Рассказываем, как оптимизировать бюджет на покупку офисных принадлежностей, чтобы не платить дважды

Office Life подготовил несколько рекомендаций по оптимизации бюджета на покупку канцтоваров. Мы уверены: они пригодятся и новичкам, и бывалым офисным «волкам».

Слово — практикам

Мы обратились к нашим читателям с вопросом «Как вы оптимизируете бюджет на офисные расходы?» и получили довольно развернутые и интересные ответы. Смотрите сами.

Мария, специалист международного протокола металлопрокатной компании:

— У меня такое правило: я никогда не делаю никаких запасов. Зачем накапливать горы ненужной канцелярии, когда можно воспользоваться доставкой и заказанный товар приедет уже сегодня, в крайнем случае — завтра? Поэтому закупаем впрок только бумагу для принтера. Все остальное приобретаем по мере необходимости, исходя из заявок сотрудников.

Закупая товары под потребности сотрудников, мы закрепляем за ними офисные принадлежности. Это своеобразный психологический прием, мотивирующий людей бережно и рационально использовать предметы. Сотрудник лишний раз подумает, нужен ли ему третий калькулятор или степлер, или пока хватит того, что есть. В результате наша компания несет минимальные расходы на канцтовары. Сэкономленные средства я перераспределяю на закупку более качественного кофе, который мы используем в офисе. Таким образом повышается лояльность коллектива.

Топ-3 наших офисных расходов выглядит так: бумага для принтера, файлы-папки и маленькие цветные стикеры для обозначения в документах мест для подписи.

Александр, заместитель начальника управления делами банка:

— Мы разработали нормативы канцтоваров для каждого сотрудника. Исходя из функционала, количества человек в офисе и на «удаленке», мы корректируем заявку на закупку канцтоваров. В результате этой системы нам удалось существенно снизить затраты на обеспечение офиса. Кроме того, переход на использование принтеров с возможностью двухсторонней печати сильно повлиял на сокращение расходования бумаги. В дальнейшем мы планируем внедрение электронного документооборота, что также снизит расход бумаги.

Наш топ-3: ручки, бумага, маленькие цветные стикеры в документах на подпись (их, кстати, можно использовать многократно, клей не высыхает).

Мария, сотрудница компании-производителя строительных материалов и систем:

— Планируя расходы на офисные принадлежности, мы исходим из необходимости. Главная наша задача: чтобы в офисе всегда было все необходимое — начиная от туалетных принадлежностей и заканчивая канцелярскими товарами. Список заказа мы формируем на основании перечня необходимых товаров, заявок сотрудников и бюджета.

Топ-3 такой: бумажные полотенца, кофе, бумага для принтера.

Мария, представительница интернет-магазина строительного оборудования с доставкой:

— Я действую по принципу хозяюшки: смотрю, чтобы все были сыты и всем всего хватало.

При этом я полностью полагаюсь на собственный опыт работы и сама определяю количество товаров для заказа. Заявки приходят только от сотрудников, которые находятся в другом офисе. Сейчас мы делаем закупки раз в месяц. В связи с ситуацией с коронавирусом часть людей работают удаленно, поэтому расходы в офисе сократились. Думаю, что скоро волна пандемии спадет и мы вернемся к обычному формату работы и привычному ритму закупок — раз в неделю.

Наш топ-3: чай, офисная бумага, стикеры для документов.

Из разговора с представителями компаний мы сделали два главных вывода:

• в каждой компании свой уникальный подход к оптимизации расходов на офисные нужды; 
• корректное составление заказов — главный критерий в эффективном планировании бюджета.

А сколько вам нужно?

Что лучше: исходить из потребностей или из возможностей? Ответ на этот вопрос таков: важно обеспечивать сотрудников в достаточном количестве тем, что действительно необходимо им для эффективной работы. В этом поможет список необходимого (приводим несколько вариантов), а также таблица учета канцтоваров.

Список необходимых канцтоваров. Обычно составляют два перечня: канцтовары (расходные материалы) длительного использования и кратковременного. Эти списки позволяют планировать ежемесячные, ежеквартальные и годовые закупки.

Канцелярский минимум офисного сотрудника выглядит так:

• ручка, карандаш, линейка, ножницы — по 1 шт.;
• степлер, скобы к нему, антистеплер — по 1 шт.;
• лотки для бумаг — 1–3 шт.; 
• папки, файлы, архивные папки — в зависимости от объема документов; 
• блокнот или ежедневник — 1 шт., блок для записей — 1–2 шт.;
• маркеры и текстовыделители — 1 уп.

Развернутый список (включает в себя предыдущий и еще несколько позиций):

• туба с чистящими салфетками; 
• скотч (клейкая лента); 
• корректоры; 
• нож для бумаги;
• точилка; 
• дырокол; 
• клей;
• бумага для заметок на клейкой основе; 
• закладки; 
• скрепки, зажимы для бумаги.

В зависимости от должностных обязанностей сотрудника список может отличаться. Например, в бухгалтерии подойдут обыкновенные ножницы, но для сотрудника отдела упаковки они должны быть более острыми с «антиклей»-покрытием для разрезания клейких лент.

Кстати, ножницы бывают для левшей, правшей, а также универсальные. Не поленитесь узнать, какие именно лучше подойдут вашим коллегам.

Учет и контроль. Заведите табличку в Excel. Учитывайте в ней количество купленных и выданных канцтоваров, а также указывайте сроки их потребления. Если вести такой учет регулярно и анализировать полученную информацию, то через некоторое время вы сможете точно определить время закупок и требуемую сумму.

Если вы хотите, чтобы канцтовары приносили максимум пользы вашим сотрудникам, интересуйтесь, как именно они собираются их использовать. Это поможет при выборе того, что закупать. Руководствуйтесь не только параметром цены, обращайте внимание на такие важные характеристики канцтоваров, как эргономичность, функциональность, способность сохранять основные качества и внешний вид. Индустрия офисных принадлежностей продвинулась вперед настолько, что на сегодняшний день вы можете подобрать узконаправленные товары под конкретные условия использования. Например, ножницы «Титаниум» специально разработаны фирмой Scotсh для точного разрезания не только клейких лент, но и фольги, ткани, картона, фотографий, пленок, бумаги. Они удобные и прочные, производитель предоставляет пожизненную гарантию на плавность хода. А лезвия из японской нержавеющей стали со спецпокрытием выдерживают до 100 тысяч разрезов без перезаточки. И да — клей и клейкая лента на них не налипают. Ясно, что такие ножницы будут стоить дороже обычных, но и прослужат несопоставимо дольше.

Ручка ручке тоже рознь. Например, гелевая Pentel Energel.

Мало того, что не протекает и подходит для использования при авиаперелетах, так еще и способна провести линию длиной 2 км, что подтверждено специальным патентом. Следовательно, ручка прослужит гораздо дольше.

Важно — где и когда вы используете канцтовары

Существуют ситуации, когда важны не только функциональные параметры канцелярских принадлежностей, но и их представительские качества. На важных переговорах весомой может стать даже стоимость ручки, которой представитель вашей компании подписывает дорогостоящий контракт.

Также не стоит забывать об эстетических качествах продукции, покупая промотовары. Впрочем, об интересных подарочных и сувенирных офисных принадлежностях мы поговорим в отдельном материале.