Удаленная работа

«Удаленка» в лайфхаках от лучших эйчаров: домашний кэжуал, разные комнаты для мужа и жены

Источник: Ирина Матяс
Как перестраивают свою работу в условиях пандемии кадровое агентство и агентство недвижимости, как рекрутеры проводят интервью в удаленном режиме, а агенты по недвижимости показывают клиентам квартиры, об этом разговор с Ириной Шатковской, директором кадрового агентства «Коллекция открытий», и Витой Медведевой, HRD «Агентства недвижимости «Этажи».

Ирина Шатковская, директор кадрового агентства «Коллекция Открытий»: «Приостановлен поиск по примерно 60% вакансий. По остальным работаем активно»

Ирина Шатковская
Ирина Шатковская

— Ирина, ваша компания перевела всех сотрудников на «удаленку» или вы сделали это выборочно и работа в офисе продолжается?

— Восемьдесят процентов коллектива работает в офисе. Этот вопрос мы решали добровольно — несколько рекрутеров, которые сами инициировали такой формат, работают удаленно. У нас есть дни, когда мы общаемся с ними, обсуждаем, что сделано. Жесткого контроля нет — все наши сотрудники работают у нас много лет и самостоятельны в своих процессах и задачах.

Клиентов своих мы известили, что работаем и офлайн, и онлайн. Людям важно видеть островки спокойствия с нормальными рабочими процессами, на которые можно опереться. Крайне тяжело было первые недели, сейчас вошли, пусть в неопределенный, но осознаваемый период со своими правилами работы и взаимодействия.

Радует, что рекрутинг позволяет использовать удаленный формат, хотя общение по Skype не всегда заменит личный контакт. То, какое впечатление человек производит по Skype и при личной встрече, может разительно отличаться. Чем ближе вакансия к технической, тем легче с ней работать удаленно, но в работе с топами и менеджерами по продажам так получается не всегда.

— А как отреагировали на ситуацию ваши заказчики?

— Очень многие поставили работу с вакансиями на паузу. К счастью, есть некоторое количество вакансий, которые активны. Но практически по всем вакансиям коммуникация затруднена, особенно с иностранными представительствами: отвечают не оперативно, деньги переводят слишком не оперативно.

— На паузу заказы ставили независимо от этапа принятия решения по кандидатам?

— Да. И если на начальном этапе пауза не так страшна, на заключительном — это болезненно. «Подвисли» даже кандидаты, которые уже уволились с предыдущего места работы или вступили в стадию увольнения. И для них, и для нас это драма. Мы разговариваем и с одной стороной, и с другой. Объясняем заказчикам, что период неопределенности закончится, а ценный человек будет упущен — мы же не работаем с простыми вакансиями. Тяжело осознавать, что из-за сложившейся ситуации и компания, и человек друг друга могут потерять, да и нам придется начинать поиск кандидатов с нуля.

— Рекрутинг — бизнес очень клиентоориентированный. Вопрос юридических обязательств поднимаете с заказчиками или ограничиваетесь методами убеждения?

— В России карантинные мероприятия из-за пандемии приравнены к форс-мажору, у нас — нет, но в любом случае нам важнее сохранить человеческие отношения, чем обеспечить соблюдение обязательств с точки зрения закона. Время кризиса, когда уровень стресса зашкаливает, — время максимально внимательного взаимодействия, правовые инструменты лучше использовать в последнюю очередь.

— Можно сказать, что по одним отраслям есть явные просадки, а по другим — нет?

— Приостановлен поиск по примерно 60% вакансий. По остальным работаем активно. Новые вакансии появляются, но, безусловно, меньше, чем раньше. Последние касались поиска директора и главного бухгалтера, плюс несколько вакансий в области продаж. Я понимаю: надо готовиться к изменению ситуации надолго, как бывает после любого кризиса. Во-первых, снизятся зарплаты. Во-вторых, собственники вновь вернутся к так называемой оптимизации персонала — когда вместо трех сотрудников надо взять одного, который будет работать за троих. Возможно, этому одному предложат хорошую зарплату, но и в поиске, и в общении, и в согласовании требований с такими «универсалами» есть сложности. Знаем, что, как только закончится пауза, будут точно нужны хорошие «продажники», маркетологи и топы. Маркетологи и во время, и после кризиса требуются, на них не экономят.

Мы только чуть расслабились — в 2019-м рынок вырос, заметно укрепилась ценность специалистов... Но к кризисам нам не привыкать, справимся.

10 советов, как пройти собеседование онлайн от Ирины Шатковской

Жизнь на «удаленке» не исключает поиска работы вашей мечты. Но видеоинтервью мы проходим не каждый день. И, чтобы пройти его успешно, надо учесть его правила, особенности и заранее подготовиться к общению с рекрутером или заказчиком.

1. Позаботьтесь о качестве связи заранее. Проверьте, хорошо ли у вас работает Skype. Если собеседование предполагается в другой программе, установите ее и проверьте ее технические возможности. Естественно, в приоритете звук, но важна и картинка. Помните, что на вас хотят посмотреть. Но в случае, если возникнут проблемы со связью, и картинка начнет зависать, лучше оставить только звук.

2. Перед видеоинтервью желательно потренироваться, особенно если это ваш первый опыт. Наговорите самопрезентацию на камеру и тщательно проанализируйте, что и как вы говорите.

3. Обязательно продумайте зону, где вы будете проходить интервью. Лучше, чтобы в глаза не бросались детали домашнего интерьера. Выберите максимально нейтральный фон.

4. Подумайте про одежду! Поверьте, это важно. Оденьтесь так, как будто вы на очной встрече. Лучше использовать деловой стиль или хотя бы кэжуал (не пижамка). Первое впечатление никто не отменял.

5. Попросите ваших близких не мешать вам во время интервью (в том числе и хвостатых).

6. Обязательно проверьте, какие аватарка и имя стоят у вас профиле. Котики-собачки-цветочки лучше заменить на ваше нейтральное или деловое фото. То же касается и имени, «Танюша-лапусик» и подобное выглядит неуместно.

7. Подготовьте список возможных вопросов интервьюера и ответы на них, а также свои вопросы к интервьюеру. Подсказки можете прикрепить на монитор.

8. Будьте пунктуальны. За 10 минут до интервью будьте полностью готовы, обменяйтесь с рекрутером логинами, еще раз проверьте связь.

9. Во время интервью улыбайтесь, говорите четко, интонируйте правильно, смотрите интервьюеру в глаза. Помните про язык тела. Если в живом интервью излишняя жестикуляция добавляет эмоциональности и не так бросается в глаза, то в видеоинтервью постоянные взмахи руками могут быть некстати.

10. Задавайте вопросы рекрутеру, уточняйте детали, как вы делали бы это на очном интервью. Безусловно, вас оценивают, но и вы точно так же оцениваете компанию и вакансию.

Вита Медведева, HRD «АгентствА недвижимости «Этажи»: «Важно организовать рабочее место, чтобы было ощущение „я на работе“»

Вита Медведева
Вита Медведева

— Ваша компания перевела всех сотрудников на «удаленку» или вы сделали это выборочно и работа в офисе продолжается?

— Фактически всю работу компании мы перевели на удаленный формат. В офисе сейчас работает совсем немного сотрудников, работаю я и еще несколько руководителей, и только потому, что нам так пока удобнее. В ближайшее время все уйдем в удаленный формат.

Риелторский бизнес сложно переводится в онлайн: в нем много юридических аспектов, и люди привыкли смотреть все квартиры и дома вживую, видеть собственника квартиры и заключать предварительный договор покупки в присутствии большого круга сотрудников компании. Поэтому людей на «удаленку» мы переводили поэтапно, а продумывали такой формат в рамках режима антикризисного управления достаточно давно. Чтобы перестроить работу, изменили бизнес-процессы, ввели электронный документооборот. Начиная с конца марта многое в работе с клиентами делаем удаленно — например, заключаем предварительный договор.

— У вас был такой бурлящий людьми офис, активное обучение... Какие проблемы проявились, когда сотрудники стали работать удаленно?

— Если честно, я лично эмоционально не могу привыкнуть к пустому офису. Из отдела продаж в 165 человек — за день в офисе бывает максимум 10–15.

Явных сложностей в режиме «удаленки» проявилось две. Первая — техническая. Все платформы для онлайн-общения с прошлой недели перегружены: и Skype, и Zoom, и Hangouts Meet в Google. Мы перешли на платную версию Zoom — в бесплатной работать невозможно. Выросла коммуникационная нагрузка, и наш интернет провайдер тоже сбоит, в офисе несколько раз за эти недели «ложился» интернет. Недаром многие специалисты говорили: мир не готов, чтобы все перешли в онлайн.

Вторая сложность — эмоциональная настороженность сотрудников, обусловленная ситуацией. Поэтому с сотрудниками стараемся проговаривать как можно больше буквально все. Встречи менеджмента с сотрудниками у нас проходили регулярно. Сейчас мы их перевели в онлайн, а регулярность этих встреч даже участилась. Мы просим руководителей первым делом спрашивать у сотрудника, как дела, как настроение, уделять этому внимание и время. Многие руководители отметили, что эффективность взаимодействия даже выросла.

— А как перестраивали процесс контроля?

— Наш бизнес пострадал еще и в связи с ростом курса доллара, поэтому мы сразу включили антикризисные меры и перешли в режим антикризисного менеджмента.

Понятно, что эффективность работы сотрудников на первых порах снизилась: сократилось и количество холодных звонков, и другие активности. Мы буквально подхватывали эти проблемы и сразу фокусировались на них. Для скорости реакции руководители визуализировали всю статистику — менеджеры наблюдают кривую активностей сотрудников в ежедневном режиме.

Регулярный менеджмент и другие процессы в офисе был отточены: постановка задач, контроль, обучение, обратная связь и т. д. Все перевели в онлайн и внедрили несколько лайфхаков. Сотрудники открыли доступ к календарю всем руководителям компании и добавляют своего непосредственного руководителя во встречи, так что я, например, периодически могу «заходить» в совещания и наблюдать, как идут дела. Раньше такого не было, невозможно было работать над проектными задачами в кабинете и присутствовать на встрече одновременно.

В массовом подборе эффективность по конверсии на некоторых этапах у нас даже выросла — это добавочный эффект, которого мы не ожидали. В рекрутинге сейчас люди более лояльны к онлайн-собеседованиям, и «доходимость» кандидатов до этапа интервью заметно увеличилась. Так что мы даже выключив антикризисный режим, оставим такой вариант работы с кандидатами.

Многое, что мы стали использовать в силу кризиса, может быть внедрено на постоянной основе. Чтобы снизить количество прямых контактов агента с клиентами, мы делаем видео квартир для предварительного показа. Фотографий недостаточно — клиенты понимают, что многие могут их приукрашивать при помощи фотошопа.

— Учитывая скорость работы и принятия решений в вашей компании, не рассматриваете вопрос о сокращении  офисного пространства и переводе части команды на работу в онлайн после окончания коронавирусной эпидемии?

— Такая идея есть. Тем более видим, что многие агенты стали работать эффективнее, потому что их никто не отвлекает. И менеджмент перестраивается и привыкает к тому, что сотрудники удаленно трудятся.

Офис у нас большой, и часть его (меньшую) мы сдаем в субаренду. Субарендаторы съезжают, и мы можем занять меньший офис. Сегодня один из управленцев сказал: «Почему бы не сдать наш большой офис тем, кто, как и мы, с больших площадей переезжает на меньшие». Пока думаем над этим.

— Вита, вы как психотерапевт, карьерный коуч какие рекомендации даете сотрудникам по организации работы дома, какие правила вводите?

— Правила действительно важны. В Facebook многие управленцы пишут о дисбалансе: «Я перестал понимать, сколько у меня часов рабочий день, где у меня работа, а где — семья.

Первое, что важно — осознать, что сейчас все по-другому, и принять факт, что изменить ситуацию ты не можешь. Люди в дисбалансе потому, что им кажется, что вот пройдет день-два-неделя, мы «перекантуемся», и все вернется на круги своя, поэтому не устанавливают другие правила. Но мы не знаем, как ситуация будет развиваться дальше. Возможно, выбор — вернуться в офис или продолжить работать на «удаленке», будет, а возможно, и нет. Принятие этого даст понимание: «Мне надо организовать свое пространство так, чтобы я мог в нем комфортно и эффективно работать».

Второе — важно организовать рабочее место, чтобы было ощущение «я на работе». Выделите стол для работы, а не ставьте ноутбук на обеденном столе, создайте в этой зоне рабочую обстановку.

Для организации времени работы я рекомендую использовать интервальную систему: 40 минут я работаю, не выключаюсь и ни на что не отвлекаюсь, потом делаю короткий перерыв. Договоритесь со своей семьей об этих перерывах и других правилах. Легализуйте совместное время — второй завтрак с 10:00 до 10:30, обед с 13 до 14 и т. п. Обозначьте время окончания работы — в 18:00 я перестаю работать. Причем важно не просто это обозначить и пообещать себе, но сделать — определить время для себя, для семьи. На холодильник можно вывесить правила распорядка дня. В психотерапии это называется границы, которые выстраивают четкую и прозрачную систему для всех. Как только правила начнут работать, семейная система перестроится, и все начнут уважать границы друг друга. Понятно, что дети всегда стараются нарушить правило. На мамино или папино «нет» ребенок пытается проверить, а насколько это железное «нет». При твердом «нет» и уверенной позиции родителя с аргументами дети систему не расшатывают дальше.

Конечно, если и муж, и жена работают на «удаленке», оптимально организовать свои «офисы» в разных комнатах. Когда у мужа и жены параллельно идут встречи и они в одной комнате говорят в наушниках, происходит приблизительно следующее: «Я думаю, что и как сказать, и параллельно еще слушаю, а что там муж говорит, потому что проявляю интерес или переживаю за него». Стресс, связанный с удаленной работой дома, надо минимизировать. Я бы добавила в свое расписание ритуалы, которые были на работе в офисе. Например, я приходила на работу в 9:00, брала себе чашечку кофе и 10 минут читала почту и пила кофе. Или я в какой-то период времени обсуждала 5 минут что-то с командой. Тоже можно вставить в календарь такой ритуал, чтобы не возникало ощущения, что я работаю в полной изоляции. Встройте ваши любимые офисные ритуалы в свою удаленную рабочую жизнь — это снизит стресс и поможет поддерживать привычный продуктивный ритм.

Фото: Алексей Матюшков, freepik.com

Поделиться: