Совещание

На повестке дня...

Совещание в офисе: когда место встречи изменить нельзя
Автор: Лев Евгеньев
Ни один успешный бизнес не может обойтись без такого формата работы, как совещания. На них подводятся итоги, строятся планы, раздаются нагоняи и «плюшки». Как часто совещаются руководители белорусских компаний? В каком составе проходят заседания? Как долго они длятся? Как сделать их максимально эффективными? Интересовался Office Life.
Ирина Баценко
Ирина Баценко,
учредитель клуба английского языка «Малберри Клаб»

Частота. Раньше мы организовывали еженедельные совещания, в ходе которых подводили итоги и строили планы на следующую неделю. На них присутствовала управляющая часть компании — менеджмент. Раз в месяц проводили одно собрание с преподавателями, фактически это были своего рода организационные и методические семинары по обучению.

Со временем наша модель совещаний изменилась. Сегодня мы проводим их по мере необходимости. Как правило, в процессе заседания определяем планы на ближайшие две-три недели. Например, можем собраться перед запуском очередного проекта или по его завершении. То есть четкого графика нет.

Продолжительность. Длительность совещаний варьируется. Чаще всего они продолжаются около часа, но здесь все зависит от задач. Если на повестке дня обсуждение нового и глобального проекта (работа с посольствами или крупными компаниями), мы можем совещаться и два, и три часа.

Формат. В основном на заседание приглашаются те, кто непосредственно участвует в проектах. Например, недавно мы организовали большой образовательный лагерь для школьников. Собирались в основном руководители направлений и те, кто разрабатывал программу.

Рекомендации. Мой совет руководителям компаний: будьте гибкими. Раньше мы всегда заранее устанавливали повестку совещания, распределяли, кто какие вопросы будет освещать, кто за какой сегмент отвечает. Затем пришли к выводу, что некоторые моменты все равно упускаем из виду, потому что жизнь протекает очень быстро, она постоянно вносит свои поправки. Сегодня, если что-то меняется, мы мгновенно корректируем повестку дня.

Кроме того, могу посоветовать тем, кто готовит командный проект: на начальном этапе назначьте ответственного за его реализацию. Этот сотрудник должен будет координировать все этапы. В дальнейшем важно постоянно отслеживать результат.

«Малберри Клаб» — это образовательные программы на английском, русском как иностранном языках для детей и взрослых, корпоративное обучение и англоязычное издание MULBERRY Club English.

Александр Макейчик
Александр Макейчик,
директор ООО «Смарт Бизнес Технолоджи»

Частота. Совещания у нас проходят раз в неделю по вторникам. Случаются, конечно, экстренные заседания, но чаще всего решаем вопросы в рабочем порядке.

Вторник выбрали методом исключения. Планерки в пятницу невозможны, потому что продуктивность к концу недели обычно снижается, да и этот день лучше подходит для подведения итогов, чем для постановки задач. Понедельники исключили ввиду специфики работы: у нас это наиболее загруженные дни.

Продолжительность. В среднем одна планерка у нас длится около 30 минут.

Формат. Заседания проходят в составе руководителей подразделений, реже могут привлекаться рядовые работники.

Рекомендации. Советую поднимать те вопросы, которые можно урегулировать только на совещании. Большинство из них должно решаться в рабочем порядке. Собрание необходимо скорее для координации процессов, чтобы наладить взаимодействие между различными подразделениями. Если отдельно взятый вопрос касается, например, внутренней жизни подразделения, какой смысл поднимать его на общей летучке?

Нелишним будет попросить предоставить минимальный отчет о проделанной работе и план на будущее, то есть выяснить, что сделано и как будут решаться новые задачи.

Деятельность компании «Смарт Бизнес Технолоджи» сконцентрирована в области автоматизации работы банков и организаций, занятых в торговой сфере.

Вячеслав Есенин
Вячеслав Есенин,
директор Assist Belarus

Частота. Совещаемся обычно один раз в неделю. Как правило, это вторник. Понедельник исключили, поскольку это тяжелый день после выходных, когда сотрудники только вливаются в работу.

Продолжительность. Одно заседание занимает от 15 до 30 минут.

Формат. Зависит от того, кого из сотрудников касается вопрос. Решаем текущие задачи, поэтому состав всегда разный. Можем привлечь специалиста, если требуется его консультация.

Рекомендации. Все участники совещания должны быть заранее проинформированы о том, какие вопросы будут обсуждаться. Тогда работник будет приходить на заседание с четким пониманием задачи. Это касается как руководителей, так и рядовых сотрудников. Перечень тем рассылаем по электронной почте. Как правило, все вопросы решаем в течение недели. Если проблема требует больше времени, обязательно устанавливаем сроки и назначаем ответственного, фиксируем результаты. Это упорядочивает и структурирует деятельность.

Assist Belarus — мультибанковская система приема платежей по банковским картам через интернет, позволяющая в реальном времени производить авторизацию и обработку электронных платежей.

Сергей Виноградов
Сергей Виноградов,
директор группы патентных поверенных PAG

Частота. В текущем режиме по мере необходимости каждый день проводим мини-планерки. Кроме того, раз в одну или две недели организуем совещания в расширенном составе. Наша деятельность довольно разнообразна, она касается изобретений, товарных знаков. Каждый случай индивидуален, подразумевает участие специалистов. Организационные вопросы, подведение итогов иногда требуют коллективного обсуждения.

Продолжительность. Бывает по-разному, в основном — от 30 минут до 1 часа и дольше. Порой большое заседание перетекает в локальное, которое проводится в узком составе.

Формат. У нас небольшая компания, мы проводим встречи в гибком режиме, собираем тех, кого касаются затрагиваемые вопросы. Иногда обсуждаем дела в рабочей комнате, а случается — и просто в столовой во время обеда.

Рекомендации. Совещание — это важная составляющая рабочего процесса при условии, что она эффективна. Для этого необходимо зафиксировать основные моменты заседания и потом не забыть проконтролировать их реализацию.

Группа патентных поверенных PAG занимается защитой интеллектуальной собственности в Республике Беларусь.

Никита Козырев
Никита Козырев,
директор по розничному бизнесу МТБанка

Частота. Совещания провожу ежедневно — с разными командами и по разным проектам. Каждое утро проходят встречи на уровне правления. По одним проектам организуются обязательные еженедельные совещания с подведением промежуточных итогов, по другим проектам, которые находятся в проработке, можем встречаться чаще.

Продолжительность. В среднем совещание занимает от получаса до часа. В день провожу две-три встречи, больше стараюсь не назначать.

Формат. Есть пул ключевых участников совещаний — это начальники управлений, с которыми встречи проходят на постоянной основе. На совещаниях мы обсуждаем стратегически важные задачи, по которым решения принимаются коллегиально. Это может быть вывод нового продукта или модернизация старого, обдумывание рекламных кампаний. Новые продукты и стратегии лучше обсуждать в узком кругу. Когда сложится определенное понимание, на совещание собирается более широкий круг работников, вместе мы собираем мнения, каждый — со стороны своих компетенций — смотрит, как можно решить вопрос.

Для максимально продуктивного совещания, на мой взгляд, должно присутствовать не больше пяти человек. Многое зависит от стиля работы руководителя: кто-то любит единолично принимать решения, мы же обсуждаем все коллегиально. Есть еще один формат, когда мы собираемся командой ключевых участников и куда-нибудь выезжаем, — таким образом вопрос прорабатывается на уровне сбора идей, которые потом рассматриваются в профильных подразделениях.

Рекомендации. На любом совещании у каждого сотрудника есть своя роль, манера поведения. Важно определить, кто в данный момент играет роль критика, модератора, идейного вдохновителя либо иную роль, причем их список достаточно большой. Чтобы совещание было эффективным, важно правильно управлять этими ролями: кого-то в нужный момент осечь, кому-то дать высказаться и т. д. И конечно, хорошо знать сильные и слабые стороны каждого из членов команды. Все мы люди, поэтому необходимо учитывать человеческий фактор.

Загрузка...

Курс бел. рубля 21.11.2018
Нал. (банки Минска)
покупкапродажа
$12.10302.1100
12.39202.4060
p1003.18503.2000
Б/нал. (НБРБ)
$12.0989
12.4052
p1003.1982