На рынке кассового оборудования ажиотаж. Как выбрать кассу, которую не надо будет менять

Почему кассовое оборудование придется обновить всем

В 2025 году в Беларуси необходимо заменить или модернизировать все кассовое оборудование, чтобы оно соответствовало новым требованиям Министерства по налогам и сборам.

Тем, кто планирует работать с товарами, подлежащими маркировке, до 1 июля нужно подключить программные кассы нового образца или заменить КСА (кассовый суммирующий аппарат) на новые, удовлетворяющие требованиям регулятора по выводу из оборота маркированного товара. На сегодняшний день в Беларуси подлежат маркировке уже более трех десятков групп товаров, и их количество будет расти. Во многом это связано с синхронизацией требований к маркировке и прослеживаемости в Беларуси и России, где таких товаров становится все больше.

В Министерстве по налогам и сборам еще весной 2024-го предупредили, что белорусским субъектам хозяйствования не стоит рассчитывать на перенос сроков замены кассового оборудования. Более того, в ведомстве рекомендовали обновить кассовое оборудование (включая программные кассы) до 1 января 2025 года тем, кто торгует маркированным товаром, и до 1 марта — всем остальным, чтобы успеть обучить персонал и организовать товарный учет.

Из-за этого на рынке сейчас возник такой ажиотаж, что и операторы программных касс, и поставщики оборудования не всегда успевают справляться с заказами. При этом специалисты отмечают, что заказчики порой не могут грамотно сформулировать требования к КСА и программным кассам, а иногда даже не понимают разницы между этими понятиями.

Разберемся со всеми деталями.

Вопрос первый: чем КСА отличается от программной кассы?

Начнем с того, что рабочее место кассира должно оборудоваться как минимум фискальным и платежным устройствами.

Фискальное устройство — это КСА или компьютеризированное устройство с установленной программной кассой, которое предназначено для фискализации продаж при наличных или безналичных расчетах. Платежное устройство — это POS-терминал, который позволяет принимать безналичные платежи.

POS-терминалы и программные кассы — это разные вещи. POS-терминал — это электронное устройство, которое принимает платежи с помощью банковских карточек. В последние пять лет наиболее популярными на рынке стали устройства «3 в 1», а POS-терминалы стали программными приложениями. Это позволило совместить в одном устройстве и кассовый аппарат, и банковский терминал, и принтер чеков. Такое устройство может принимать как наличные, так и безналичные платежи банковскими картами, телефоном и часами.

А программная касса — это приложение, специально разработанное для ведения кассового учета, которое устанавливается на компьютер или гаджет и подключается к POS-терминалу с помощью программных интерфейсов.

Установкой, настройкой и обслуживанием POS-терминала занимаются сертифицированные специалисты, уполномоченные банком или процессинговым центром. А установкой, настройкой и обслуживанием программных касс занимается оператор программных касс. Программная касса может работать практически со всеми POS-терминалами на устройствах «3 в 1».

Кроме того, после регистрации программной кассы в РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» выдается токен СКО (средство контроля оператора, или флешка), который подключается к USB-порту устройства «3 в 1». Только после этого программная касса, т. е. весь комплект торгового оборудования и программ, считается действующей.

Вопрос второй: какие товары вы продаете?

— В интернете — в разных чатах и на форумах — сейчас циркулирует очень много информации на темы маркировки и прослеживаемости товаров. Проверить ее трудно. Там много слухов и домыслов, на основе которых зачастую принимаются решения о закупке кассового оборудования. Ошибки могут обойтись недешево, поэтому мы советуем перед принятием такого решения проконсультироваться у специалистов, — рассказали OL в компании «Настоящая цифровая».

Первое, что нужно сделать для выбора КСА или программной кассы, — выяснить, работает ли (или собирается ли работать) ваша компания с товарами, подлежащими маркировке, говорят поставщики кассовых решений. Для этого надежнее всего обратиться в налоговую инспекцию. Потому что в кодах товарной номенклатуры порой сложно разобраться даже специалистам.

Важно также учитывать, что некоторые товары, с которыми работает компания, могут попасть под маркировку позже. В МНС говорят, что в России их уже свыше 40, а будет еще больше. С учетом унификации требований в Союзном государстве аналогичные решения будут приниматься и у нас.

То есть можно закупить обычные КСА, или «железные кассы», как их часто называют, а потом их придется выбросить, потому что все равно понадобятся программные кассы. В МНС располагают информацией о том, по каким товарам в России готовятся ввести прослеживаемость в 2025 году.

Дело в том, что при продаже маркированного товара магазин должен организовать дифференцированный учет товаров. Это означает, что должны быть:

1) информационная система для ведения каталога товаров, чтобы в чеках было наименование товара;

2) отчетность о количестве проданного товара;

3) отчетность о количестве товара, которое подлежит продаже.

Вопрос третий: с какими провайдерами работает ваш банк?

Клиент в принципе может выбрать и приобрести любую модель POS-терминала из имеющихся на рынке. Но лучше сделать это после консультаций со своим банком и оператором программных касс.

Для чего нужно обратиться в банк? Дело в том, что банки работают не со всеми устройствами «3 в 1». В одной из компаний рассказали, что их клиент закупил 20 терминалов непосредственно у поставщика, но потом выяснилось, что его банк не работает с этими устройствами.

В результате он оказался перед выбором: или менять банк (что совсем не просто, а иногда и не очень выгодно), или договариваться о возврате оборудования. Между прочим, средняя стоимость платежного терминала сегодня на рынке составляет 750–850 рублей.

В банке клиенту дадут перечень устройств «3 в 1», с которыми он работает, и список их поставщиков. И из этого списка уже можно будет выбирать. Кроме того, у многих банков есть партнерские программы с операторами программных касс (например, «Альфа-касса», «БелВЭБ-касса» и др.). Такой банк может сам предложить клиенту программную кассу в аренду за определенную абонентскую плату, которая включает в себя в том числе услуги оператора.

Вопрос четвертый: зависит ли выбор оборудования от вида деятельности?

Сразу отвечаем: зависит! Здесь мы подошли к самому главному — разговору с провайдером. Это тоже стоит сделать до покупки терминалов. Потому что профессионалы в зависимости от вашей ситуации смогут подсказать вам много полезных лайфхаков с учетом специфики вашего бизнеса.

Во-первых, есть существенная разница в том, где используется терминал — в стационарных условиях или «в полях». В первом случае нужно только помнить, что не все устройства продаются со сканером и принтером чека. Кроме того, часто сканер штрих-кода работает через Bluetooth. Это нормально, если поток платежей небольшой. Но все-таки для торговых точек с большим количеством покупателей лучше подходит проводное соединение, т. к. оно обеспечивает большую скорость и надежность.

Чтобы все нормально работало, вместе с терминалом стоит приобрести док-станцию (подставку). Потому что на терминале только один вход — для зарядки, а через док-станцию можно подключить и сканер, и зарядку, и внешний принтер — одним словом, получить полноценную стационарную кассу, говорят специалисты.

Второй момент касается случаев, когда продажи ведутся удаленно — работников курьерских служб, торговли на открытых или сезонных рынках, продаж с автолавок и др. Для них порой покупают терминалы, в которых нет токена. Связь с ним поддерживается через интернет. Но если интернет плохой, устройство работает очень медленно или им вообще невозможно пользоваться.

Лучше использовать для таких служб терминалы с физически установленным токеном. Они, между прочим, могут работать без подключения к интернету до семи дней! И еще одно: флешка токена в таких устройствах должна не просто «втыкаться» снаружи, а быть спрятанной в корпус. Потому что в мобильных условиях ее легко повредить или потерять.

Вопрос пятый: почему выбор оператора тоже важен?

Таких нюансов достаточно много. Поэтому лучше обсудить все с оператором программных касс до закупки оборудования. И, кстати, вопрос выбора оператора не менее, а может быть, даже более важен, чем покупка терминала.

— Потому что у разных операторов разный набор дополнительных сервисов, — говорит директор компании «Настоящая цифровая» Александр Ермакович. — Например, у нас и у наших партнеров есть специальное приложение для кафе и ресторанов или для курьерских служб, которое выстраивает оптимальный маршрут для доставки товаров нескольким клиентам. А наш личный кабинет позволяет клиентам вести товарный учет без установки дополнительных программ. Практика показала, что он отлично подходит пользователям, у которых до 4 тыс. товарных позиций и даже больше. Разумеется, все эти сервисы для клиента бесплатны и входят в абонентскую плату.

Есть еще один момент, который мы вынесли за скобки: стоит ли покупать оборудование на баланс или проще взять в аренду? Например, в рамках партнерской программы с банком.

— Мы сейчас как раз изучаем этот вопрос с нашим банком, — рассказали OL в компании «Смартон». — Наши расчеты показывают, что на длинной дистанции — от полутора лет и более — это обходится немного дороже, чем покупка терминала и подключение к провайдеру напрямую. Но если учесть, что это проще организационно и что платежи разделены на части в долгосрочном периоде, то в этом тоже есть свои плюсы.

Фото: Envato Elements, OL/Павел Садовский

Партнерский материал