Работа

Как мы заменили бумажные документы на электронные и что получили через месяц

Источник: Office Life
Я уже много лет работаю главным бухгалтером в компании. За эти годы я поняла, что наиболее проблемная часть моей работы — бумажный документооборот первичных учетных документов.

Конечно, все это сказывается на продуктивности персонала, эффективности работы компании, общем настрое сотрудников.

Все мы устали от бесчисленных папок документов, отсутствия оперативного доступа к ним, вечного конфликта с сотрудниками предприятия, долгого обмена документами с контрагентами и сотрудниками компании.

ЭДиН: Бизнес без бумаг — ключ к эффективной работе

Я давно поняла, что если упростить бумажный документооборот, можно в разы повысить эффективность как работников, так и компании в целом. Решение сразу пришло на ум — перейти на безбумажный документооборот. Осталось только найти подходящий сервис для этого.

Нашла предложение от сервиса ЭДиН. Привлекло описание сервиса, набор функций, цены. Решила попробовать его на практике. Попробовала и влюбилась! Здесь столько возможностей!

Бизнес без бумаг

Что мне дала работа с документами через сервис ЭДиН:

  • Обмен электронными документами с любым контрагентом из Республики Беларусь происходит за 5 секунд.

  • Теперь я могу обмениваться электронными документами и с сотрудниками своей компании. Подписание сотрудниками внутренних документов стало еще проще с мобильной ЭЦП.

  • Использование ЭЦП полностью придает юридическую значимость электронным документам согласно законодательству. Особенно полезно оказалось использование прикрепленной подписи, так как дает возможность нам хранить документы простым и понятным способом в отличие от других сервисов, где ЭЦП хранятся отдельными от основного документа файлами.

  • Отслеживание статуса документа. Я всегда знаю, что происходит с файлом, который я отправила.

  • Теперь имею доступ ко всем документам через свой компьютер.

  • У меня есть возможность работать из своей 1С-ки, а у сотрудников — дома через браузер.

  • Мой контрагент также может выбрать — работать из своей учетной системы или используя браузер.

  • С помощью сервиса приглашений я мгновенно разослала всем контрагентам оповещение о том, что наша компания переходит на электронный документооборот, а к письму дополнительно прикрепляется электронный документ с ЭЦП в формате PDF.

  • Все документы я могу хранить как в облаке, так и локально.

Как это работает?

Перейти на работу с ЭДиН лично для меня было не сложно.

Как мы заменили бумажные документы на электронные и что получили через месяц

Результат внедрения ЭДИН: бизнес без бумаг

Через месяц пользования сервисом электронного документооборота ЭДиН я составила список самых важных для меня преимуществ его внедрения:

  • Обмен документами с контрагентами занимает не более 5 секунд.
  • Подписывать электронный документ я могу, используя любой браузер, например Chrome.
  • Функция контроля статуса документа позволяет мне отследить движение документа после его отправки.
  • Сократилось время утверждения документов, так как мы не ждем, пока ответственный сотрудник приедет в офис для подписания.
  • Мгновенно можно найти любой первичный документ.
  • На рабочем месте всегда порядок. Никаких папок — все в облаке!
  • Сократилось время на подготовку и обработку документов.
  • В 7 раз снизились финансовые затраты компании.
  • Сервис ЭДиН позволяет мне работать с огромным массивом документов.
  • Я  уверена в сохранности документов.
  • Мы всегда готовы к налоговой проверке, так как все документы под рукой.

Добавлю, что благодаря автоматизации многих трудоемких и требующих внимания бухгалтерских процедур работники стали спокойнее, больше работы успевают сделать за день, конфликты из-за путаниц с бумагами свелись к минимуму.

Подводим итоги

Я на своем опыте проверила эффективность  ЭДиН: Бизнес без бумаг и с уверенностью утверждаю, что это решение нужно внедрить на многие предприятия. Выигрывают как владельцы фирмы, так и ее работники.

Вы всё еще думаете? Просто попробуйте! Делюсь контактами:

+375 44 727 22 00 Сайт Facebook

На правах рекламы



Курс бел. рубля 01.10.2020
Нал. (банки Минска)
покупкапродажа
$12.60002.6040
13.05203.0560
p1003.36003.3500
Б/нал. (НБРБ)
$12.6236
13.0727
p1003.3343