Канцелярские принадлежности – это неотъемлемая часть каждого офиса. Офис-менеджерам нужно грамотно рассчитать их расход и провести закупку, чтобы ни один сотрудник не остался обделенным. Эта задача в первые моменты кажется простой, но задержка поставок или продукция низкого качества могут легко подпортить репутацию.
Канцтовары делят на две группы:
- долговременного использования (дыроколы, степлеры и т. п.);
- кратковременного использования (бумага, маркеры, ручки, скрепки).
Большое внимание нужно уделить именно второй группе товаров. В офисе бумага оптом – обычно главная позиция при закупке.
Определение нормы
Существует два основных способа, как подсчитать норму для товаров второй группы:
Бенчмаркинг. Суть заключается в сравнении собственной компании с любой другой, схожей по параметрам и количеству сотрудников. Обычно это происходит так: офис-менеджер одной компании (А) находит максимально похожую организацию (Б), работающую в аналогичной сфере, и узнает о том, как они производят расчеты и закупку. После этого перенятая технология применяется и при необходимости корректируется непосредственно в компании (А). Главное – подобрать максимально близкий аналог.
Собственные расчеты. Опытным путем определяется норма канцтоваров для офиса – несколько месяцев нужно проводить наблюдение и анализ расхода продукции. Конечно, тут нужно тратить собственные силы и время, но при должном старании результат будет максимально точным.
Самостоятельный анализ расходов канцтоваров позволит сделать запасы необходимых принадлежностей и спрогнозировать высокий спрос на определенные виды в «горячий сезон».
Расчет расхода
В крупных и даже средних компаниях трудно контролировать сотрудников и проводить закупку продукции, поэтому заявки на канцелярию эффективнее собирать по отделам. А в небольших компаниях, где есть возможность пообщаться с каждым отдельным сотрудником, лучше вести учет персонально.
Вот примерный список необходимых категорий:
- папки, файлы и бумага;
- письменные принадлежности;
- блокноты, тетради;
- канцелярия для скрепления (степлеры, скобы, зажимы, гвоздики, кнопки);
- картриджи для принтера;
- аксессуары, календари, корзины под мусор, скотч, клей.
Всегда также нужны хозяйственные товары, доски, флипчарты.
В начале расчетов периодически система может давать сбой, но это нормально. Главное – своевременно анализировать ситуацию и корректировать закупки. Так компания сможет и дальше реализовывать проекты на высоком уровне.
