Антипкин Михаил Сергеевич о диджитализации процесса управления закупками - как осуществить, каких результатов можно ожидать

Эффективность закупочной деятельности является одной из фундаментальных составляющих успешного функционирования любого бизнеса, поскольку она напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Эксперт в сфере IT Антипкин Михаил Сергеевич делится лайфхаками касаемо построения максимально устойчивой и эффективной системы управления закупками на базе информационных технологий.

Суть процесса управления закупками

По факту, это совокупность процессов планирования, организации и контроля заказов всех исходных комплектующих и материалов, необходимых для работы бизнеса. Михаил Антипкин отмечает, что чем корректнее налажены эти процессы, тем бесперебойнее будет функционирование фирмы. Соответственно, основными задачами в этом направлении можно назвать:

• Разработку, внедрение и мониторинг исполнения комплексной стратегии по управлению закупками

• Своевременное выявление всех потребностей компании в нужном количестве.

• Оптимизацию затрат без снижения качества приобретаемого сырья, например, при помощи выгодных долгосрочных контрактов, улучшения логистической цепочки.

• Создание реестра надежных поставщиков по совокупности критериев, таких как надежность, исполнительность, ценовой диапазон, обработка претензий.

• Контроль качества поступающих материалов, система оперативной замены.

• Управление складом и уровнем запасов, формирование страхового задела на случай колебания спроса, непредвиденных ситуаций.

• Правовая и юридическая прозрачность.

Диджитализация управления закупками

Очевидно, что необходимо не только постоянно анализировать ситуацию, но и совершенствовать процессы, параллельно снижая риски. Михаил Антипкин, на базе собственного обширного опыта, предлагает сделать акцент на следующих оптимизационных шагах:

1. Наличие методологии закупок, которая помогает персоналу действовать более слаженно, ускоряет все операции, снижает издержки и риски.

2. Стандартизация процессов для сокращения ошибок и повышения качества.

3. Наличие ключевых показателей эффективности (KPI), которые помогают измерить степень достижения целей или оптимальности процесса.

И, конечно, весомый вклад в оптимизацию вносит диджитализация и автоматизация процессов. В частности, речь может идти о внедрении электронной системы планирования ресурсов, электронного документооборота и digital-площадки для проведения тендеров. Все это не только повышает в разы прозрачность бизнеса, но и сокращает вероятность ошибок, снижает нагрузку на персонал. Существует множество утилит и решений, которые руководители могут взять на заметку, в частности Михаил Антипкин рекомендует обратить внимание на следующие:

• ERP-системы, ориентированные на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного ПО.

• Procure-to-Pay платформы, обеспечивают интеграцию отдела закупок с отделом кредиторской задолженности.

• SRM-система как эффективный инструмент для оптимизации закупочных процессов, минимизации затрат и выстраивания долгосрочного взаимодействия с поставщиками.

• Система прогнозирования спроса и планирования заказов F&R (Forecasting & Replenishment).

На данный момент на отечественном рынке существует ряд специализированных комплексных цифровых платформ, которые помогают эффективно управлять закупками, сокращать дефицит и избыточные запасы. Выбор того или иного IT-решения зависит от характеристик и потребностей бизнеса, например крупные компании чаще внедряют ERP, в то время как небольшие фирмы - P2P. Немаловажным будет возможность интеграции выбранных решений с другими системами, уже существующими в компании. А также поддержка вендора, возможность донастройки и обновлений. Не лишним будет изучить опыт конкурентов и лидеров ниши для формирования исчерпывающего мнения, а также, однозначно, привлечь команду опытных специалистов по внедрению.