1. Баланс тактики и стратегии. Антикризисный план
Пусть у вас появится антикризисный план. Любой план лучше, чем его отсутствие, создавайте антикризисный комитет/штаб/команду. Обращайте внимание на цепочку поставок, денежные потоки, HR-политики. Думайте о стратегии сейчас и о том, что будет, когда все закончится. Найдите время среди «операционки» и тактических решений. Вам говорят: мир уже не будет прежним. Окей, мир пять лет назад тоже был совсем другим, только некоторые не смогли это понять.
2. Пересмотр стандартов, процессов и инструментов
Внешняя среда требует новых стандартов работы и коррекции бизнес-процессов. Пересмотрите сроки, порядки, маршруты одобрения и правила доступа к данным, правила эскалации и делегирования. Дайте бизнесу больше гибкости. Регламентируйте процессы так, чтоб они стандартизировали 70–80% ситуаций. Все остальные решения делегируйте менеджерам и антикризисной команде. Вам поможет антикризисная матрица эскалации (маршруты решений и шкала полномочий). Если коррекция стандартов и процессов требует значительной подготовки — оперативно определите базовые принципы. Делайте упор на прозрачность решений, а не на следование стандартным правилам. И конечно, настало время попробовать новые инструменты по управлению проектами, учету времени, постановке и контролю задач, коммуникациям и т. д. Помимо настройки работы внутренней команды, не забудьте про документальное взаимодействие с контрагентами. Попробуйте, к примеру, Quidox.by — сервис обмена электронными документам с электронной цифровой подписью, который легко автоматизирует процессы документооборота, с одной стороны, и даст прозрачность и безопасность работы с документами — с другой. Шагните наконец в будущее.
Что дает работа с документами в Quidox.by?
- Мгновенный обмен документами с абсолютно любым контрагентом в Беларуси.
- Юридическая значимость электронных документов в противовес сканам и факсимиле.
- Гарантия подтверждения доставки и отслеживание истории документов.
- Легкий поиск и простота управления документами.
- Сокращение времени на документооборот в среднем в 5–7 раз.
- Подписание через интернет из любой точки мира.
- Простая интеграция в любые учетные системы для полной автоматизации.
- Безопасное хранение всех входящих и исходящих отправлений в сервисе.
- Свободное сохранение электронных документов с ЭЦП локально.
- Контроль подписания (кто, когда, откуда, какие документы и т. д.) и самих документов .
3. Контроль
Текущая ситуация — прекрасная возможность для недобросовестных сотрудников, менеджеров и деловых партнеров «похоронить» злоупотребления и некомпетентные ошибки в прошлом, а также манипулировать текущим состоянием дел: повышать градус негативных оценок и прогнозов, декларировать неамбициозные/слабые цели и задачи. Это классическая ситуация, когда война все спишет. Обращайте внимание, как перераспределяются и корректируются бюджеты. Возможно, причина не в кризисе, а это очередной повод для «вывода» кеша. Обращайте внимание на «срочные» платежи и любые платежи, которые связывают именно с кризисом. В кризис всегда приходится (а иногда это и крайне важно для устойчивости) выходить за пределы стандартных процессов и игнорировать правила. Но для недобросовестных лиц — это возможность, для вас — скрытые угрозы. Всегда обращайте внимание, насколько для вас прозрачны те или иные решения.
4. Бюрократия и фиксация
Бюрократию никто не любит. Особенно в кризис. Но стоит вести определенный протокол событий, решений и предпосылок для принятия решений. Еще раз: думаем не только о сейчас, но и о «потом». Потом все будут все валить на всех. Отрицать сведения и факты, искажать и заново оценивать исходные данные для принятия решений. Без разумного «протоколирования» вам ПОТОМ будет сложно разбираться в том, что вы «натворите» во время кризиса, и разруливать актуальные проблемы. Это все касается как ваших внутренних процессов/отношений, так и внешней среды/деловых партнеров.
5. Проверяйте деловых партнеров/контрагентов
В антикризисной ситуации невозможно действовать как во время «штиля». Пересмотрите список фокусных контрагентов и стандарты их мониторинга. Если у вас их не было — создайте. Лучше «кривой» и «косой» подход, чем никакой. Уделяйте внимание контрагентам, которые «критически необходимы», которым «нет альтернативы» или которые «срочно» нужны, а также «самым лучшим». Это всегда благодатное поле для манипуляций. Оцените риски ваших контрагентов и деловых партнеров. Они будут их транслировать на вас.
Пришло время настроить автоматический мониторинг по всем контрагентам, и в этом вопросе лучшее решение — kartoteka.by, первый в Беларуси веб-сервис поиска, мониторинга и проверки контрагентов. Сервис позволит держать руку на пульсе и реагировать быстро на все возможные изменения. По особо важным контрагентам соберите полноценное досье.
6. Сверяйтесь с данными предыдущих периодов и контролируйте расчетную базу
Контроль важен не только за прозрачностью антикризисных планов, задач и прогнозов. Обращайтесь к уже закрытым отчетам. Переоцените их заново, сверьте с текущей информацией. Насколько предыдущие данные, декларации и информация менеджмента соответствуют текущим. Многие объяснения текущих планов и потерь могут прямо не соответствовать логике и аналитике предыдущих периодов. Обратите внимание на данные CRM! Вас прямо могли обманывать как в части клиентов, так и в части поставщиков. Это время, когда «грязь» может всплыть. Расчетные базы для доли рынка, создания запасов, оценки конъюнктуры и т. п. могут кардинально отличаться сейчас по сравнению с «вчера». Не дайте вас ввести в заблуждение динамикой и манипуляцией расчетными базами. Обязательно смотрите мультипликацию, введите пояснения по коррекции расчетных баз.
7. Переоценка рисков, резервы и гарантии
Важно оценить не только текущие риски, но и переоценить уже запланированные при подготовке стратегии-2020 (вы ведь ее планировали осенью 2019 года, не так ли?). Ряд рисков уже не актуальны, и резервы на них можно перебросить для текущих задач. Риски с высокой стоимостью, но низкой вероятностью могут заиграть новыми красками. Возможно, настало время для активного использования таких инструментов, как гарантии, поручительства, страховки и т. п.
8. Киберриски
Если вы переводите сотрудников на «удаленку», оцените уязвимость этого шага. Пираты киберпространства уже атакуют инфраструктуры и в полной мере воспользуются ситуацией. Еще раз напомните сотрудникам правила «гигиены»: нигерийские письма о наследстве в $1 млн не открываем, устанавливаем антивирусы, пароли не сообщаем на публичных форумах, секретные файлы не выкладываем на стоки с открытыми ссылками. Установите работникам нормальные антивирусные инструменты, шифруйте коммерческую тайну, назначайте пароли и права доступа, документы передавайте по защищенным каналам.
9. Дайте людям работать
Ваши эйчары, юристы, экономическая безопасность и даже клининговый сервис давно ждали, чтобы проявить себя. Позвольте им это сделать в полной мере и дайте свободу. Пусть планируют и проводят антикризисные коммуникации, упражняются в форс-мажорных оговорках, проводят стресс-тестирования и отрабатывают сценарии. Эти ребята плохого не посоветуют. Если учли предыдущие 8 советов — они не создадут сложностей в бизнесе, не увеличат нагрузку на процессы, а обеспечат устойчивость сегодня для лучшего завтра.
10. Деньги
Забирайте досрочно, что можете забрать (даже с дисконтом), реструктуризируйте долги и сами предлагайте дисконты на собственные платежи. А может, деньги уже ничего не стоят? Тогда забирайте гречкой:)
