Памятка для руководителей. Как успеть заменить кассу, если еще даже не начал этим заниматься

В чем главные новшества?

Законодательство предусматривает два основных новшества в плане кассового оборудования. Это новый формат кассовых документов (чеков), где информация должна соответствовать по составу, порядку ее расположения в чеке, которые определены законодательством. На всех различных типах кассового оборудования, таких как кассовые суммирующие аппараты («железные» кассы), POS-системы с фискальными регистраторами, программные кассы различных операторов ПКС, информация на чеках должна быть отображена единообразно и по составу информации, и по порядку ее расположения. Вторая задача — вывести из оборота товары, маркированные универсальными контрольными знаками или средствами идентификации.

Сегодня дифференцированный учет данных действует только для крупных объектов торговли, но со второй половины 2025 года требования будут распространяться на остальной ретейл и торговые точки, реализующие маркированный товар. Также расширена сфера применения кассового оборудования. В перечень включены разносная торговля, выполнение работ, оказание услуг за пределами постоянного места работы в сельской местности и многие другие сферы.

И вопрос здесь гораздо глубже, чем просто замена одной кассы на другую. Новшества будут требовать от бизнеса совершенно иных темпов адаптации.

«Необходимо своевременно обучать персонал, отслеживать все новшества и одновременно их внедрять. Любые изменения в документообороте зачастую связаны с необходимыми доработками не только в части кассового оборудования, но и синхронизации с программным бухгалтерским продуктом. В случае отсутствия модуля синхронизации его разработку нужно заказать своевременно», — обращает внимание коммерческий директор Центра бухгалтерских услуг «БизнесСтарт» Ольга Иваненко.

Что со сроками замены касс?

В МНС недовольны темпами обновления кассового оборудования.

Вот временные отметки, которые важны белорусским компаниям:

• до конца 2024 года нужно заменить «железные» кассы на программные тем, кто торгует маркированными товарами;

• до конца марта 2025 года кассы нужно заменить всем остальным.

— Такие сроки установлены, чтобы дать хозяйственным субъектам возможность привести все свои бизнес-процессы, бухгалтерию к нормам законодательства. А также освоить кассовое оборудование, чтобы с 1 июля 2025 года полностью соответствовать законодательству, — объясняет руководитель отдела сопровождения и развития программной кассовой системы РУП «Издательство «Белбланкавыд» Юрий Лацапнёв.

Сейчас на замену кассы уйдет 1,5 месяца

Сроки рекомендательные, и за их нарушение штрафных санкций не последует. В то же время отложенная на последние месяцы модернизация сильно увеличивает риски не успеть к дедлайну — 1 июля 2025 года. А вот дальше уже будут серьезные проблемы и штрафные санкции.

Модернизировать нужно весь парк кассового оборудования — это более 270 тыс. касс, которые используют 120 тыс. субъектов предпринимательской деятельности. При этом четверть касс приходится на Минск.

Пока, по данным МНС, в стране заменили чуть больше 8 тыс. касс. Времени немного, а организационные и технические возможности операторов ограничены.

— Если разделить общее количество касс на оставшиеся до 1 июля месяцы, получится, что ежемесячно нужно переоформить 27 тыс. единиц оборудования! Очень большой объем работы, который не делается по щелчку пальцев. Сам субъект хозяйствования должен успеть подать заявку в Информационно-издательский центр по налогам и сборам на снятие старого и регистрацию нового кассового оборудования в СККО. Требуется время на обработку заявок и регистрацию в СККО и операторам программных касс, подключение нового кассового оборудования в торговой точке и так далее, — говорит Юрий Лацапнёв.

Сейчас, по словам специалиста РУП «Издательство «Белбланкавыд», весь процесс модернизации займет до полутора месяцев, и то если «бежать» очень быстро! Но со временем — по мере роста активности компаний в обновлении — очередь будет увеличиваться. Эксперты прогнозируют ажиотаж после Нового года.

И еще один важный момент, о котором нередко забывают: замена касс — это, по сути, новая реальность для компаний, особенно в сфере малого бизнеса.

— Раньше к обучению кассиров малый бизнес относился формально, сейчас ошибки будут видны государству в режиме реального времени, и, чтобы избежать штрафов, нужно своевременно составить чек-листы на различные ситуации и обучить сотрудников правилам соблюдения кассовой дисциплины, — считает коммерческий директор Центра бухгалтерских услуг «БизнесСтарт» Ольга Иваненко.

Что умеют новые устройства?

Сейчас в Беларуси новым требованиям соответствуют 9 кассовых суммирующих аппаратов и 12 программных касс.

Например, «Белбланкавыд» предлагает бизнесу простые, удобные, комплексные и, главное, экономичные решения, которые подходят всем: от мелкорозничной торговли до крупных объектов ретейла. Речь о программной кассовой системе «Электронный чек» с «Оnline-кассой 2.0». ПО дает возможность выполнять операции в соответствии с новыми требованиями законодательства и устанавливается на различные устройства, в том числе смартфон или планшет.

Решение от «Электронного чека» можно использовать в сферах торговли, общепита, услуг, за исключением автомобильных пассажирских перевозок, а также в режиме самообслуживания покупателя.

Вот главные преимущества этого устройства:

• по сравнению с кассовыми суммирующими аппаратами обслуживание программной кассы обойдется всего в 12 рублей с НДС без скрытых платежей за подключение и сопровождение;

• все операции проходят в центре обработки данных в онлайн-режиме. Нет необходимости во флешке, физическом носителе средств контроля оператора внутри или снаружи кассы;

• компания предоставляет протокол обмена данными для интеграции с различными системами учета и планирования ресурсов;

• имеется возможность приема на смартфоне платежей наличными и по банковским карточкам;

• «Электронный чек» позволяет принимать платежи за товар или услугу по QR-коду (E-POS/ЕРИП);

• возможность управлять операциями в личном кабинете пользователя программной кассы;

• продавец может отправить покупателю чек в электронном виде, в том числе через мессенджеры или по почте.

В «Белбланкавыд» уверяют, что готовы принять максимальное количество обращений по подключению ПКС «Электронный чек». Для этого предприятие модернизировало собственный центр обработки данных, обновило и автоматизировало отдельные процессы.

— Наши возможности позволяют нам оперативно работать с заявками. Не нужно ехать к нам в офис. На сайте 4ek.by юрлицо или ИП заполняет заявку, форму с указанием необходимых сведений об организации. В течение нескольких дней заявка обрабатывается. И после регистрации в Информационно-издательском центре по налогам и сборам в системе контроля кассового оборудования клиент получает полный пакет для подключения, — поясняет Юрий Лацапнёв.

Затем останется только скачать мобильное приложение «Электронный чек», зарегистрироваться в нем, внести полученные по почте данные. Кроме того, для работы с «Оnline-кассой 2.0» необходимы интернет и чековый принтер. Подходят все гаджеты: смартфон, компьютер, устройство «три в одном». При этом любой пользователь мобильного в состоянии освоить такую кассу.

Фото: Павел Садовский / Office Life

Партнерский материал