Переговоры с международными партнерами: что надеть, когда подать кофе и всегда ли уместны подарки

Готовясь к переговорам, нужно узнать даже имена домашних питомцев партнеров

— Переговоры состоят из трех основных этапов: подготовки, самих переговоров и анализа результатов, — отмечает бизнес-тренер и консультант по деловым переговорам Алёна Стебеняева. У Алёны — более 20 лет практики в подготовке и проведении сложных многосторонних переговоров.

О третьем этапе — анализе результатов — часто забывают, а он важен, потому что помогает избежать ошибок в будущем.

Независимо от того, из какой страны приехали партнеры: европейской, азиатской или арабской — подготовка универсальная.

Она состоит из сбора информации, постановки целей, выстраивания стратегий и тактических шагов, определения параметров, по которым можно оценить результаты переговоров.

До встречи, во-первых, нужно изучить состав делегации и узнать все до мелочей о человеке, который будет вести переговоры, о том, кто принимает решение в компании, и о ее руководителях. Вплоть до того, сколько человеку лет, какой у него семейный статус, как давно в бизнесе, где работал и с кем, чем увлекается и есть ли домашние животные, водит ли машину, какие у него предпочтения в еде. На первый взгляд эта информация кажется избыточной, но никогда не знаешь, что именно понадобится, чтобы наладить контакт.

Во-вторых, нужно изучить информацию о компании. Ее можно собрать в открытых источниках и на сайте партнеров. Важно знать, сколько лет она на рынке, с кем сотрудничает, какой у нее ассортимент, оборот, ценовая политика и технология производства.

— Мы должны представлять, как устроены бизнес-процессы у партнеров и куда стратегически движется компания. Обладая этой информацией, мы избежим бессмысленных переговоров. Если видим, что компания давно работает со странами Африки и только сейчас выходит на наш рынок, высока вероятность, что сможем запрыгнуть в этот вагон на максимально выгодных условиях. Другое дело, если бизнес давно работает с нашим рынком, тогда важно четко понимать, зачем вы им.

В-третьих, до переговоров нужно собрать информацию о культурных особенностях страны, которую представляют ваши партнеры.

Помимо этого, стоит прописать минимальную цель, которую вы хотите достичь во время переговоров, реальную и максимальную. Это же стоит сделать и для оппонентов.

Нужен и план Б на случай, если что-то пойдет не так, и вам придется прекратить переговоры.

Обязательный этап — анализ проведенных переговоров и корректировка. Нужно подумать, что вы и оппонент сделали хорошо, что можно было сделать лучше, что — по-другому. После анализа следующие переговоры вы однозначно проведете более эффективно.

Где проводить переговоры и почему в одежде стоит избегать крайностей?

По мнению эксперта, принимающая сторона должна заботиться о комфорте партнеров. Поэтому перед выбором локации для переговоров лучше уточнить, где бы партнерам было удобнее пообщаться: например, в конференц-зале гостиницы или в офисе компании. Однако бывают ситуации, когда нужно сделать экскурсию по производству, тогда одним из вариантов может быть переговорная комната на предприятии.

Нужно обратить внимание и на дресс-код. По словам Алёны Стебеняевой, в европейских странах подходы к стилю одежды такие, как и у нас. Здесь, скорее, важно, в чем принято ходить в компании партнеров и соответствовать этому стилю. Если это отрасль киноиндустрии, рекламы или IT, то уместен кежуал-стиль. Если недвижимость или строительство — более строгий.

Такой же принцип в выборе одежды должен быть и при деловой встрече с делегациями из стран Азии и Африки.

— Самое главное — не выглядеть неуместно. Например, не стоит надевать что-то из национальной одежды партнеров, чтобы им угодить. И вам может быть некомфортно, и у партнеров это может вызвать непонимание, если вы ошибетесь с деталями, — говорит эксперт. — А вероятность такого досадного прокола очень велика — это же не ваша культура. Коллеги рассказывали курьезный случай, когда, желая угодить будущим партнерам, некоторые члены переговорной команды надели рубашки с орнаментом. Только вот орнамент оказался совсем не праздничный, хотя и национальный.

В Китае мы однозначно рано или поздно сталкиваемся с палочками для еды.

— Рекомендую научиться ими пользоваться до первой поездки в страну. Это покажет ваше уважение к культуре оппонентов, и они отметят для себя, что вы или не первый раз в Китае, или уже работали с китайскими партнерами. Как минимум они сделают вывод, что вы не новичок, — отмечает Алёна Стебеняева.

Если мы приехали на переговоры в арабскую страну, то дресс-код должен соответствовать особенностям жизни там. Не нужно оголять руки и ноги, в одежде лучше придерживаться нейтральности.

Стандартный дресс-код для мужчины: темный деловой костюм, светлая рубашка, нелакированная обувь, галстук и носки нейтрального цвета. Для женщин тоже важен деловой стиль в одежде, ухоженные волосы, ногти и кожа, легкий макияж. Нужно отказаться от резкого парфюма, лучше выбрать сандаловый или древесный либо идти на переговоры вообще без него. Резкий аромат может отвлекать или вызвать аллергию.

— Внешний вид важен — вас должны воспринимать серьезно, — говорит Алёна Стебеняева. — Приведу пример из личной практики: у нас с коллегой перенесли стыковочный рейс, и пришлось остаться на какое-то время в Гонконге. До утра делать все равно было нечего. Пользуясь случаем, коллеги попросили сходить на переговоры в компанию, с которой давно старались завязать деловые отношения, но никак не получалось, — просто попытать удачу. Времени на подготовку было от силы 20–30 минут. Я была в джинсах, рубашке совсем не делового фасона и кроссовках. Внешний вид для переговоров — так себе, но пришлось идти. Встретили меня, откровенно говоря, не самым приветливым образом. В итоге до того, как я смогла пообщаться с управляющей, со мной несколько часов беседовали по очереди менеджеры разного звена, постепенно сменяя друг друга. Параллельно с этим менялась посуда и предлагаемые напитки: от воды в пластиковом стаканчике до кофе в чашке из тонкого полупрозрачного фарфора ручной росписи. В итоге мы заключили контракт на первую поставку. Уверена, если бы у меня был более приличный вид, договориться получилось бы быстрее. Ко мне бы вышла сразу управляющая или как минимум старший менеджер.

Как правильно предложить кофе и обменяться визитками?

Регламент переговоров должен быть четким, не нужно создавать ситуацию неопределенности. Переговоры можно разделить на две части примерно по 45 минут, а между ними сделать кофе-брейк. Об этом нужно заранее сообщить участникам.

Когда все добрались до места, по правилам первыми здороваются с делегацией партнеров сотрудники, занимающие более низкие позиции. Сразу же обмениваются и визитками. При этом в Китае традиционно визитку дают двумя руками. Если вы тоже так сделаете, партнеры из Китая этот знак уважения оценят.

Важен смол-ток — неформальная беседа, чтобы установить контакт до переговоров. Партнеры из европейских стран предпочитают, чтобы такой диалог был коротким. И если с французами или итальянцами вполне можно обсудить первые впечатления от страны, национальную кухню или погоду, то немцы вообще могут начать вести деловые переговоры по дороге из аэропорта. А вот для людей из стран Азии характерны долгие неформальные беседы до того, как перейдут к делу.

Независимо от того, из какой страны прибыли партнеры, всем сразу нужно предложить на выбор воду, чай и кофе. Вода при этом должна быть в запечатанных бутылках.

По словам спикера, на переговорах в странах Средней Азии чай могут заварить в чайнике и потом при вас разлить по чашкам, в Китае — вообще организовать почти чайную церемонию, но для европейских стран более характерно подавать пакетированный чай.

Кофе же на переговорах независимо от страны, из которой приехали партнеры, должен быть натуральный. Это хороший тон.

Сахар добавлять в напитки сразу не нужно. Если он кусковой, то его подают не на блюдце, а кладут в ложечку. Если сахар-песок в сахарнице, то процесс нужно организовать так, чтобы людям было удобно его добавлять. Также важно иметь сахарозаменитель и порционные, в том числе и растительные, сливки.

— Совместное потребление пищи сильно сближает. Человек расслабляется, возникает атмосфера доверия. Поэтому кофе-брейк очень важен, а на столе, за которым идут переговоры, могут быть конфеты, печенье, что-то национального производства. Их не нужно подавать на блюдце вместе с кофе или чаем. В ассортименте сладостей важно учесть, чтобы было что-то для диабетиков, а также что-то без лактозы и глютена.

Уже во время кофе-брейка можно предложить гостям фрукты и сэндвичи. При этом фрукты нужно порезать и сервировать так, чтобы человек мог их съесть за один подход. Например, использовать пластиковые или деревянные шпажки. Класть целое яблоко, апельсин или персик на тарелку не нужно.

Что нельзя обсуждать на переговорах и когда дарить подарки?

Как идут переговоры, мы можем понять по невербальным знакам, тому, насколько заинтересованно задают уточняющие вопросы. Но здесь тоже нет какого-то абсолюта. Ведь главный критерий — чем дело кончилось, на чьих условиях подписали договор.

Спорить во время переговоров не стоит и любой разговор на повышенных тонах нужно прекращать. При этом конфликтов не стоит избегать, их нужно разрешать.

— Что именно говорить партнерам во время переговоров, решаете вы. Но имейте в виду, что любая информация произведет эффект и изменит картину мира собеседников. И уже в рамках этой картины мира они будут искать для себя оптимальные решения.

Запретные темы на переговорах: политика, религия, спорт и секс.

Во время переговоров важно делать пометки, и делать это нужно в блокнот или ежедневник. Это и демонстрация уважения к другой стороне, и ваша безопасность. Важно, чтобы все видели, что вы пишете — чтобы потом не получилось, что кто-то чего-то не говорил. Спрашивать разрешения на возможность конспектировать беседу не нужно. При этом делать пометки в ноутбуке не очень корректно, так как компьютер — дополнительный визуальный барьер в процессе общения. При этом теряется и зрительный контакт, ведь вы сосредоточены на гаджете, а не на собеседнике.

Часто в конце переговоров партнерам дарят подарки. Это может быть что-то национальное. Белорусские компании часто преподносят изделия из льна и соломки, шоколад. Важно еще до приезда партнеров в страну каким-то образом намекнуть, что будут сувениры, чтобы они тоже подготовились и не чувствовали себя неловко.

И напоследок Алёна Стебеняева советует: чего бы вы не достигли во время переговоров, какой бы результат не получили, у профессионального переговорщика на выходе вид должен быть невозмутимый и уверенный. Не стоит слишком явно демонстрировать радость, если условия сделки оказались выше самых смелых ожиданий. Тем самым вы обесцените работу переговорщиков со второй стороны, они могут расстроиться. Пусть другая сторона останется уверенной в том, что во время переговоров их профессионализм позволил забрать у вас все возможные уступки.

— Они должны почувствовать, что потратили много усилий для достижения определенной цели и сделали все, что могли, — говорит эксперт. — И уже через некоторое время стоит приступить к анализу прошедших переговоров, чтобы в следующий раз они прошли еще более эффективно.

Материал подготовлен при поддержке Carte Noire.

Фото: Envato Elements

Партнерский материал