Главная задача деловой коммуникации — сделка. Поэтому правила поведения должны адаптироваться под самый выгодный сценарий, который позволит эффективно, экологично и быстро эту сделку совершить.
Приветствие
✔️В деловой коммуникации нет гендерных различий, поэтому не просто нормально, но и важно здороваться за руку и с коллегами-женщинами. Согласно правилам делового этикета, старший подает руку младшему. Если позиции равные, то инициирует рукопожатие принимающая сторона, более активный коллега или женщина. К сожалению, в постсоветских реалиях деловое рукопожатие с женщиной еще не стало повсеместным. К тому же свои правки внес «ковид»: из соображений безопасности некоторые здороваются кулачками, локтями или просто кивают в знак приветствия.
Внешний вид на переговорах
✔️ Дресс-код. Темный костюм и блестящие ботинки — прошлый век (а в теплом сезоне на дневных приемах темный костюм вообще моветон!). Сегодня многие корпорации адекватно смотрят и на кроссовки, и на трикотажные и клубные пиджаки. Большей проблемой будет теперь овердресс — слишком официальный и торжественный костюм, когда вы натянуты как струна и одеты с иголочки, а ваши собеседники в майках. Современное общество ценит демократичность, а не дистанцию. Лучше легкая небрежность и вид, словно вы не заморачивались. Деловой мир Европы более расслаблен, у них на встречах приемлемы и креативные прически у мужчин, и трикотажные топы у женщин. Нашего человека за границей сразу видно по слишком строгому и нарядному виду. Вторая беда постсоветского человека — катастрофическое неумение подбирать костюмы по размеру. Тут и пиджаки с большими плечами, и слишком длинные рукава, закрывающие большой палец руки по косточку, и брюки гармошкой у ботинок.
✔️ Носки — это боль и страдание! Вот несколько правил. Белые носки — для спорта. Есть обувь, с которой носки не носят: лоферы, топсайдеры, мокасины, эспадрильи, слиперы, слипоны, низкие кеды. Классическая и полуофициальная обувь в деловом образе все же предполагает носки. Это, например, оксфорды, дерби, пенни-лоферы, венецианские лоферы, монки. Строгий офисный костюм без носков, что было в моде еще несколько лет назад, сегодня все же вызывает диссонанс, выглядит безвкусно и старомодно.
✔️ Колготки и чулки на официальных мероприятиях нужны обязательно. Официальными мероприятиями называются те, где вы присутствуете как официальное лицо, как человек-функция. То есть не просто Анна Петровна, а директор фирмы или председатель правления. При этом чулки/колготы должны быть телесного или черного цвета, без рисунка и блеска. Идеальный вариант — 8 ден.
✔️ Ваш внешний вид — это проявление уважения к второй стороне. Правила дресс-кода и поведения диктуются местом, где проходят переговоры. Если знаете, что встречаетесь с человеком консервативного типа мышления, оденьтесь солиднее, чтобы бы не было реакции: «Что ж ты пришел в байке?!»
Назначение встречи
✔️ Если встреча нужна вам, то вы предлагаете место и время, два-три варианта: «Вам будет удобно, если я приеду к вам в офис, или встретимся на нейтральной территории?» Можно написать: «Мне удобно встретиться во вторник после обеда или в среду утром». Вариант «могу в любое время» показывает, что вы ничем не заняты.
✔️ Назначая встречу в ZOOM, аргументируйте: это быстрее, безопаснее. Лучше, если первая встреча-знакомство будет личной. Учитывая широкую географию бизнеса в современном мире, когда у вас могут быть партнеры и в Бразилии, и в Австралии, порой очень сложно и даже невозможно встретиться со всеми партнерами лично в реальности. Тем не менее такую возможность нельзя упускать. Даже будучи проездом в городе/стране, где у вас есть партнеры, постарайтесь пересечься с ними лично, передать подарок, провести ужин/обед. Личная встреча создает необходимую теплую связь между людьми. Как минимум у человека точно утвердится мысль, что вы реальны, а не голограмма. Мы часто недооцениваем, насколько наш мозг по-разному воспринимает человека или изображение.
Проведение встречи
✔️ Присутствие ЛПР на встречах для многих культур и бизнесменов must have. При нашем ритме жизни и плотности ежедневных контактов распыляться просто на разговоры нерационально.
✔️ Важно понимать, сколько людей будет на переговорах. Если с вашей стороны один человек, а с другой — пятеро, это излишнее давление, суматоха и дискомфорт. Возьмите кого-то с собой, даже если вы уверены, что все можете решить сами.
✔️ Жесткие переговоры в определенной среде считаются эффективными, но это не так. Их задача — сбить вас с толку, обескуражить. Самое правильное поведение в случае агрессивного поведения визави — оставаться максимально ровным и спокойным.
Бизнес-обед и кто за него платит
✔️ Бизнес-обед — довольно условный обед. Хотите решить дела — приходите сытым. Или переходите к делам только во время десерта, до этого ведите small-talk, задавайте вопросы,не требующие развернутых ответов. При первой встрече, например, можно попросить вашего собеседника рассказать о себе, компании, планах.
✔️ Есть ряд блюд, которые не рекомендуется заказывать во время бизнес-обеда, — например, спагетти, борщ, рыбу с костями. Так как есть риск нанести непоправимый вред костюму. Идеальные блюда те, которые можно есть по кусочку, не слишком увлекаясь их чисткой или разделкой костей от мяса: стейк, котлеты, нарезанные салаты, овощи и прочее.
✔️ Кто за кого платит? Счет оплачивает приглашающая сторона. То есть, если звучат слова «я вас приглашаю», это означает, что человек берет оплату на себя. При приглашении руководителем подчиненных на обед, счет оплачивает руководитель. Если коллеги или партнеры равны — каждый платит за себя. Принимающая сторона та, для которой встреча была важнее и нужнее. Сторона, получившая «да» на свой запрос на переговорах, может предложить заплатить за обоих. Но при таком предложении вы не обязаны соглашаться. Ваш отказ может означать, что вы хотели бы сохранить независимое положение при принятии решения.
✔️ Вы не обязаны угощать всех людей, которые приходят к вам на переговоры в заведение, будь оно ваше или вы проводите встречу на его территории. Чтобы обойти острый момент в виде фразы «заплатите за свой счет сами», попросите официанта принести счет: «Рассчитайте нас, пожалуйста. Раздельно».
Правила общения на деловой встрече
✔️Если вы с клиентом общаетесь на «вы» и по имени-отчеству, так же называйте своих коллег: «Анна Михайловна, вы...» (даже если в повседневном общении она для вас просто Аня). Если с клиентом на «ты», так же общайтесь и с коллегами. Сейчас чаще принято обращение на «вы» и по имени, но без отчества: «Ирина, вы...»
✔️ Смотрите, что у человека написано в подписи и как он представляется. Если представляется «Оксана», так и называйте. Аналогично — «Оксана Анатольевна». Не переходите сами на краткую форму имени, если человек не предложит. Тем более, сами не переходите на «ты».
✔️ Как быть, если вы забыли имя собеседника? Скажем честно, такое бывало у всех без исключения, ваше имя тоже забывают! Уместно спросить имя дважды, потом это уже хамство. Можете в процессе завуалированно напомнить, как вас зовут: «Мои сотрудники мне часто говорят — Оксана...» И не надейтесь на память, сразу запишите имя собеседника в блокнот или телефон!
Опоздания
✔️ В разных странах традиции опоздания отличаются. Хорошо быть пунктуальным, но не всегда. Порой это может показать вашу слишком большую заинтересованность. Уточнить правила пунктуальности можно по поездам. В Японии задержка на 3 секунды — уже опоздание. В Швейцарии — 10 секунд. Во Франции — 10 минут. В Индонезии поезд может уйти раньше. У нас считается нормальным опоздание поезда на 3–5 минут, примерно это же время допустимо при опоздании на встречу.
✔️ Что делать, если вы опаздываете? До 15 минут — можно написать в мессенджер: «Простите, опаздываю». 30–45 минут — считается, что вы уже пропустили встречу, попросите перенести ее на другое время, например на час. Пишите с этой просьбой не тогда, когда уже опоздали, а хотя бы минут за 15 до часа икс.
✔️ А если опаздывают на встречу с вами? Как только вы пришли, можно написать: «Я на месте». Нет ответа — подождите 15 минут и, если эта встреча нужна вам, позвоните. Максимальное время ожидания — 30 минут, ждать дольше — уже неуважение к себе.
Работа с иностранными партнерами
✔️ Работая с партнерами в странах с отличной от нашей деловой культурой, разумно найти себе местного консультанта по обычаям и внутренним правилам. Он расскажет о тех подводных камнях, о которых не написано ни в одном учебнике. В отеле об особенностях дистанции, о лучших местах для деловой встречи или нюансах внешнего вида может рассказать портье, администратор регистрации или метрдотель.
✔️ Если вы протянули руку азиатскому партнеру, а он стушевался — просто пошутите: «Это все мои европейские привычки!..» Юмор спасает в разных ситуациях.
✔️ Как выдержать «пищевое насилие» на переговорах в восточных странах (и не умереть от обжорства)? Отказываться нельзя, но можно не съедать все, что лежит на тарелке. В некоторых странах, например в Грузии, когда стол оказывается пустым, хозяева обязаны опять его вновь заполнить. Поэтому трапеза рискует стать бесконечной. Так что просто не спешите съедать все, что вам положили. Тем не менее хлебосольные приемы — обязательная часть гостеприимства. Отказываться от обеда или ужина — проявить неуважение к принимающей стороне. Придется потерпеть и запастись мезимом. Вариант — выбирайте на столе что-то максимально легкое. Идеально, если у собеседников на ужине или обеде одинаковое количество блюд.
Нетворкинг
✔️В Беларуси недооценивают нетворкинг и часто сводят его к кумовству. В европейской традиции нетворкинг — это нейронная сеть, по которой работают во всем деловом сообществе. Кому-то кого-то посоветовать — это услуга сразу трем людям, включая себя. Но спросите разрешения у того, чьим контактом собираетесь поделиться.
✔️ Если не можете добраться до нужного вам человека через стандартные каналы (рабочий телефон, приемную с секретарем), включайте магию нетворкинга и выходите на него иными способами (общие интересы, хобби).
Деловая переписка
✔️ Часто мы не получаем ответа на письмо, потому что не указали срока. «Нужно вчера», «срочно» — не работает. «Мне нужна эта информация к пятнице в 12:00» — это да! Хорошо работает аргументация «почему»: «Мне это нужно для подготовки доклада». Связка «потому что» волшебным образом влияет на мозг человека.
✔️ Мы можем не отвечать на письма незнакомых людей, спам или неинтересные предложения. Если ответа ждете вы, то можете напомнить об этом — вдруг письмо не увидели или оно затерялось в потоке корреспонденции.
✔️ На письмо по электронной почте нужно ответить в течение трех дней. До этого можно в мессенджере написать, когда будет ответ.
✔️Важные вопросы не нужно решать через мессенджер, используйте для этого электронную почту. Она хороша и как хранилище для документов, в мессенджере есть опасность удаления сообщений.
Корпоративная культура
✔️ В небольших компаниях корпоративную культуру задает руководитель. В крупных — HR-отдел.
✔️ Лучший способ сменить или внедрить новые правила корпоративной культуры — привлечь к процессу их создания самих сотрудников.
✔️Главная задача корпоративных мероприятий — доведение до сотрудников корпоративных ценностей. Но внедрение ценностей должно происходить не два раза в год, а постоянно.
✔️ Корпоративную культуру нельзя загнать в CRM, это уровень общения людей: как мы обращаемся к другим сотрудникам и руководству, как решаются конфликты.
Фото предоставлены бизнес-сообществом owner.by
#бизнесзавтрак #бизнессреда
