Как правильно организовать хранение документов в юридическом бюро

Большая часть работы юриста связана с документами. И их количество очень велико, даже если это небольшая юридическая компания. Причем настолько, что без продуманной системы хранения и автоматизации работа может просто встать из-за потери важных бумаг. В лучшем случае сотрудники будут работать менее эффективно.

Кроме систематизации, в работе с документами важна конфиденциальность. Любая информация, касающаяся клиентов компании, включая бумаги, сформированные в процессе исполнения договорных обязательств, ни в коем случае не должна попасть в руки третьих лиц. Это имеет значение в формировании профессиональной репутации, от которой зависит доверие клиентов и дальнейшее развитие компании в целом. Отсюда можно сделать вывод, что для юридического бюро важно организовать не просто удобное, но и надежное хранение документов. Для этой цели нужны качественные канцелярские сейфы и металлические шкафы.

Специфика документооборота и работа с бумагами в юридическом бюро

В процессе работы сотрудники юридического бюро имеют дело с двумя типами бумаг:

• С документами, которые связаны с управлением самой организацией. Сюда относятся бумаги, оформляемые в бухгалтерии, подразделении материально-технического снабжения, отделе кадров.
• С документами, которые юристы получают от клиентов для изучения, оценки или других задач и оформляют в процессе оказания услуг.

Чем больше масштабы деятельности юридического бюро, тем больше документов и первого, и второго типа. В зависимости от их количества нужно подбирать сейфы и металлических шкафы, которых должно быть достаточно для удобного размещения и надежного хранения бумаг в каждом отделе компании. При этом нельзя забывать, что между шкафами в архиве должно оставаться место для свободного прохода сотрудников. Для этого нужно учитывать площадь помещения и размеры уже установленной в нем мебели.

Офисные сейфы для хранения конфиденциальных документов

Как было сказано выше, выбирая сейфы для документов А4, в первую очередь необходимо обращать внимание на вместительность. Несмотря на то, что функциональность на первом месте, презентабельный внешний вид не менее важен при выборе, ведь знакомство с любой компанией начинается с обстановки: интерьера, мебели, порядка. И солидный аккуратный сейф или металлический шкаф вносит свой вклад в имидж юридического бюро, помогая подчеркнуть его статус и сформировать впечатление надежной организации, которой можно доверять.

Следующий важный критерий выбора — это способность сейфа защитить документы, бланки и печати от кражи и пожара. Поэтому при выборе имеют значение огне- и взломостойкость. Для хранения большого объема документов в толстых папках формата А4 предназначены металлические архивные шкафы, для систематизации документов в подвесных папках А4 или Foolscap – картотечные шкафы с выдвижными ящиками.

Архивные металлические шкафы для больших объемов документации

Чтобы удобно разместить большое количество документов, лучше выбирать специализированные архивные шкафы, которые характеризуются более внушительными размерами и вместительностью. Такие модели используются юридическими бюро именно для ведения архивов.

В зависимости от объема шкаф может вмещать до 80 папок-регистраторов формата А4. Внутреннее пространство можно организовать по своему усмотрению: переместить полки на нужное место, установить выдвижные ящики и рамы для подвесного файлинга.

Если выбрать шкаф премиум-класса, то кроме вместительности он будет обладать элегантным дизайном, повышенным комфортом в эксплуатации, долговечностью и безотказностью. Для изготовления этих и других моделей используется высококачественная сталь, установлены замки повышенной секретности, легко и бесшумно открываемые распашные двери, прочно фиксируемые магнитами даже в незапертом состоянии. Поверхность таких шкафов надежно защищена эстетичным и прочным порошковым покрытием, которое устойчиво к коррозии и незначительным механическим воздействиям.

Чтобы сэкономить место в небольших помещениях, можно выбрать архивные шкафы-купе, которые оснащены раздвижными дверями. Это хорошее решение для небольших кабинетов и узких коридоров, поскольку подобные модели не нуждаются в дополнительном пространстве в момент открывания дверей. В результате вы сможете сэкономить драгоценное место и оптимально использовать его площадь.

Если сравнивать архивные шкафы по функциональности, то нельзя обойти стороной двухсекционные модели. Здесь в одном отделении размещается деловая документация, а в другом — верхняя одежда сотрудников. Эти и другие модели офисных шкафов премиум-класса помогают сделать хранение документации максимально комфортным. Благодаря длительному сроку службы мебели порядок и безопасность бумаг сохранятся на долгие годы вперед.

В заключение

Подводя итог, можно сделать вывод, что сейфы и металлические шкафы — важная часть надежного и удобного хранения документации в юридическом бюро. Подобная мебель является неотъемлемым условием сохранности бумаг наряду с защитой окон и дверей, охранной и противопожарной сигнализацией. Чем тщательнее будет продумана каждая составляющая системы безопасности, тем меньше будет риск безвозвратной утраты и утечки информации.

Источник: "СТИЛОФФ"