Просто об оптовой закупке канцтоваров в офис

Канцелярские принадлежности – это неотъемлемая часть каждого офиса. Офис-менеджерам нужно грамотно рассчитать их расход и провести закупку, чтобы ни один сотрудник не остался обделенным. Эта задача в первые моменты кажется простой, но задержка поставок или продукция низкого качества могут легко подпортить репутацию.

Канцтовары делят на две группы:

• долговременного использования (дыроколы, степлеры и т. п.);
• кратковременного использования (бумага, маркеры, ручки, скрепки).

Большое внимание нужно уделить именно второй группе товаров. В офисе бумага оптом – обычно главная позиция при закупке.

Определение нормы

Существует два основных способа, как подсчитать норму для товаров второй группы:

Бенчмаркинг. Суть заключается в сравнении собственной компании с любой другой, схожей по параметрам и количеству сотрудников. Обычно это происходит так: офис-менеджер одной компании (А) находит максимально похожую организацию (Б), работающую в аналогичной сфере, и узнает о том, как они производят расчеты и закупку. После этого перенятая технология применяется и при необходимости корректируется непосредственно в компании (А). Главное – подобрать максимально близкий аналог.

Собственные расчеты. Опытным путем определяется норма канцтоваров для офиса – несколько месяцев нужно проводить наблюдение и анализ расхода продукции. Конечно, тут нужно тратить собственные силы и время, но при должном старании результат будет максимально точным.

Самостоятельный анализ расходов канцтоваров позволит сделать запасы необходимых принадлежностей и спрогнозировать высокий спрос на определенные виды в «горячий сезон».

Расчет расхода

В крупных и даже средних компаниях трудно контролировать сотрудников и проводить закупку продукции, поэтому заявки на канцелярию эффективнее собирать по отделам. А в небольших компаниях, где есть возможность пообщаться с каждым отдельным сотрудником, лучше вести учет персонально.

Вот примерный список необходимых категорий:

• папки, файлы и бумага;
• письменные принадлежности;
• блокноты, тетради;
• канцелярия для скрепления (степлеры, скобы, зажимы, гвоздики, кнопки);
• картриджи для принтера;
• аксессуары, календари, корзины под мусор, скотч, клей.

Всегда также нужны хозяйственные товары, доски, флипчарты.

В начале расчетов периодически система может давать сбой, но это нормально. Главное – своевременно анализировать ситуацию и корректировать закупки. Так компания сможет и дальше реализовывать проекты на высоком уровне.