Пять психологических факторов, из-за которых сотрудники недорабатывают и сами не понимают почему

На эффективность персонала влияет множество факторов — начиная от уровня квалификации, опыта работы, размера заработной платы и заканчивая особенностями характера и темперамента.

Специально для Office Life эксперты в области работы с персоналом, психологии и коучинга рассказали, какие психологические факторы снижают эффективность персонала и как им противостоять.

Александра Донова, учредитель и директор компании ООО «Алекс бизнес концепт» (подбор и обучение торгового персонала), тренер по продажам, коуч

Александра Донова

Моя деятельность всегда была связана с людьми. Около 10 лет я работала в крупной розничной сети Беларуси, которая внедряла самые передовые подходы в сфере работы с персоналом. Потом ушла во фриланс. Через некоторое время создала свою компанию по подбору и обучению торгового персонала. Тема эффективности и мотивации сотрудников для меня как руководителя всегда была важна и актуальна. Из практического опыта я могу выделить пять ключевых психологических факторов, которые снижают эффективность персонала.

Первый фактор — несоответствие личных и профессиональных качеств сотрудника занимаемой должности

«Ну не смогла я, не смогла!» — известный анекдот про черепаху, которая вызвалась участвовать в соревнованиях на звание самого быстрого зверя. Возможна аналогичная ситуация и в подборе персонала. Если вы взяли не подходящего на должность человека, вероятно, что в первое время он будет стараться оправдать ваше доверие. Но «рожденный ползать летать не может». Эффективность такого сотрудника постепенно будет падать, так как у него нет соответствующих качеств для занимаемой должности. А если такой кандидат еще и занимает руководящую должность, то пострадает вся команда.

Что делать 

Важно осуществлять грамотный подбор кандидатов, составлять детально профиль будущего специалиста, давать предварительные тестовые задания, брать рекомендации с прошлого места работы. Кроме того, в крупных компаниях на отдельные должности часто проводят диагностические тесты личностных качеств соискателей.

Второй фактор — несоответствие ожидания и реальности

К сожалению, на рынке есть компании, которые ведут нечестную игру по отношению к сотрудникам: обещают одно, а по факту люди видят другую реальность. Например, нечестные работодатели обещают официальное трудоустройство, зарплату, привлекательные условия. Естественно, что работник, со временем обнаружив несоответствие, не желает вкладывать силы и свой профессионализм в выполнение задач. В итоге он или покидает компанию, или работает по принципу «как вы со мной, так и я с вами», то есть относится к работе формально и пассивно.

Что делать 

HR-менеджеру и руководителю нужно максимально прозрачно и четко проговаривать условия труда и оплаты. Ведь выбирает не только работодатель, но и соискатель. Человек оценивает, насколько компания соответствует его ожиданиям и с чем он готов мириться.

Кандидатам я бы я рекомендовала тщательно подходить к выбору компании: изучить сайт, почитать отзывы о работодателе, узнать информацию у бывших сотрудников, при возможности расспросить на собеседовании о корпоративной культуре.

Третий фактор — полифункциональность должности, или «и швец, и жнец, и на дуде игрец»

Компании с малым количеством работников грешат тем, что любят поручать множество разнообразных задач на того, кто потянет. Если обязанности размыты и не обозначены конкретно, то сотрудник понимает, что, если он справится с задачами раньше, его догрузят всем подряд. Со временем энтузиазм «выдавать пятилетку за три года» у человека иссякает, а его эффективность падает.

Что делать 

Прописывать четко бизнес-процессы и обязанности для каждого сотрудника, оформить должностные инструкции, делать «фото дня» работника, чтобы понимать реальную степень загрузки персонала. Если вы поручаете сотрудникам выполнение сверхзадач, не относящихся к их непосредственной работе, то стимулируйте их премией или иными нематериальными способами.

Четвертый фактор — неудовлетворенность сотрудников оплатой труда или несправедливым ее разделением

Слышали ли вы от своих работников подобное: «А для чего мне работать больше, если получу я ровно столько же?» Понимают ли ваши сотрудники, как можно самим влиять на размер заработной платы? Вы можете быть убеждены, что знают. Проведите эксперимент: попросите работников рассказать о том, что они могут сделать, чтобы получать больше.

 Что делать 

Регулярно пересматривайте мотивацию своего персонала, разрабатывайте и внедряйте новые формы. По исследованиям психологов, увеличение заработной платы и материальных поощрений действует только 3−4 месяца. Поэтому не спешите выплачивать огромные гонорары — зарплата должна быть «в рынке». Анализируйте свой фонд оплаты труда, считайте показатели. Если с этим все в порядке, то смотрите, какие важные моменты нематериальной мотивации в виде похвалы, дополнительных выходных и обучений вы упустили.

Пятый фактор — неудовлетворенность психологических потребностей сотрудника

Многим знакома пирамида Маслоу. Она описывает пять уровней потребностей, которые есть у каждого человека, начиная с более низкого уровня и заканчивая более высоким.

Давайте рассмотрим пирамиду.

Базовые физиологические потребности

Условия работы. Иногда мы не осознаем того, что окружающее пространство может оказывать угнетающее воздействие на наше состояние. Например, отсутствие окон в офисе или, наоборот, излишняя открытость пространства, нехватка кислорода, отсутствие кондиционера в жару или низкая температура в холодный период, запахи.

Мне приходилось бывать в офисе, где в маленьком помещении работало около 16 менеджеров по продажам: воздуха не хватало, а если открывали окно, то сидящим рядом было некомфортно. Это усугублялось тем, что не было отдельной комнаты для приема пищи и каждый работник обедал на своем рабочем месте в разное время. Представьте, какой вокруг был запах! Офис был безликий: пустые стены, отсутствовали растения.

 Что делать 

Обсудите с сотрудниками, как вместе сделать офис уютным, а условия комфортными. Поручите работникам оживить пространство приятными мелочами: цветами, картинами, мотивационными плакатами, а еще лучше — вашими совместными фотографиями с корпоративов, награждений, совместных экскурсий.

Отдых и здоровье

Мы не роботы, нам отдых просто необходим. Следите за тем, чтобы сотрудники своевременно уходили в отпуск. Иначе у людей возможно эмоциональное и физическое выгорание.

Что делать 

Предложите сотруднику взять отпуск или хотя бы пару дней для восстановления. Проявите участие.

Потребность в безопасности

Если сотрудник испытывает постоянный стресс, страх не успеть со сроками выполнения, быть наказанным,  уволенным, боится гнева начальства, значит, не удовлетворяется важная проблема безопасности.

Что делать 

Искренне поговорите с работником о том, что мешает ему выполнять работу спокойно и в срок, пересмотрите свой стиль руководства, проявите гибкость в общении с сотрудниками.

Потребность в уважении и принятии, принадлежность к группе

Обычно, если люди хорошо выполняют свои обязанности, мы воспринимаем это как должное. Как часто вы хвалите своих сотрудников?

Когда я была руководителем розничного магазина, мы с заместителем ввели традицию говорить ребятам «спасибо за работу» в конце каждого дня. В особо напряженные периоды новогодних продаж мы поддерживали сотрудников тем, что раздавали им мандарины с нарисованной улыбкой и желали доброго дня. Все это делалось от души, просто потому что мы одна команда с общей целью. Вовремя сказанное искреннее спасибо, улыбка, присутствие плечом к плечу с командой в особо напряженные дни продаж — это цемент, который сплачивает и создает условия, когда «на работу хочется идти».

Что делать 

Хвалите за конкретное дело, подчеркивайте те качества, которые вы цените в сотруднике, найдите 5 минут в графике, чтобы поговорить с командой «о жизни», проводите награждения лучших, придумайте номинации. Как ваши сотрудники участвуют в обсуждении планов, целей компании?

Есть много способов сплотить команду, показать каждому, что его ценят и замечают. Например: групповая фасилитация, мозговые штурмы, если нужно разработать стратегию; интервью у лучших сотрудников, которые будут делиться опытом и позитивом; деловые бизнес-завтраки с топ-менеджерами компании для лучших работников; тимбилдинг; повышение в должности или ротация; внедрение гибкого графика, возможность удаленной работы, оплачиваемый выходной в день рождения  и т. д.

Потребность в развитии, расширении знаний

Есть люди, которые уходят из компании, так как не видят развития. 

Что делать 

Возможность отправить сотрудника на обучение, повышение квалификации может стать мощным стимулом работать эффективно.

Потребность в самоактуализации

Если человек понимает, что занимается любимым делом, реализует свои способности, занимает ту должность, которую хочет, и при этом уважаем начальством и коллегами, то он будет очень лояльным и надежным сотрудником.

Что делать 

Если вы как руководитель видите, что сотрудник «затухает», его эффективность снижается, поговорите с ним индивидуально, узнайте, что случилось, чего не хватает, какой уровень его потребностей не удовлетворен. Если вы знаете, что важно для работника — деньги, похвала, карьера, какой мотив ведущий, — то сможете найти подход к каждому сотруднику.

Екатерина Буча, тренер-психолог, спортивный психолог

Екатерина Буча

Я выделяю следующие психологические факторы, которые снижают эффективность персонала на рабочем месте.

Трудоголизм

За этим качеством стоит неумение сотрудников отдыхать, распределять свои ресурсы. Еще одна причина трудоголизма — избегание личных проблем. Например, у человека в семье что-то не ладится, и он с головой погружается в работу. Так он компенсирует нехватку чего-то в личных отношениях. Таких сотрудников видно сразу: они постоянно допоздна задерживаются в офисе, работают в свои выходные и праздники. Это чревато эмоциональным выгоранием, сотрудник просто не сможет в дальнейшем заниматься своей работой.

Что делать 

Необходимо включить осознанность и замечать первые сигналы, которые мозг отправляет человеку, о том, что наступило утомление. Первый признак, на который нужно обратить внимание, — небольшие погрешности, которые все чаще допускает сотрудник в своей работе. Например, опечатки в документах, частые мелкие ошибки в работе, человеку все сложнее выполнять работу, хотя раньше она давалась легко. В этом случае необходимы элементарные перерывы в работе: нужно закрыть глаза, сделать глубокий вдох и выдох. Если ошибки становятся все чаще и грубее, то следует сделать более глубокую паузу. Можно выполнить альфа-технику: нужно закрыть глаза, сделать глубокий вдох-выдох, представить объемную единицу и окрасить ее в приятный для себя цвет. И так можно вести счет до десяти, потом в обратном направлении.

Перфекционизм

Это стремление сотрудников выполнять свою работу идеально. При этом, когда люди пытаются сделать каждую задачу идеально, они тратят слишком много ресурсов — ментальных, физических, — что может негативно повлиять на эффективность. Перфекционизм ограничивает сотрудников, не дает им  возможности посмотреть на работу более широко.

Что делать 

Важно научиться разделять рабочие задачи на те, которые нужно выполнять очень хорошо и прикладывать больше сил, и на те, которые можно делать стандартно. Важно также при распределении своих сил учитывать контекст, людей, которым будет представлен результат. Если сотрудники хотят достигнуть совершенства в выполнении задач, можно делать это постепенно (пошагово), внося каждый раз корректировки и улучшения в свою работу.

Отсутствие обратной связи

Обратная связь способствует улучшению качества коммуникации между людьми, повышению эффективности рабочего процесса. Если менеджер не дает обратную связь своему подчиненному, то он или не считает это необходимым, или ему просто некомфортно. Для сотрудника обратная связь — это важный момент в работе, так как она дает ему ориентир для продвижения в своей работе. Если обратной связи нет — наступает состояние неопределенности.

Что делать 

Сотрудник может сам открыто проговорить, почему для него важна обратная связь, для чего она нужна ему лично. Человек может задавать открытые вопросы, если менеджеру сложно давать обратную связь. Есть несколько главных правил и принципов, которые нужно учитывать, если хотите, чтобы ваша обратная связь была полезной для человека.

Правила обратной связи:

• контролируйте свои эмоции (говорите от себя, о своем отношении в форме высказываний, без перехода на личности);
• задавайте открытые вопросы; 
• предлагайте конкретные шаги в работе с ситуацией (снижайте неопределенность) ;
• резюмируйте (подводите итоги сказанного).

Принципы обратной связи:

• польза (определите, что нужно улучшить);
• регулярность;
• своевременность;
• конкретика (говорите по делу, приводите факты). 

Отсутствие навыков тайм-менеджмента

Отсутствие навыков управления временем создает у человека стрессовое состояние, что отрицательно влияет на его эффективность.

Что делать 

Если работа предполагает высокую самоорганизованность и собранность, то сотруднику следует научиться планировать и управлять своим временем. Необходимо расписать по шагам, что и когда нужно выполнять, составить комфортный для себя рабочий тайм-план, например, на неделю или на завтра. Составлять его можно или в течение дня, или в конце смены, кому как удобнее. Также сотрудникам рекомендуется отслеживать, в какой половине дня они наиболее эффективно выполняют тот или иной вид работ. Например, выполнять интенсивную работу комфортнее в первой или во второй половине дня? Ведь навыки управления временем напрямую связаны с биоритмами человека.