Электронный документооборот становится все более популярным среди компаний, работающих с самозанятыми. В данной статье мы расскажем о вариантах ведения документооборота с самозанятыми в 2023 году и как правильно внедрить в сотрудничество с ними электронный документооборот.
Напомним, что самозанятые — это граждане, которые в своей деятельности используют специальный налоговый режим НПД. Самозанятыми, применяющими налог на профессиональный доход, могут быть как физ.лица, так и ИП.
При сотрудничестве с заказчиками юр.лицами самозанятые ведут определенный документооборот: заключают договора, подписывают Акты выполненных работ или оказанных услуг, выдают чеки после оплаты.
Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году
Компании могут обмениваться документами в электронном виде, подписывая их онлайн или на бумаге.
1. Без электронной подписи: по e-mail или через мессенджеры
В этом случае документы подписываются самозанятым вручную, сканируются или фотографируются, после чего направляются на почту или мессенджер второй стороны договора (компании-заказчику) для дальнейшей подписи и возврата.
Этот вариант обмена документами может быть удобен для заказчиков, работающих с одним или двумя самозанятыми исполнителями по разовым задачам.
2. С использованием электронной подписи: через специальные сервисы
Этот вариант документооборота является более быстрым и удобным, особенно при работе с десятками самозанятых. Он исключает необходимость в ручных подписях и сканировании документов.
Здесь используются специальные сервисы по работе с временными исполнителями, такие как "Мои самозанятые". В сервисе реализована автоматизация бизнес-процессов по работе с внештатниками. В том числе и в вопросах ЭДО для самозанятых. Поэтому документы подписываются с использованием электронной подписи.
Как подписывать документы с самозанятыми электронно
При работе с десятками исполнителей компании выгодно подключить сервис “Мои самозанятые”, который будет автоматизировать рутинные задачи и экономить трудоресурс штатных сотрудников.
Как в этом случае будет выглядеть документооборот:
1. При подключении к сервису компании и исполнителю автоматически выпускается усиленная неквалифицированная электронная подпись.
2. Самозанятому никуда не придется ходить и не нужно самостоятельно оформлять электронную подпись.
3. Заказчик загружает шаблоны договоров для своих исполнителей в личный кабинет.
Если имеется большое количество документов, сервис позволяет использовать массовую рассылку по реестру.
4. Самозанятый регистрируется в сервисе и берет заявку от компании.
5. Заказчик направляет исполнителю договор на подпись онлайн через сервис. Исполнитель проверяет документ и, если все в порядке, нажимает кнопку «Подписать». Через несколько секунд будет сформирована подпись. Затем самозанятый получает сообщение со ссылками на документ и подписи.
6. Сотрудничество начинается.
7. После выполнения работ аналогичным образом формируется и подписывается сторонами Акт.
Какой вариант ЭДО с самозанятыми выбрать
Выбор конкретного варианта электронного документооборота с самозанятыми зависит от предпочтений и объема работы компании. Если у компании небольшое количество самозанятых и обмен документами происходит редко, возможным вариантом является использование обмена документами через электронную почту или мессенджеры.
Если же компания сотрудничает с большим количеством самозанятых исполнителей, рекомендуется использовать специальные сервисы для электронного документооборота, которые позволяют удобно и быстро подписывать документы с помощью простой электронной подписи.
Пример такого сервиса — "Мои самозанятые", который помимо ЭДО предоставляет функциональные возможности по подбору, массовым выплатам, автоматическому получению чеков и проверке статуса самозанятых.
