«Фишки» в распорядке дня, которые помогают сохранять продуктивность

«Спорт, сон и смысл»

Максим Поклонский, основатель бизнес-школы «Капитал» и стратегического акселератора «План-С», консультант по стратегиям роста бизнеса:

— Вот что мне помогает в управлении энергией:

регулярный, полноценный сон. Засыпание примерно в одно и то же время, минимум 8 часов сна. У меня в большинстве своем высокоинтеллектуальная работа. Поэтому, если я чувствую себя невыспавшимся, я все откладываю и стараюсь доспать час-полтора. Я знаю, насколько кардинально изменится моя продуктивность и качество принимаемых решений.

Минимизировать переключения между разными задачами. Идеальное состояние продуктивности — когда мы выполняем какую-то определенную задачу, и «пусть весь мир подождет». Было проведено большое исследование среди офисных работников и установлено, что до 40% непродуктивных потерь в течение рабочего дня происходит из-за частого переключения менеджеров между разными задачами. Все эти всплывающие напоминалки, уведомления из почты и мессенджеров — это огромный вред нашей продуктивности. Мы тратим время и энергию на каждое переключение фокуса внимания, на выход и возвращение в задачу. Вдумайтесь — до 40% рабочего времени!

Придавать смысл деятельности. Мы все знаем, как утомляет нас бессмысленная работа. Поэтому наполнение смыслом любой, даже самой рутинной задачи обязательно для поддержания высокого уровня энергии. Также полезно найти себе мини-награды, поощрять себя после выполнения не самой приятной работы. Как-то на собеседовании я спросил парня, который занимался оформлением таможенных деклараций целыми днями: «Как вы справлялись с рутиной?» «Очень просто! Мне нравилось, когда в начале дня — пачка неоформленных заявок слева, а к концу дня она переходит в пачку сделанных деклараций на столе справа!»

Физические упражнения, спорт. Зарядка утром, регулярные разминки в течение дня, длительные прогулки. Сидение сиднем за столом очень ухудшает кровоток, незаметно мы начинаем «тупить». Поэтому часы или фитнес-браслет с напоминанием о необходимости разминки — незаменимая вещь.

Благодарность, похвала. Мы — социальные животные, нам остро необходимо признание наших заслуг и нашего вклада. Удивительно, как до сих пор мало руководителей (и родителей) осознают эту простую истину. Как мы скупы на похвалу в нужный момент! И в итоге теряем источник естественной энергии, заложенный в каждом из нас.

«Фокусируюсь на том, что сделано»

Лариса Полякова, CEO «Архив Консалт»:

— Вот правила, которые мне лично очень помогают:

1. В конце дня концентрирую внимание на том, что сделано, а не только на том, что не сделано. Это дает силы и энергию на следующий день, а также помогает не обесценивать свою деятельность.

2. На задачи, которые не очень люблю, стараюсь выделять не более 30% от общего рабочего времени.

3. Мне очень важно не спешить, делать перерывы, иначе продуктивность значительно падает. Поэтому отучила себя от режима планирования «впихнуть невпихуемое».

Ну и, конечно, согласна с базовыми правилами: сделать себе приятное начало дня, перерывы на физическую активность, медитации (даже если это пара минут), общение за чашкой кофе или обедом — это не пустая трата времени, а действительно необходимые вещи, чтобы оставаться в ресурсном состоянии и с хорошо работающей головой!

«Дрессируйте себя на сохранение внимания»

Андрей Манюхин, CEO международного интегратора IT-решений «Первый Бит.Минск»:

— Самое важное в распорядке дня — его наличие. Предсказуемость, так сказать.

Прогулка с собакой в 06:00, плотный завтрак в 06:20, детей в садик в 07:10, пробка при съезде на кольцевую в 07:20, утреннее шоу с привычными ведущими, парковка у офиса в 07:50.

Похоже на ритуалы, и многие скажут: «Да что это за день сурка такой!» Но на самом деле повторяемость графика и делает нас эффективными. Все работает, как должно работать, по привычной и накатанной дорожке.

Если говорить об офисном распорядке, то это все уже давно придумано за нас и описано в модных или умных книгах — лягушку на завтрак, слона по стейкам и т. д.

Лично мои «фишки», которые позволяют сохранять эффективность в течение дня, — это сон после обеда (если получается) и «метод помидора». Уверен, многие слышали про него: ставим таймер на 15 минут, в течение этих 15 минут занимаемся только работой, через 15 минут «выныриваем» и делаем разминку для глаз, встаем пройтись по кабинету (и то, что вы еще делаете, когда притворяетесь, что работаете). Потом обратно в задачу на следующие 15 минут. Если ваш тип нервной системы позволяет сохранять концентрацию дольше — отлично, двигайте таймер.

И, что важно, дрессируйте себя на сохранение внимания, вырабатывайте условный рефлекс. Сделал задачу — похвали/вознагради себя. Дофаминчик в кровь — себе любимому порция мотивации на следующую задачу. Похвала/награда может быть абсолютно любая — конфетка, печенька или какое-то условное действие-якорь. Я вот, например, вычеркиваю вопрос/задачу из списка (иногда яростно). Мне важно сделать это именно ручкой на бумаге. Это для меня контрольная точка «задача сделана», а значит, в этот момент будет дофамин и стимул взяться за следующую задачу.

«Фиксирую в задачах все и фокусируюсь на том, что нужно сделать сегодня»

Алина Провоторова, PR-менеджер «Битрикс24»:

— Меня выручает таск-трекер. В «Битрикс24» у меня есть дерево задач: личные квартальные с приоритетными направлениями работы > задачи на месяц с чек-листами > детализированные задачи на неделю. Плюс командные проекты и скрам.

Мне удобнее пользоваться канбаном и чудесной кнопкой «Мой план». Так я вижу все дела по срокам и важности. Если нужно, просто перетаскиваю дела по столбикам «Сегодня», «Сделать на неделе» и т. д. Конечно, есть задачи, которые проще и быстрее делать в определенном настроении. Если время позволяет, отпускаю такие задачи до появления вдохновения. Если времени ждать нет, действую по принципу «аппетит приходит во время еды» — просто делаю и вдохновляюсь в процессе.

Предпочитаю работать по принципу GTD Дэвида Аллена: не хочу и не люблю держать и прокручивать в голове дела, о которых нужно помнить. Поэтому фиксирую в задачах все, разгружаю мозг и фокусируюсь только на том, что висит в столбике «Сделать сегодня». К остальному отношусь как Скарлетт — «подумаю об этом завтра».

Если я не занимаюсь какой-то задачей прямо сейчас, но вдруг появилась идея, какие-то полезные данные или вводные, которые могут пригодиться в будущем, — все фиксирую в комментариях к задаче и забываю о ней до того времени, как возьму ее в работу.

В конце дня я ритуально нажимаю кнопку «Завершить рабочий день». Этим я «выключаю» все рабочие вопросы в моей голове и включаю такие задачи, как спортзал, баня, встреча с подругой, семинар по истории кинематографа и т. д.