномочия должны быть надлежащим образом переданы и оформлены, работники должны быть ознакомлены с порядком работы с ЭЦП, регламент по работе с электронными документами должен быть прописан в локальном акте компании.

Доверенность можно оформить в виде электронного документа с указанием полномочий ответственного сотрудника и реквизитами соответствующей ЭЦП. Итоговый документ нужно подписать ЭЦП доверителя. И в любой момент можно направить такую доверенность контрагенту вместе с основным пакетом документов через quidox.by.

В случае компрометации ЭЦП или увольнения сотрудника обязателен отзыв сертификата ЭЦП, чтобы прекратить возможность использования такого ключа неуполномоченным лицом.

Шаг 7. Помогите сотрудникам разобраться с новым порядком работы с документами

Самое важное — совместно разобраться, как будет строиться новый бизнес-процесс по подписанию и обмену документами с контрагентами, особенно в условиях удаленной работы персонала.

В остальном же QuiDox.by интуитивно понятный сервис, во многом напоминающий работу с традиционной электронной почтой. Для удобства пользователей подготовлен набор видеоинструкций, где по шагам разобраны все возможные варианты действий пользователей. А системная и техническая поддержка легко поможет разобраться со всеми вопросами при работе с сервисом.

Шаг 8. Уведомьте контрагентов о переходе на обмен электронными документами

Для этого мы разработали шаблон уведомления, который можно использовать в работе с контрагентами.

Обязательно предупредите вторую сторону о том, что нет барьеров для входа и работы с вашими документами, т. к. согласование, подписание, локальное сохранение входящих документов являются всегда бесплатными для принимающей стороны.

Шаг 9. Приступайте к обмену электронными документами

Короткая видеоинструкция поможет сделать это максимально легко и быстро.

Подведем итог

На первый взгляд все выглядит сложно, но по факту начать обмениваться электронными документами можно в течение получаса. Для более глубокой интеграции потребуется время, но это можно делать планомерно.

В условиях текущей ситуации первостепенно важно сделать так, чтобы работа вашей компании не застопорилась, а оптимизировать процессы можно постепенно, по мере накапливания требований и опыта.


О том, как перевести документы на удаленную работу, мы поговорим 21 апреля на открытом вебинаре «Переводим документооборот с контрагентами на „удаленку“».

Присоединяйтесь! Регистрация и все подробности — тут


Курс бел. рубля 28.09.2020
Нал. (банки Минска)
покупкапродажа
$12.60802.6140
13.03203.0450
p1003.35003.3700
Б/нал. (НБРБ)
$12.5992
13.0318
p1003.3813