Псевдодокументы: как на «удаленке» настроить обмен документами и минимизировать риски
А теперь представьте, можете ли вы быть уверенными и поручиться за каждый договор, акт, соглашение и дополнение, любой другой документ, составленный вашими работниками на «удаленке»? Кто их подписывает и как передает контрагенту? Все ли документы в оригинале есть на руках? Исполняете ли вы обязательства по таким документам, пока не получили их в оригинале?
Вполне возможно, завтра руководителю компании придется доказывать в суде свою правоту, представлять доказательства или возвращать свои деньги. А главное, придется разбираться с документами, на основании которых совершались сделки.
Разберемся, почему все вышеперечисленные способы неидеальны и недостаточно надежны в работе с контрагентами, какие риски влекут для компании и что нужно предпринять.
Факсимиле — это точное воспроизведение собственноручной подписи посредством механического оттиска или копирования. По сути — штамп, не является реальной подписью.
Как правило, используется в компании как «переходящее знамя» для удостоверения самого разнообразного спектра документов, от договоров до актов, спецификаций, протоколов и т.д. Любой сотрудник компании может иметь доступ и воспользоваться по причине ненадлежащего хранения.
Риски:
Документ с факсимиле не позволяет быть уверенным в действительности подписи, а также в полномочиях лица, проставившего факсимиле на документе.
Принятие к бухгалтерскому учету документов с факсимиле запрещено действующим законодательством, так как не допускается использование факсимиле при составлении первичных учетных документов (ПУД).
Нельзя использовать в отношении товарно-транспортных и товарных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг), иных товаросопроводительных документов; доверенностей; заверенных копий документов.
Налоговые органы при проведении проверок не признают подписанные таким способом первичные учетные документы (ПУД), не принимают в подтверждение совершения хозяйственных операций.
В случае возникновения судебного спора доказать, что факсимиле проставлено лицом, которому не принадлежит подпись, практически невозможно, а следовательно, и оспорить подписанные документы в суде либо предоставить их в качестве доказательства.
Скан-копия документа
Скан-копия документа — это электронный образ, получаемый путем перевода бумажного документа в цифровой формат с чтением и запоминанием.
Риски:
Скан-копия документа не является оригиналом и не имеет юридической силы.
Принятие к бухгалтерскому учету скан-копий документов запрещено действующим законодательством.
Легко подделывается и при получении скан-копии от контрагента нельзя удостовериться, что документ подписывался уполномоченным лицом, обязательно требуется получение бумажного оригинала документа.
При отправке скан-копий документов по электронной почте в случае спора необходимо доказывать принадлежность адреса почты отправителю, что может вызвать сложности.
Контрагент может в любой момент отказаться от исполнения договора, не предоставив оригиналов документов, и только в судебном порядке можно будет пытаться доказать заключение договора.
Ксерокопия документа
Ксерокопия документа — это точная копия оригинального документа на бумажном носителе.
Риски:
Без надлежащего заверения не имеет никакой юридической силы и не может рассматриваться как надлежащее доказательство.
Принятие к бухгалтерскому учету ксерокопий документов не допускается.
С отменой обязательного использования компаниями печати процесс удостоверения копий документов не защищает от любых манипуляций с документами.
Легко подделать при наличии определенного умысла, легко потерять по неосмотрительности.
Может быть отправлена лишь по факсу либо почтой, что не добавляет уверенности в своевременном получении адресатом его экземпляра.
В случае использования в обороте вышеупомянутых способов компании грозят потери и риски в виде налоговых доначислений, пени и административной ответственности, а также судебных разбирательств. И это не говоря о затраченных финансах и времени, ошибках, путанице при передаче и хранении таких псевдодокументов.
Оригиналы документов на бумаге
Отправка оригиналов документов по почте — хороший вариант, который позволяет контролировать обмен документами, хотя и не в полной мере. Бумажные документы забываются на принтере или лежат свободно в «черновиках», на ресепшене в компании или в открытом доступе на входе в бизнес-центр, особенно если у компании нет почтового ящика. В таких ситуациях конфиденциальные и юридически значимые документы могут попасть в руки кому угодно, часто теряются и не доходят до адресата. Ну и, пожалуй, главный их минус — это время на подготовку, печать, отправку, ожидание, получение...
В складывающейся ситуации с переходом многих бизнесов на «удаленку» обмен оригиналами документов через почту совсем не удобен. Потому как надо посещать офис, передавать документы на подписание руководителю, печатать, проставлять печать, ездить на почту для того, чтобы отправить их контрагенту. И без того почтовые отправки стоят бизнесу немало, а тут еще ворох обслуживающих документ действий.
Да, можно делегировать право подписания определенных документов самим сотрудникам на «удаленке», но печать и отправку все равно придется осуществлять каждому такому ответственному самостоятельно. Останется нерешенным вопрос с печатью организации, которая по общему правилу должна удостоверять подпись уполномоченного лица. И не понятно, куда контрагент будет возвращать подписанные документы — вновь в офис?
Электронные документы
Обмен электронными документами с использованием электронной цифровой подписи поможет избавиться от вышеперечисленных рисков.
Для того чтобы любой документ в компании стал электронным, необходимо подтвердить его целостность и подлинность с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Говоря простым языком, подписать ключом ЭЦП от ГосСУОК — той самой «флешки для налоговой и ФСЗН», которая, как правило, есть уже практически у всех компаний.
Технические возможности ЭЦП и закрепленный на законодательном уровне статус электронного документа как оригинала документа позволяют легко идентифицировать участников и обезопасить их от манипуляций с документами и их подделки.
В настоящее время электронные документы, подписанные ЭЦП, по юридической силе приравниваются к документам на бумаге, скрепленным «живыми» подписями и печатями сторон.
Что касается предоставления электронных документов для проверок налоговыми органами, в любой государственный орган и в суд, то уже сейчас это предусмотрено в Законе об электронном документе в 2 вариантах:
предоставить сам электронный документ с ЭЦП как оригинал документа,
предоставить заверенное надлежащим образом бумажное представление электронного документа.
Комментарий Вячеслава Шкадаревича, основателя QuiDox.by — центра мгновенного обмена электронными документами с ЭЦП.
Мало перевести работников на «удаленку», важно сохранить взаимодействие с внешним бизнес-миром. Самое важное в этом вопросе — это возможность согласования и подписания документов в электронном виде.
Еще с 18 февраля 2019 года белорусские компании получили возможность официально использовать электронные документы в своих ключевых бизнес-процессах, что сейчас нам позволяет практически полностью избавиться от бумажных документов и походов на почту.
Для решения этого вопроса можно легко воспользоваться QuiDox.by — сервисом по обмену электронными документами с электронной цифровой подписью.
позволяет в пару кликов подписать неограниченное количество файлов абсолютно любого формата электронной цифровой подписью,
мгновенно доставляет сообщения с подписанными файлами адресату с подтверждением, отображаемым в специальной системной квитанции,
обеспечивает последующее безопасное и надежное хранение как исходящих, так и входящих сообщений с документами.
Все документы для подписания поступают к руководителю в веб-сервисе в его личный кабинет и в любую свободную минуту, где бы он ни находился, могут быть подписаны с помощью ЭЦП всего в несколько кликов и направлены на подписание контрагенту.
Поэтому никакого присутствия в офисе, печати документов, походов на почту для отправки документов контрагентам не понадобится.
Совсем не обязательно, чтобы ваш контрагент был клиентом нашего сервиса, потому что при отправке документов на известный вам e-mail система проверит наличие такого пользователя, и если его нет — создаст ему личный кабинет и направит уведомление с логином и временным паролем для входа.
Базовый функционал QuiDox.by всегда доступен бесплатно для всех пользователей системы и позволяет сразу же начать обмен электронными документами с любым контрагентом в стране.
И если вы внедрите в работу этот простой инструмент, то, скорее всего, после возвращения к нормальному рабочему ритму вы от него уже не сможете отказаться.
