Электронный журнал записи: как упростить работу стоматологической клиники с помощью программного обеспечения

Эффективное управление потоком пациентов — ключевой аспект деятельности любого медучреждения. Чтобы оптимизировать административные процессы и снизить нагрузку на персонал, многие предприниматели используют специализированное программное обеспечение (ПО). Рассказываем, как CRM для стоматологии с функцией онлайн-записи помогает улучшить качество обслуживания посетителей стоматологической клиники.

Запись без участия администратора

Благодаря внедрению ПО, пациентам не придется звонить на ресепшн, чтобы выбрать подходящее время приема. Достаточно будет открыть сайт или приложение клиники, посмотреть доступные слоты и забронировать визит. Программа мгновенно обработает запрос и направит персоналу уведомление о новой записи, что даст возможность исключить влияние человеческого фактора и сократить количество ошибок.

Автоподтверждения и напоминания о приемах

После оформления записи система может отправить автоматическое сообщение с подтверждением визита — по SMS, электронной почте или через мессенджеры. Это создаст ощущение заботы и поможет пациентам не забыть о предстоящих приемах. Кроме того, функционал программы позволяет настроить повторные напоминания за сутки или за несколько часов до визита, чтобы снизить количество пропущенных встреч и часов простоя.

Управление расписанием

Наличие электронного журнала записи помогает быстро вносить изменения в рабочий график: перемещать приемы, перераспределять смены и т. д. Все изменения моментально отображаются на сайте и в приложении — как для персонала, так и для пациентов. Возможность редактирования расписания по ходу работы будет особенно полезна в случае форс-мажоров, таких как отсутствие персонала из-за болезней или вынужденный ремонт помещений.

Лист ожидания

Если все доступные временные слоты уже заняты, можно предложить пациенту записаться в электронный лист ожидания. Программа автоматически проинформирует, когда у нужного специалиста появится «окно» и направит соответствующее уведомление. Это поможет клинике не терять потенциальных клиентов, обеспечивая максимальную заполняемость кресел и повышать коэффициент удержания посетителей.

Интеграция с электронными картами

Каждая запись автоматически «привязывается» к истории болезни, что упрощает подготовку к приему и позволяет оказывать более персонализированную медпомощь. Основываясь на дате последнего визита, программа может напомнить, что пациенту пора пройти плановый осмотр или гигиеническую чистку зубов. Такой подход способствует повышению качества сервиса и формированию долгосрочных отношений с аудиторией клиники.

Наглядная визуализация

Для удобства навигации по расписанию в электронном журнале записи доступны различные фильтры: по типам приемов, дате визита и т. д. Это сокращает количество монотонной работы и позволяет быстрее находить нужную информацию. Так, например, врач может просмотреть свое расписание на неделю, а администратор — загрузку всех специалистов на текущий день без необходимости тратить лишние минуты на поиск конкретных сведений.

Аналитика и отчетность

CRM автоматически отслеживает статистику записей и формирует отчеты по количествам визитов за определенный период, среднему времени приема, популярности отдельных услуг и т. д. Эти данные будут полезны для оценки производительности сотрудников и выявления «узких мест» в расписании. Объективная информация поможет оптимизировать внутренние процессы и повысить общую рентабельность учреждения.

Вывод

Переход на использование цифровых инструментов — не просто дань моде, а осознанный шаг к улучшению операционной эффективности бизнеса. Примером такого инструмента может служить программа 1С:Медицина. Стоматологическая клиника: https://stoma1c.ru/. Это комплексное решение с широким фукнционалом, которое подходит как муниципальным учреждениям, так и частным стоматологиям.