Канбан, Scrum и не только: как управлять офисными задачами как IT-проектами

Не только ИТ-проекты: как управлять офисными задачами по Kanban и Scrum

Когда мы говорим о гибких методологиях, то в первую очередь подразумеваем управление ИТ-проектами. А что, если с помощью Kanban и Scrum убрать беспорядок и в текущих задачах — структурировать работы, правильно выбирать ответственных, следить за дедлайнами и повысить эффективность сотрудников? Расскажем, как это сделать.

Немного теории: что такое гибкая методология управления

Гибкая методология управления проектами — Agile — появилась как альтернатива классическим подходам: на место жесткому планированию пришла адаптивность к требованиям клиента и постоянное совершенствование процессов.

Основные характеристики:

итеративность;
команда и заказчик находятся в постоянном контакте;
изменения в проект вносятся быстро и без формальных соглашений;
регулярная и своевременная обратная связь.

Scrum и Kanban — фреймворки (набор инструментов) Agile-методологии. Первый способ предполагает четкое распределение ролей на проекте и разделение всех работ на короткие временные промежутки — спринты. В основе второго метода лежит визуализация процессов на доске, ограничение количества задач в работе и управляемый поток заданий.

Лучшие практики обеих методик эксперты собрали в отдельный подход — Scrumban. Он объединил итеративное развитие и регулярные ревью с визуальными инструментами и гибкостью.

Почему офисные задачи — это тоже проекты?

Проект — это совокупность действий, которые направлены на достижение запланированных целей с учетом ограниченных сроков и ресурсов. Традиционно такие работы ассоциируются с масштабными инициативами — например, внедрением программного обеспечения или разработкой нового продукта.

Однако рассмотреть в рамках проектной парадигмы можно и операционные задачи: подготовку отчетов, планирование мероприятий, организацию встреч и командировок, написание пресс-релизов, расчет заработной платы, анализ конкурентов, обучение и штата. У каждой из этих задач есть:

четкие цели;
определенные сроки;
назначенные ресурсы;
необходимость контроля;
отслеживание прогресса;
корректировки и изменения;
оценка эффективности.

Пошаговая инструкция, как внедрить Scrumban в компании

Шаг 1: оцените текущие процессы

Проведите аудит рабочих процессов. Определите длительность выполнения и «бутылочные горлышки» каждой задачи. Для анализа хорошо использовать диаграмму потоков работ: на ней наглядно отображаются все этапы — от старта до завершения.

Шаг 2: определите типы задач

Разделите потоки задач на повторяющиеся (например, ежеквартальный сбор отчетности, обновление ПО, интервью с клиентами) и разовые (например, подготовка презентации, проведение обучения, ремонт оборудования и техники).

Шаг 3: выберите инструменты управления

Если в вашей команде до 15 человек, вполне можно обойтись Excel-таблицей или бесплатными таск-трекерами. Если в компании работает больше 30 человек, то на помощь придут профессиональные системы управления задачами.

Шаг 4: сформируйте команды

Определите состав участников каждой команды. В работу над написанием пресс-релиза будет включен отдел маркетинга. А вот к организации командировки придется привлечь не только секретариат, но и самого командируемого, его руководителя и замещающего.

Шаг 5: визуализируйте работы

Создайте доску для отслеживания состояния задач. Настройте колонки: «Задачи месяца», «В работе», «На приемке», «На согласовании», «Выполнено», «Бэклог». Само задание будет помещаться в тикет. Там же указываются ответственные, сроки, приоритет.

Шаг 6: установите WIP-лимиты

Один из принципов грамотного управления потоком работ — ограничение количества одновременно выполняемых заданий (от англ. WIP — work in progress). Лучше установить лимит в 2-3 тикета в каждом столбце: так вы сможете избежать перегруза команды.

Шаг 7: собирайте обратную связь

Внедрение новых подходов к работе всегда несет в себе риски. Сотрудники могут с опаской относиться к таким инструментам или вовсе их игнорировать. Чтобы этого не случилось, регулярно проводите опросы и встречи: участники команды смогут рассказать, все ли их устраивает, предложить идеи для дальнейшего развития и поделиться своими «болями». Так вы сможете постоянно улучшать процессы, а это — одна из основ методологии Agile.

Обзор российских инструментов для управления задачами

Долгое время на российском рынке систем управления задачами «господствовали» Jira, Asana и Trello. Несколько лет назад иностранные вендоры прекратили поддержку отечественных пользователей: на смену зарубежным сервисам пришли отечественные системы.

5 достойных аналогов:

O!Task — таск-трекер с CRM и базой знаний. Планировать загрузку здесь можно на диаграмме Ганта или канбан-доске. Задачи делятся на личные и рабочие, гибко настраиваются роли, есть простые отчеты для отслеживания процессов. Больше подойдет для небольших компаний, например маркетинговых агентств или веб-студий. Нет мобильного приложения, сервис нельзя интегрировать с другим ПО, которое использует компания.
Moo.Team — планировщик задач с интуитивно понятным интерфейсом и встроенным календарем. Можно распределять загрузку между сотрудниками, планировать события, разграничить права доступа и использовать скрытые сообщения. Есть шаблоны задач. Для больших компаний функциональности сервиса может быть недостаточно.
Directum Projects — полноценная система для управления проектами и задачами. Сочетает в себе классические, гибкие и гибридные методологии. Организовать работу команды можно при помощи диаграммы Ганта или Agile-досок. Платформа помогает точно рассчитывать загрузку сотрудников, дает готовые шаблоны отчетов, «назначает» совещания и легко интегрируется в ИТ-ландшафт предприятия. Этот сервис, напротив, может показаться слишком «тяжелым» для маленьких компаний.
YouGile — таск-менеджер с большим набором инструментов: от личного планировщика задач до диаграммы Ганта. Есть корпоративный мессенджер, CRM и Agile-доски. Большие задания можно декомпозировать на подзадачи, а отчеты — собирать по гибким шаблонам. Платформу нельзя настроить под потребности компании, также нет базы знаний и возможности устанавливать связи между задачами.
Яндекс Трекер — один из самых популярных планировщиков задач. Простой, но со специфичным интерфейсом. Есть разные инструменты для управления: доски, диаграммы, спринты и эпики. Общаться команда может внутри сервиса, в этом помогут встроенные чаты. А вот разобраться в причинах неудач будет сложно: в таск-менеджере мало метрик и дашбордов. Трекер входит в подписку «Яндекс 360», поэтому плюсом к самому планировщику задач вы получите и другие (возможно, ненужные) инструменты.

Преимущества цифровых сервисов

В компаниях, где выстроено управление операционными задачами в цифре:

упрощается контроль команды: видна вся картина по загрузке, участники четко понимают свои зоны ответственности;
улучшается взаимодействие: сотрудники общаются и обмениваются данными на единой платформе, данные не теряются;
эффективнее распределяются ресурсы: нагрузка равномерно делится между работниками;
минимизируются риски: меньше простоев и невыполненных задач;
отслеживают прогресс: встроенные в цифровые инструменты метрики помогают анализировать производительность команды.

Управляйте офисными задачами, как проектом. Так вы сможете выстроить прозрачные процессы: повысить продуктивность команды, правильно расставлять приоритеты, грамотно выбирать исполнителей, лучше распределять загрузку и планировать рабочее время.