Удаленная работа

Как не потерять сотрудника в хоум-офисе: опыт 3 белорусских компаний

Автор: Диана Каленик

Еще несколько недель назад удаленная работа была, скорее, исключением из правил, а большинство сотрудников привыкло к ежедневным поездкам в офис. Что будет, когда все разом перейдут на «удаленку»? Сохранится ли продуктивность работы на прежнем уровне, удастся ли поддержать боевой дух на высоте? 

О своем опыте руководства сотрудниками на «удаленке» нам рассказали руководители 3 белорусских компаний — директор av.by Дмитрий Геранин, директор «1С-Битрикс» в Беларуси Полина Ганкович и управляющий партнер креативного агентства «Молоко» Денис Мисюля.

Дмитрий Геранин, директор av.by

Дмитрий Геранин
Дмитрий Геранин. Фото: theheroes.media

Когда кто-то спрашивает о контроле за сотрудниками на «удаленке», я немного не понимаю вопроса, потому что в плане контроля ничего не поменялось. Потому что контролирую не сотрудников, а результаты работы, а сотрудникам доверяю.

В разработке мы контролируем работу двухнедельными итерациями, в коммерции — ежедневными, еженедельными и ежемесячными продажами, в модерации — соблюдением показателей по времени проверки, в саппорте — по времени реакции на письмо. Отличия от контроля за результатами работы в офисе и на «удаленке» нет и не может быть.

В качестве инструментов используем «Джиру», «Слэк», «Телеграм». Групповые и тет-а-тет созвоны планируем через календарь Google. Просто теперь не нужно добавлять офисную «переговорку» к этой встрече.

Это все про внутреннюю мотивацию и желание сделать что-то крутое. Я всегда говорил и продолжаю говорить, что самый страшный грех сотрудника — равнодушие. Мы не берем на работу равнодушных людей. Некоторые команды даже стали работать эффективнее. Говорят, что ничего не отвлекает, полностью сконцентрированы на работе. Ну и времени в сутках стало больше: не надо выходить на обед и тратить время на дорогу.

У нас 40% и в «мирное время» работало на «удаленке». Те, для кого этот статус в новинку, ввели несколько новых ритуалов: например, 2-3 коротких пятиминутных митапов в течение дня или более частые планинги. Кто-то остался с текущими артефактами.

Из интересного: мы ввели кофейные паузы. Это когда любой сотрудник может позвонить коллеге и за кофе поболтать не о работе, а, например, о книгах или фильмах. Этого не хватает на «удаленке», и это то, по чему скучают сотрудники: такие small talks ни о чем. Есть ограничение: не больше двух таких пауз в день. Кажется, это позволяет выпустить пар и не сойти с ума.

Полина Ганкович, директор «1С-Битрикс» в Беларуси

Полина Ганкович
Полина Ганкович

Мы на «удаленке» с 16 марта. Пользуемся своим собственным софтом по учету рабочего времени. Когда мы ушли на работу из дома, внедрили новую фичу. Если сотрудник не поставил статус «Перерыв», система отслеживает продолжительные «простои» и просит его кратко отчитаться.

Считаем, что адекватные меры нужны, а вот перегибать не стоит. Например, в Китае известны случаи, когда людей заставляют по 3-5 раз в день сбрасывать менеджерам свои геотеги и селфи.

Возможно, такие методы популярны из-за низкой культуры дистанционной работы — как в целых странах, так и в отдельных компаниях. Владельцам бизнеса сложно моментально перенести все процессы в онлайн, если не было такого опыта. Их волнуют защита корпоративных данных, юридические вопросы. В Беларуси только пару месяцев назад внесли изменения в Трудовой кодекс и легализовали дистанционную работу.

На днях я увидела в новостях интересную цифру — из дома люди работают на 2 часа дольше ежедневно. Я тоже наблюдаю такую тенденцию у некоторых сотрудников. Думаю, это временный эффект — людям нужно привыкнуть к новому режиму, научиться разграничивать личное и рабочее время дома.

KPI команды не пересматривали — наши задачи и проекты не пострадали, все идет по плану. Наш сервис для дистанционной работы и управления бизнесом находится на одном из немногих растущих сейчас рынков — в масштабах Беларуси, Европы и всего мира.

Денис Мисюля, управляющий партнер креативного агентства «Молоко»

Денис Мисюля
Денис Мисюля. Фото: youtube.com/user/Fieldy121

Перевод на «удаленку» был быстрым и жестким. Все звучало примерно следующим образом: «Компьютеры упаковываем и едем по домам!» Между упаковкой компьютеров я сразу определил задачи, которые сотрудник должен закрыть в течение одного дня. Этого было достаточно, чтобы наладить систему полноценной удаленной работы всей команды. Как и у любого руководителя, у меня были опасения, что дома надо постирать, потаскаться от кухни до ванной и т. д. Но они моментально развеялись, а самое главное — все сотрудники стали работать намного активнее и продуктивнее.

так хорошо МЫ еще НИКОГДА не работали 

Вся работа в креативном агентстве «Молоко» ведется в системе «задача Asana + Telegram + Google Drive». Для менеджеров отдельно используем Amo CRM. Что касается сотрудников, от работы на «удаленке» ничего не поменялось. Все как фиксировалось в Asana, так и продолжало фиксироваться. Изменились проверка задач и их постановка.

Чтобы не нарушать дедлайны, есть одно правило: точная задача с указанием, что делать, как делать, когда сдавать и с кем взаимодействовать в случае вопросов. При работе в офисе многие задачи могли не фиксироваться на 100%, что порой вызывало неразбериху. На «удаленке» любая фиксация — гарант договоренностей и получения именно того результата, который хотят агентство и клиент.

Кроме постановки задач, важно не пропустить точку контроля. Банально, но факт: не всегда в офисе из-за постоянных вопросов со стороны успеваешь все вовремя проконтролировать. На «удаленке», так как совещания проводятся только по экстренным вопросам, времени прибавилось, следовательно, все контролировать стало намного легче.

С сотрудником можно условно увидеться утром при постановке задачи и уже завтра утром, когда планируем следующий день. Сотрудник никуда не пропадает и не получает дополнительных отвлекающих сообщений и обращений, которые возможны в офисе.

Грамотный фидбек

Порой в офисе обратная связь происходит на словах, а если что-то надо поправить, то редко кто-то тратит много времени, чтобы указать, что и как надо сделать. «Удаленка» сама решила этот вопрос. Теперь мы чаще рисуем на макетах, чаще указываем на ошибки, больше работаем совместно в документах. Самое важное, мы четче начали говорить, что и где надо исправлять. Экономим всем время.

Например, в офисе не всегда можно было дать фидбек. Где-то забыл, где-то еще одна задача — и понеслось. Если ты не дал фидбек на «удаленке», то задача стоит. Виноваты аккаунт-менеджер, директор — то есть все, кто должен был принять решение и двинуть задачу дальше. Чем дольше не дается фидбек, тем больше шансов, что сотрудник будет делать не ту работу или вовсе не будет ее делать. Поэтому у нас в течение 1-2 часов по любой задаче выдается фидбек письменно, чтобы ничего не останавливалось. Никаких звонков для фидбека. Зафиксировано письменно — можно работать дальше.

График

К сожалению, на «удаленке» приходится вырабатывать строгий режим отправки выполненной работы, чтобы оставалось время на оценку и обратную связь. Это самое сложное, потому что не всегда график такой, как в офисе, и может сложиться впечатление, что работа длится 24/7. Наши сотрудники с этим столкнулись, и теперь мы просто корректируем график таким образом, чтобы всем было удобно. Так никто не теряется в своих задачах и 100% отлично себя чувствует.

Четко увидели, где происходит потеря времени

Потерять сотрудника в хоум-офисе невозможно, а вот найти, где теряет компания, очень даже. Все вскрылось на моменте постановки и проверки задачи. За неделю пофиксили и поняли, что основная проблема работы в офисе — много незафиксированных сообщений. «Удаленка» такую ситуацию исключает. Если что-то не уточнил или неправильно спросил у клиента, это сразу сказывается на сроках. А так как есть четкие KPI и сроки сдачи, то все проблемы в течение недели растворились.

Основная проблема будущего

Вопрос не в том, как не потерять сотрудника на «удаленке», а как его потом в офисе оставить таким же, как на «удаленке». Это моя главная задача на будущее.

Уверен, что многие компании боятся отпускать сотрудников домой, но это не проблема, особенно если есть система. У нас была система в агентстве, и, просто отправив людей домой, мы смогли еще лучше настроить процессы и улучшить эффективность компании. В целом могу спокойно говорить, что большую часть сотрудников можно увести работать с нами из любой точки мира. Будем 100% дальше практиковать.


Курс бел. рубля 05.12.2020
Нал. (банки Минска)
покупкапродажа
$12.56602.5720
13.12003.1250
p1003.45303.4600
Б/нал. (НБРБ)
$12.5881
13.1249
p1003.4247