Какие офисные программы реально нужны бизнесу для работы? Собрали универсальную базу

Каждый день сотрудники компаний в разных отраслях открывают, просматривают и редактируют десятки файлов — документов, таблиц, схем, презентаций — в облаке, десктопной версии или на своем смартфоне. Как бизнесу при подборе лицензионного ПО не растеряться в многообразии функционала и постоянных обновлениях, предлагаемых разработчиками?

Вариант — попробовать выделить базовый, универсальный набор программ для просмотра содержимого файлов, форматирования текстов, таблиц и изображений, управления стилем оформления, вставки ссылок, списков, таблиц, редактирования формул и диаграмм, создания презентаций и т. д.

Каковы ключевые характеристики офисного пакета ПО, которые необходимы каждому бизнесу и каждому сотруднику компании?

Дмитрий Зайцев, Head of SRE Flocktory, программный директор программ «DevOps-инженер» в Skillbox:

— На мой взгляд, самый востребованный софт в любой работе — таблицы. Базово самое важное ожидание пользователей ко всем пакетам — четкость деталей и простота для совместной работы. А вот выбор пакета зависит от широты функциональных возможностей. Так, например, финансистам важен инструмент, который упрощает расчеты и позволяет экономить время за счет прошитых формул.

Действительно, от вида деятельности многое зависит. Например, в крупных IT-компаниях не обойтись без общего рабочего цифрового пространства с возможностью постоянно проводить онлайн-миты, размещать инструкции, табели, вести аналитику и составлять отчеты, проводить инвентаризацию, бронировать технику при выходе новых сотрудников и многое другое. К такому пространству стандартный офисный пакет идет «прицепом».

Например, Максим Кожекин, руководитель отдела техподдержки образовательной платформы Lerna, отмечает, что в свое время выбор продукта был сделан по совокупности факторов: «наличию почты, таблиц, документов, презентаций, календаря, видеовстреч, заметочника в одном месте с возможностью коллективной правки и комментирования плюс удобной админки, возможности использования сервиса для авторизации в других сервисах, полновесных версий приложений в браузере, присутствию приложений под все операционные системы». И самое главное — изначально все это было бесплатно. Потом потребовалась оплата, но еще приемлемая. А затем стало просто сложно отказаться от привычного продукта, который постоянно развивается и отвечает потребностям. Хотя и не без минусов вроде не совсем понятной системы спама или малого функционала для рассылок. Тем не менее «кусачая» цена заставляет постоянно мониторить рынок в поиске полновесной замены.

Контент-менеджеры, копирайтеры и еще ряд специалистов чаще всего имеют дело с документами в форматах doc, docx, xlsx, pptx, odt. Креативщики, пиарщики — с pdf-файлами. Менеджеры по туризму — со всем вышеперечисленным.

Причем большинство собеседников отмечает, что при работе в большой команде, когда быстрый доступ к данным нужен разным специалистам, в том числе находящимся за рубежом, используют облачный диск, на котором сохраняются все изменения, вносимые в документы, таблицы, презентации. Это удобно, чтобы оперативно решать совместные задачи.

Что в итоге?

Опрос специалистов, менеджеров и других представителей компаний разного формата и отраслей позволил собрать примерный базовый пакет для офиса и ключевые ожидания от его функционала.

Большинству сотрудников нужны программы для работы с таблицами, документами, изображениями, презентациями.

Важны:

юзабилити — интуитивно понятный, удобный интерфейс и грамотное расположение элементов управления;
функциональность, но без перегрузки ненужными опциями;
возможность совместного редактирования и комментирования документов в режиме реального времени;
совместимость на уровне файловых форматов с популярным пакетом Microsoft Office. Большинству нужен софт, который умеет находить общий язык с doc, docx, xlsx, pptx, odt и прочими популярными форматами файлов;
наличие облачного хранилища и поддержка OpenDocument, облачных сервисов;
поддержка PDF (не только просмотр, но и редактирование, комментирование, импорт, конвертация в другие форматы);
наличие мобильной версии с полным функционалом;
стабильность работы, без сбоев.

Как на практике?

Мы протестировали один из предлагаемых на рынке пакетов программ, чтобы проверить, реально ли найти соответствие по всем выше обозначенным пунктам.

Кросс-платформенный офисный пакет OfficeSuite является лицензионным продуктом международного разработчика MobiSystems. Он закрывает сразу такую позицию, как стабильность работы — к услугам пользователей 24/7 служба поддержки. Специалисты помогут настроить и установить ПО, устранить возможные неполадки, решить вопросы управления аккаунтом, учетной записью и паролем, активации лицензии, разобраться с функционалом продуктов. Связаться с ними можно по WhatsApp, Telegram, электронной почте.

Пакет включает пять модулей: Documents, Sheets, Slides, PDF, Mail (для ПК с Windows). То есть можно создавать документы, электронные таблицы, презентации, использовать «PDF-редактор». Файлы можно загружать в облачное хранилище MobiDrive или просто отправить через встроенный «Почтовый клиент».

Заявлено, что программы одинаково эффективно работают на Windows, iOS и Android. А с конца августа уже доступны модули Documents и Sheets для MacOs. То есть файлы можно создавать, открывать, менять на любом устройстве, сохранять их в облаке и иметь к ним доступ в любое время.

Открываем «Документы» — интерфейс очень знакомый: выбор вида, форматов, шрифтов; маркированные списки; вставки таблиц и изображений. Стандартный набор, которого более чем достаточно.

Файл можно сохранить в привычных форматах (doc, docx, docm, odt, opb, opc), равно, как и открывать через Documents-тексты, созданные в Word.

Из Documents текст экспортируется в PDF для продолжения работы и просмотра в других специализированных приложениях. Документ можно отправить на почту в виде файла, ZIP-архива или ссылки.

Пробуем загрузить файл в MobiDrive, открываем доступ по ссылке — все работает: другой пользователь может вносить комментарии на полях или редактировать текст.

Те же манипуляции с «Электронными таблицами», «Презентациями», «PDF-редактором», «Почтовым клиентом» показывают: интерфейсом и рабочим процессом OfficeSuite похож на Microsoft Office.

Например, модуль Sheets тоже выглядит знакомо: стандартные шаблоны таблиц, диаграмм.

Из первых заметных отличий от популярного приложения интересно то, как реализована работа с формулами. Они вынесены в отдельную вкладку, разбиты по категориям и снабжены кратким пояснением назначения и применения.

Хотя доступных функций по использованию формул бухгалтерам может быть недостаточно для работы. Но они чаще всего используют специализированный софт типа «1С». Предложенный набор опций, скорее, базовый и рассчитан на широкий круг пользователей.

Можно без проблем открывать сторонние документы в форматах xls, xlsx, xlsm или csv, а также использовать и модифицировать файлы шаблонов xlts или ots. И наоборот, файлы Sheets открываются в Excel или «Google Таблицах» с сохранением структуры и форматирования.

Как и в Documents, в Sheets доступны опции: быстрый экспорт файла в PDF, отправка его на электронную почту или сохранение в облако.

Создание презентаций в Slides интуитивно понятно: есть весь основной функционал, анимация и эффекты, готовые шаблоны, экспорт в PDF, сохранение в облако или отправка на почту. Поддерживается импорт из PowerPoint.

Модуль для работы с PDF-файлами позволяет добавлять аннотации и комментарии, электронные подписи, заполнять формы, рисовать фигуры и стрелки, устанавливать пароль для открытия и внесения изменений.

Программное обеспечение полностью совместимо с популярными форматами: Word, PowerPoint, Excel, Adobe PDF, TXT, Google Docs, Google Slides, Google Sheets. У пользователя не возникнет проблем с открытием файлов в разных форматах — от вордовских отчетов до табличек Excel. OfficeSuite поддерживает и общие форматы, такие как OpenDocument, RTF, CSV или ZIP.

Напоследок

Такие базовые пакеты предлагают и другие разработчики — разница будет скрываться в деталях, которые важны в зависимости от сферы бизнеса и размеров компании.

Но остается еще один важный для выбора фактор — цена. Проще всего сравнить предложения у крупного официального дистрибьютора лицензионного ПО. И может оказаться, что ваш оптимальный для закупки пакет уже есть на рынке.

OfficeSuite можно купить у официального партнера — компании beCloud, которая является одним из ведущих поставщиков облачных решений, IT-инфраструктуры в стране и имеет экспертизу в сфере информационной безопасности и защиты данных.