Электронный документооборот с самозанятыми: какой выбрать

Электронный документооборот становится все более популярным среди компаний, работающих с самозанятыми. В данной статье мы расскажем о вариантах ведения документооборота с самозанятыми в 2023 году и как правильно внедрить в сотрудничество с ними электронный документооборот.

Напомним, что самозанятые — это граждане, которые в своей деятельности используют специальный налоговый режим НПД. Самозанятыми, применяющими налог на профессиональный доход, могут быть как физ.лица, так и ИП.

При сотрудничестве с заказчиками юр.лицами самозанятые ведут определенный документооборот: заключают договора, подписывают Акты выполненных работ или оказанных услуг, выдают чеки после оплаты.

Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году

Компании могут обмениваться документами в электронном виде, подписывая их онлайн или на бумаге.

1. Без электронной подписи: по e-mail или через мессенджеры

В этом случае документы подписываются самозанятым вручную, сканируются или фотографируются, после чего направляются на почту или мессенджер второй стороны договора (компании-заказчику) для дальнейшей подписи и возврата.

Этот вариант обмена документами может быть удобен для заказчиков, работающих с одним или двумя самозанятыми исполнителями по разовым задачам.

2. С использованием электронной подписи: через специальные сервисы

Этот вариант документооборота является более быстрым и удобным, особенно при работе с десятками самозанятых. Он исключает необходимость в ручных подписях и сканировании документов.

Здесь используются специальные сервисы по работе с временными исполнителями, такие как "Мои самозанятые". В сервисе реализована автоматизация бизнес-процессов по работе с внештатниками. В том числе и в вопросах ЭДО для самозанятых. Поэтому документы подписываются с использованием электронной подписи.

Как подписывать документы с самозанятыми электронно

При работе с десятками исполнителей компании выгодно подключить сервис “Мои самозанятые”, который будет автоматизировать рутинные задачи и экономить трудоресурс штатных сотрудников.

Как в этом случае будет выглядеть документооборот:

1. При подключении к сервису компании и исполнителю автоматически выпускается усиленная неквалифицированная электронная подпись.

2. Самозанятому никуда не придется ходить и не нужно самостоятельно оформлять электронную подпись.

3. Заказчик загружает шаблоны договоров для своих исполнителей в личный кабинет.

Если имеется большое количество документов, сервис позволяет использовать массовую рассылку по реестру.

4. Самозанятый регистрируется в сервисе и берет заявку от компании.

5. Заказчик направляет исполнителю договор на подпись онлайн через сервис. Исполнитель проверяет документ и, если все в порядке, нажимает кнопку «Подписать». Через несколько секунд будет сформирована подпись. Затем самозанятый получает сообщение со ссылками на документ и подписи.

6. Сотрудничество начинается.

7. После выполнения работ аналогичным образом формируется и подписывается сторонами Акт.

Какой вариант ЭДО с самозанятыми выбрать

Выбор конкретного варианта электронного документооборота с самозанятыми зависит от предпочтений и объема работы компании. Если у компании небольшое количество самозанятых и обмен документами происходит редко, возможным вариантом является использование обмена документами через электронную почту или мессенджеры.

Если же компания сотрудничает с большим количеством самозанятых исполнителей, рекомендуется использовать специальные сервисы для электронного документооборота, которые позволяют удобно и быстро подписывать документы с помощью простой электронной подписи.

Пример такого сервиса — "Мои самозанятые", который помимо ЭДО предоставляет функциональные возможности по подбору, массовым выплатам, автоматическому получению чеков и проверке статуса самозанятых.