Офис

Рассказываем, как создать архив легко и просто

Партнерский материал
Работа всех компаний все еще связана с производством большого количества бумажных документов. Их необходимо не только правильно оформлять, но и хранить. Создавать архив и поддерживать его в порядке легко, если придерживаться простых правил. Предлагаем несколько советов от экспертов «Офистон».
Рассказываем, как создать архив легко и просто
У архивации документов две главные задачи — систематизация архива и сохранение всей необходимой документации до конца установленного срока хранения.

Систематизация архива

Систематизация начинается с создания номенклатуры дел — специального перечня папок, в которых документы сгруппированы по видам — накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и многое другое — с указанием сроков их хранения.

Четыре шага разработки номенклатуры:

шаг 1: создаем перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для организации и ведения учета, составления отчетности и кадровой работы;

шаг 2: даем названия всем делам, а для простоты поиска документа присвоим каждому цифровой или буквенно-цифровой индекс;

шаг 3: определяем срок хранения дел;

шаг 4: совмещаем все проделанные шаги воедино — номенклатура готова.

сохранение документации

Как лучше организовать архив? Это зависит от его текущего и прогнозируемого объема, возможностей офисного помещения и выбора технических средств хранения бумажных документов.

Рассказываем, как создать архив легко и просто
Картотеку можно разместить на столе, в полке стола или шкафа

Картотеки. Идеальный тип архива для небольшой компании позволяет быстро найти необходимый документ, а компактность картотеки экономит офисное пространство. Картотеку можно разместить на столе, в полке стола или шкафа.

Рассказываем, как создать архив легко и просто
Обычная коробка с боковыми прорезями для удобства ручной переноски

Архивные коробки. Предназначены не только для хранения, но и для транспортировки ценных бумаг и документов.

  • Универсальная коробка. Обычная коробка с боковыми прорезями для удобства ручной переноски. Имеет съемную крышку.

  • Закрытый архивный короб. Отличается от коробки прикрепленной крышкой, а также усиленными стенками. Отличный вариант для транспортировки важных документов.

  • Горизонтальный архивный бокс. Подходит для офисов, в которых для архива выделено отдельное помещение. Крышка бокса соединена с остальным корпусом и может иметь дополнительные приспособления для надежной фиксации — липучками, завязками или кнопками.

  • Вертикальная архивная папка. Подходит для офисов, где архив хранится на полках в кабинете или других местах в пределах рабочей площади. С торцевой стороны такие архивные папки напоминают обычные.

Рассказываем, как создать архив легко и просто
Если у вас много документов, то архивные шкафы ничем не заменишь


Архивные шкафы. Предназначены для хранения документации в больших объемах.

При выборе архивного шкафа обращайте внимание на:

  • материал корпуса. Самые долговечные и надежные шкафы — из металла;

  • тип замка шкафа. Требование одно — чтобы система запирания была надежной;

  • удобство внутреннего оснащения шкафа.

Рассказываем, как создать архив легко и просто
Это только один из множества видов разделителей документов

 Ну и вишенка на торте — разделители документов. Они помогают значительно упростить поиск по архиву.
Правильно организованный архив повышает эффективность рабочего процесса и предотвращает потери документации. В таком архиве важные бумаги хранятся надежно, учтены и всегда находятся под рукой.

Публикация подготовлена при содействии «Офистон».