Как без стресса адаптировать новичка в компании на «удаленке»: советы HR-менеджеров

Анна Ишутинова, Евгения Аромаева и Анна Микуло

OL: Какие трудности могут возникнуть у новичка на этапе адаптации на «удаленке»?

А. И.: Смена места работы — всегда стресс, а «удаленка» может добавить сотруднику еще больше сложностей. Адаптацию можно разделить на три составляющих, и в каждой из них могут быть свои трудности.

Первый вид — социально-психологическая адаптация. Личный контакт устанавливается дольше, и, как следствие, переход от формального общения к неформальному происходит сложнее, могут возникать недопонимания среди коллег, конфликты. Сложнее узнать коллегу как личность, так как «не принято» во время звонка отвлекаться на внерабочие вопросы.

Второй вид — профессиональная. Здесь сильно страдает развитие нетворкинга новичка, часто вопрос стесняются задать в письменной форме, обмен опытом происходит медленнее.

И третий вид — организационная. Дома может быть не вся необходимая техника, а процесс настройки рабочей инфраструктуры, необходимых доступов к внутренним сервисам может занять дополнительное время. Не у всех дома может быть оборудовано комфортное рабочее место и т. д.

OL: Какие сотрудники из компании должны быть задействованы в процесс адаптации нового сотрудника на «удаленке»?

Е. А.: Важно помнить, что при удаленной работе меняются только стул и стол, а окружение и режим дня остаются теми же. Поэтому для комфортной адаптации важно, чтобы новый сотрудник почувствовал и прочувствовал поддержку коллег, атмосферу, принятый стиль общения. И принимают участие в этом процессе как минимум три человека.

Основная роль, конечно, у руководителя. Именно от него во многом зависит, как новый сотрудник познакомится с командой, традициями, насколько будет чувствовать себя безопасно, каким будет его план развития и адаптации.

HR-специалист встречает и сопровождает новичка на протяжении его пути в компании: организует приветственную онлайн-встречу, где знакомит с культурой и правилами, бенефитами компании, ключевыми коллегами, помогает подобрать необходимое на испытательном сроке обучение, выстраивает доверительные отношения.

Есть интересная практика выбирать «бади» (buddy) — коллегу, который готов ответить на все вопросы и помочь с адаптацией новичку, познакомить с другими коллегами.

Сказать, что в процессе адаптации участвуют только три-четыре человека, будет неверным. По сути, это каждый новый человек, с которым в первое время знакомится сотрудник. Это и коллеги из других отделов, и специалисты кадровой службы, бухгалтерии, и офис-менеджеры, и другие, потому что именно они транслируют ценности компании в процессе решения конкретных рабочих вопросов.

OL: Какие ошибки чаще всего совершают руководители или HR, адаптируя новичка онлайн?

А. М.: Первая — не оптимальная частота встреч. Это тот случай, когда HR-менеджер и руководитель не синхронизировались по планам друг друга. Либо подолгу не проводят первую и последующие встречи, либо делают это день в день. Здесь важен баланс.

Совокупность встреч с сотрудником в онлайне должна быть больше, чем при офлайн-адаптации. Речь идет не исключительно о плановых 30-минутных созвонах. Даже быстрые, 10–15-минутные Q&A-звонки (QA — Question&Answer), когда сотрудники смогут задать вопрос в устной или письменной форме, возможно, анонимно, и получить ответы, будут только в плюс.

Вторая ошибка — выключенная камера. Казалось бы, такое простое правило, но оно крайне важно для установления контакта с новым сотрудником. Визуальный контакт очень важен для формирования продуктивных рабочих отношений и понимания, в каком эмоциональном состоянии находится новичок.

Третья — отсутствие знакомства с командой. На «удаленке» адаптация сотрудника в компании происходит дольше и сложнее. Новичка надо вводить в команду максимально быстро. На начальном этапе важно организовать общий звонок с командой, сделать информационную рассылку по компании о приходе новичка, добавить его в корпоративные чаты и организовать там знакомства.

ЧетвертаЯ ошибка — нечеткая постановка целей и дедлайнов без ссылки на тех, к кому можно прийти за помощью/советом. Раньше в команде, на корпоративной кухне или по дороге от метро до офиса можно было бегло обсудить какие-то задачи. Сейчас такой возможности нет. А вопрос понимания сотрудником своих задач и ожиданий на испытательный срок крайне важен.

OL: Как могут помочь сами линейные сотрудники интегрировать новобранца в команду?

Е. А.: Первое. Открыто и искренне поприветствовать новичка в первые дни работы, продемонстрировать, что ему рады и его ждали.

Второе. Создать атмосферу поддержки и безопасности: новый сотрудник должен понимать, что ему помогут коллеги и ответят на волнующие вопросы с пониманием.

Третье. Добавить в неформальные чаты/встречи.

Четвертое. Собраться командой на «онлайн-пиццу», где каждый может рассказать о себе и познакомиться чуть ближе.

Пятое. Стать ментором новичка, чтобы помогать не только с общими вопросами, но и с конкретными советами по задачам.

OL: Какие стоит проводить мероприятия и активности, чтобы облегчить адаптацию новичка в компании?

А. И.: Для некоторых компаний, не имеющих опыта распределенной работы, адаптация в удаленном формате стала вызовом. Организациям пришлось пересмотреть этот процесс и внедрить новые инструменты, чтобы сделать первые месяцы сотрудника на новом месте комфортными и продуктивными.

В разных странах и компаниях продолжительность онбординга варьируется. В белорусских компаниях адаптация длится в среднем три месяца. Поэтому самые важные адаптационные мероприятия нужно организовать в этом промежутке.

Первый рабочий день. Сотрудник знакомится с руководителем и HR-менеджером, где они рассказывают ему о компании, организации рабочих процессов, кто и в чем сотруднику может помочь. Важно сразу же познакомить новичка с коллегами, персонально обозначить, к кому он может обращаться по тем или иным вопросам. Очень помогает закрепление за новичком ментора, который начинает сопровождать новобранца с первого рабочего дня.

Следует вручить и объяснить гайд с корпоративными правилами. Вовлечь сотрудника поможет и мерч компании — например, яркая майка, рюкзак или кружка для кофе с логотипом компании. Новых сотрудников можно добавлять в специальный чат для новичков, где они также могут знакомиться друг с другом, задавать вопросы, помогать и подобным образом выстраивать нетворкинг.

На первой неделе руководитель вместе с сотрудником должны обсудить план адаптации. В данном плане необходимо четко прописать, какие сервисы, внутренние порталы должен изучить сотрудник, какие задачи выполнить и по каким критериям его результат будет оцениваться. Обязательны также онлайн-беседы с HR-менеджером по результатам его первой недели.

В первый месяц руководитель может пригласить сотрудника на онлайн-кофе-брейк, обсудить прогресс по плану адаптации, возникшие трудности или вопросы.

Окончание адаптационного периода. В этот период необходимо собрать обратную связь по результатам работы сотрудника от ментора и непосредственного руководителя. Обратная связь нужна для того, чтобы руководитель рассказал, с чем сотрудник справился хорошо, а на что еще стоит обратить внимание.

Такая беседа гармонично переходит в дальнейший план по развитию сотрудника, тем самым показывая, что в новичке компания заинтересована и готова ему помогать. Хорошая практика — проводить мероприятие, когда приглашают в онлайн-комнату всех сотрудников, у которых подошел к концу адаптационный период, а также менеджеров, в том числе и высшего звена.

Можно использовать разные онлайн-платформы (menti.com, sli.do и т. д.), где менеджеры поздравляют новичков с первыми результатами работы, дают советы по дальнейшему развитию. Сотрудники же делятся их впечатлениями от компании за первые месяцы.

Особое внимание HR-менеджер уделяет работе с руководителями, объясняя всю важность процесса адаптации. Адаптация новичков — это серьезный процесс, который требует от менеджера максимального вовлечения.

Онлайн-адаптация — важный процесс, который после трех месяцев не заканчивается. Особенно на «удаленке» важно оказывать всестороннюю поддержку сотруднику и дальше в его профессиональном развитии в компании.

Фото предоставлено собеседниками.